In der Version 2023.0.0 wurde die Funktion zum elektronischen Signieren von PDF-Dokumenten eingeführt. In der aktuellen Version ist die Möglichkeit zur Signierung von Dokumenten nur in der Desktop-Anwendung Comarch DMS verfügbar.
Auf der Registerkarte des Dokumenten-Workflows befindet sich neben dem Anhangslink eine Schaltfläche, die beim Klicken ein Formular öffnet, in dem der Benutzer ein Zertifikat auswählt. Sobald das Zertifikat ausgewählt und authentifiziert wurde (der Benutzer gibt das korrekte Kennwort für das Zertifikat ein), wird neben dem Anhangssymbol ein Symbol angezeigt, das anzeigt, dass das Dokument signiert wurde.
Das Symbol, das auf die elektronische Signatur hinweist, wird in der Serveranwendung (früher Webanwendung) angezeigt, wenn eine solche Signatur zuvor in der Desktop-Anwendung erstellt wurde.
Die Schaltfläche zum elektronischen Signieren eines Dokuments ist nur dann verfügbar, wenn in der Konfiguration des entsprechenden Anhangssteuerelements die Option „Elektronische PDF-Signaturen” aktiviert ist.
In der Version 2023.0.0 wurde auch die Funktion zur Überprüfung, ob ein Anhang, der von der Festplatte hinzugefügt wurde, zuvor in einem anderen Programm elektronisch signiert wurde, eingeführt.
Wenn ein Dokument, das von der Festplatte zu einem Anhangssteuerelement hinzugefügt wurde, zuvor elektronisch signiert wurde, wird es entsprechend mit einem Symbol markiert, ähnlich den in Comarch DMS signierten Dokumenten. Es besteht die Möglichkeit, ein solches Dokument erneut in Comarch DMS zu signieren. In diesem Fall werden sowohl die vorherige Signatur als auch die in Comarch DMS hinzugefügte Signatur nebeneinander auf dem Dokument angezeigt. Die Kennzeichnung dieses Dokuments auf der Registerkarte des Dokumenten-Workflows bleibt unverändert.
Konfiguration des Anhangssteuerelements
In der Version 2023.0.0 wurde in den Einstellungen des Anhangssteuerelements auf der Registerkarte „Allgemein” das Kontrollkästchen „Elektronische PDF-Signaturen” hinzugefügt.
Standardmäßig ist das Kontrollkästchen „Elektronische PDF-Signaturen” deaktiviert. Wenn der Benutzer das Kontrollkästchen aktiviert, wird in Comarch DMS bei Anhängen ein zusätzlicher Button zum Signieren von Dokumenten (Zertifikatsymbol) angezeigt.
Anhänge in Comarch DMS-Dokumenten
Ab Version 2023.0.0, wenn:
- Kontrollkästchen „Elektronische PDF-Signaturen“ aktiviert wurde
- ein Anhang im PDF-Format zu einem bestimmten Anhangstyp hinzugefügt wurde
In diesem Fall steht in der Desktop-Anwendung von Comarch DMS ein zusätzliches Symbol 
zur Verfügung, das zur elektronischen Signierung des Anhangs dient.
Wenn der Benutzer auf das Symbol für die elektronische Signatur neben einem Dokument klickt, das aus dem Dokumentenmanager hinzugefügt wurde, wird folgende Nachricht angezeigt:
Wenn der Benutzer auf das Symbol 
klickt, wird ein Formular geöffnet, in dem das entsprechende Zertifikat ausgewählt werden muss.
Wenn der Benutzer auf 
[Ok] klickt und dann bei dem Versuch, das Dokument zu speichern, das richtige Passwort in das angezeigte Dialogfeld eingibt und auf 
[Ok] klickt, wird das Dokument mit dem elektronischen Zertifikat signiert.
Wenn der Benutzer ein falsches Passwort eingibt, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Wenn der Benutzer auf das Symbol 
klickt, jedoch über kein elektronisches Zertifikat verfügt, wird ein Fenster mit einer Meldung über das Fehlen von Zertifikaten angezeigt.
Wenn ein bestimmtes Dokument elektronisch signiert wurde, wird nach dem Speichern des Dokuments im Workflow-Modul in der unteren rechten Ecke des PDF-Anhangsymbols ein rotes Zertifikatsymbol 
angezeigt.
Wenn ein Dokument in Comarch DMS elektronisch signiert wurde, wird in der Dokumentenvorschau auf der letzten Seite des Dokuments eine grafische digitale Signatur am Ende des Dokuments angezeigt.
Die Sichtbarkeit der Signatur in grafischer Form hängt vom Viewer ab, mit dem die Datei angezeigt wird.
Es ist möglich, ein Dokument mehrfach zu signieren, von mehreren Benutzern, ohne eine Begrenzung der Anzahl von signierenden Benutzern oder Signaturen. Nach der ersten Signatur wird das Symbol 
angezeigt, weitere Signaturen haben keinen Einfluss auf.
Serveranwendung
Die elektronische Signierung von PDF-Dokumenten ist in der Serveranwendung (früher Webanwendung) von Comarch DMS nicht verfügbar, daher wird dort keine Schaltfläche 
für die elektronische Signatur des Dokuments angezeigt.
Wenn jedoch ein bestimmtes Dokument in der Desktop-Anwendung von Comarch DMS signiert wurde, wird in der Serveranwendung (früher Webanwendung) neben dem Anhangssymbol ein Symbol 
angezeigt, das eine angebrachte Signatur kennzeichnet. In der Webanwendung ist derzeit kein Symbol für eine abgeschlossene Signatur verfügbar.
