Elektronische Signaturen für PDF-Dokumente - Comarch BPM-Wissensdatenbank

In der Version 2023.0.0 wurde die Funktion zum elektronischen Signieren von PDF-Dokumenten eingeführt. In der aktuellen Version ist die Möglichkeit zur Signierung von Dokumenten nur in der Desktop-Anwendung Comarch DMS verfügbar.

Auf der Registerkarte des Dokumenten-Workflows befindet sich neben dem Anhangslink eine Schaltfläche, die beim Klicken ein Formular öffnet, in dem der Benutzer ein Zertifikat auswählt. Sobald das Zertifikat ausgewählt und authentifiziert wurde (der Benutzer gibt das korrekte Kennwort für das Zertifikat ein), wird neben dem Anhangssymbol ein Symbol angezeigt, das anzeigt, dass das Dokument signiert wurde.

Das Symbol, das auf die elektronische Signatur hinweist, wird in der Serveranwendung (früher Webanwendung) angezeigt, wenn eine solche Signatur zuvor in der Desktop-Anwendung erstellt wurde.

Die Schaltfläche zum elektronischen Signieren eines Dokuments ist nur dann verfügbar, wenn in der Konfiguration des entsprechenden Anhangssteuerelements die Option „Elektronische PDF-Signaturen” aktiviert ist.

In der Version 2023.0.0 wurde auch die Funktion zur Überprüfung, ob ein Anhang, der von der Festplatte hinzugefügt wurde, zuvor in einem anderen Programm elektronisch signiert wurde, eingeführt.

Wenn ein Dokument, das von der Festplatte zu einem Anhangssteuerelement hinzugefügt wurde, zuvor elektronisch signiert wurde, wird es entsprechend mit einem Symbol markiert, ähnlich den in Comarch DMS signierten Dokumenten. Es besteht die Möglichkeit, ein solches Dokument erneut in Comarch DMS zu signieren. In diesem Fall werden sowohl die vorherige Signatur als auch die in Comarch DMS hinzugefügte Signatur nebeneinander auf dem Dokument angezeigt. Die Kennzeichnung dieses Dokuments auf der Registerkarte des Dokumenten-Workflows bleibt unverändert.

Konfiguration des Anhangssteuerelements

In der Version 2023.0.0 wurde in den Einstellungen des Anhangssteuerelements auf der Registerkarte „Allgemein” das Kontrollkästchen „Elektronische PDF-Signaturen” hinzugefügt.

Standardmäßig ist das Kontrollkästchen „Elektronische PDF-Signaturen” deaktiviert. Wenn der Benutzer das Kontrollkästchen aktiviert, wird in Comarch DMS bei Anhängen ein zusätzlicher Button zum Signieren von Dokumenten (Zertifikatsymbol) angezeigt.

Achtung

Der zusätzliche Button (Zertifikatssymbol) wird nur bei Anhängen im PDF-Format angezeigt.

Anhänge in Comarch DMS-Dokumenten

Ab Version 2023.0.0, wenn:

Kontrollkästchen „Elektronische PDF-Signaturen“ aktiviert wurde
ein Anhang im PDF-Format zu einem bestimmten Anhangstyp hinzugefügt wurde

In diesem Fall steht in der Desktop-Anwendung von Comarch DMS ein zusätzliches Symbol zur Verfügung, das zur elektronischen Signierung des Anhangs dient.

Achtung

Die Funktion zur elektronischen Signierung von Dokumenten ist nicht verfügbar für:

Dokumente im Dokumentenmanager
Dokumente, die vom Dokumentenmanager als Anhänge zu einem Workflow-Dokument hinzugefügt

Wenn der Benutzer auf das Symbol für die elektronische Signatur neben einem Dokument klickt, das aus dem Dokumentenmanager hinzugefügt wurde, wird folgende Nachricht angezeigt:

Meldung über die Nichtverfügbarkeit der elektronischen Signatur für Dokumente aus dem Dokumentenmanager.

Zertifikatsymbol sichtbar neben PDF-Anhängen.

Wenn der Benutzer auf das Symbol klickt, wird ein Formular geöffnet, in dem das entsprechende Zertifikat ausgewählt werden muss.

Wenn der Benutzer auf [Ok] klickt und dann bei dem Versuch, das Dokument zu speichern, das richtige Passwort in das angezeigte Dialogfeld eingibt und auf [Ok] klickt, wird das Dokument mit dem elektronischen Zertifikat signiert.

Wenn der Benutzer ein falsches Passwort eingibt, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Dialogfeld zum Eingeben des Zertifikatpassworts.

Meldung bei Eingabe eines falschen Passworts.

Wenn der Benutzer auf das Symbol klickt, jedoch über kein elektronisches Zertifikat verfügt, wird ein Fenster mit einer Meldung über das Fehlen von Zertifikaten angezeigt.

Wenn ein bestimmtes Dokument elektronisch signiert wurde, wird nach dem Speichern des Dokuments im Workflow-Modul in der unteren rechten Ecke des PDF-Anhangsymbols ein rotes Zertifikatsymbol angezeigt.

Anhänge, die zu einem Dokument hinzugefügt wurden – Der PDF-Anhang im „Anhang 2”-Steuerelement wurde elektronisch signiert.

Achtung

Das Entfernen der Signatur des Dokuments ist nicht möglich.

Wenn ein Dokument in Comarch DMS elektronisch signiert wurde, wird in der Dokumentenvorschau auf der letzten Seite des Dokuments eine grafische digitale Signatur am Ende des Dokuments angezeigt.

Beispielhafte grafische digitale Signatur in der Anhangsvorschau.

Die Sichtbarkeit der Signatur in grafischer Form hängt vom Viewer ab, mit dem die Datei angezeigt wird.

Es ist möglich, ein Dokument mehrfach zu signieren, von mehreren Benutzern, ohne eine Begrenzung der Anzahl von signierenden Benutzern oder Signaturen. Nach der ersten Signatur wird das Symbol angezeigt, weitere Signaturen haben keinen Einfluss auf.

Serveranwendung

Die elektronische Signierung von PDF-Dokumenten ist in der Serveranwendung (früher Webanwendung) von Comarch DMS nicht verfügbar, daher wird dort keine Schaltfläche für die elektronische Signatur des Dokuments angezeigt.

Wenn jedoch ein bestimmtes Dokument in der Desktop-Anwendung von Comarch DMS signiert wurde, wird in der Serveranwendung (früher Webanwendung) neben dem Anhangssymbol ein Symbol angezeigt, das eine angebrachte Signatur kennzeichnet. In der Webanwendung ist derzeit kein Symbol für eine abgeschlossene Signatur verfügbar.