– die Möglichkeit, Ihren eigenen Namen für ein Dokument einzugeben, das als Teil der Funktionalität Dokumenten-Archiv ausgestellt wurde,
[Zurück navigieren (zurück)] – zurück zur Dokumentenliste,
[Speichern] – Funktionalität zum Speichern von Änderungen oder zum Genehmigen einer neu hinzugefügten Position,
[Löschen] – ermöglicht das Löschen eines Dokuments,
[Archivieren] – Symbol ermöglicht Ihnen, ein Dokument des Typs Archiv zu schließen. Abgeschlossene Dokumente haben den Status „Archiviert“ und werden in der Dokumentenliste angezeigt, wenn der Parameter „Abgeschlossen“ im Seitenfeld ausgewählt ist.
[Chat ERP] – Schaltfläche hinzugefügt in Version 2024.3.0; öffnet das ChatERP-Fenster (siehe Integration mit Chat ERP).
Das Fenster besteht aus Steuerelementen, die im Dokumenten-Workflow-Diagramm definiert sind.
– Steuerelement des Archiv-Erstellungsdatums. Es kann nicht geändert werden.
– Steuerelement des Typs Etikett.
– Steuerelement des Typs Anhang vom Scanner oder Festplatte. Der Name des Anhangs, ein Symbol zum Löschen eines Anhangs und ein Symbol zum Speichern eines Anhangs in der Datenbank werden dargestellt.
– Steuerelement des Typs Text gefüllt mit beliebigen Zeichen, z. B. Zahlen oder Text.
– Steuerelement des Typs „Dokumente im Workflow“. Ermöglicht das Hinzufügen von den in der Anwendung vorhandenen Dokumenten.
Die im Rahmen von Archiv ausgestellte Dokumente haben nur die folgenden Status: Unvollständig und Beendet.
Das Dokumenten-Archiv unterstützt URL-Steuerelemente.
Dokumente, die als Teil des Typs Dokumenten-Archiv erstellt wurden, unterliegen keiner Kennzeichnung:
- Zeitpropagation
- Überfällige Dokumente
- Abgeschlossenen Dokumente
- mir nicht zugeordnete Dokumente (Ausnahme Administratorberechtigung)
- Propagation zur Standardstufe
- Festlegung der Zeit, um Aufgabe abzuschließen
Der zur Arbeit mit dem Dokument berechtigte Betreiber kann:
- ein Dokument als Teil dieses Workflow-Typs initialisieren
- Steuerelemente für Dokumentdetails hinzufügen/ausfüllen
- Werte in Steuerelementen löschen/ändern
- Dokument entfernen
- Änderungen am Dokument speichern
- Workflow-Typ aus einer Datei oder als Workflow-Typ-Vorlage (mit Administratorrechten) importieren
- den Dokumentstatus in Archiviert ändern
Arbeitsszenario
- Ein Betreiber mit Administratorrechten definiert das Workflow-Typ als Dokumenten-Archiv.
- Er gibt einen Namen ein.
- Er fügt die Steuerelemente im Abschnitt Archiv hinzu.
- In der Registerkarte Berechtigungen ändert er den Archiv-Namen oder nicht. Er fügt die Berechtigungen hinzu. Er speichert das Workflow-Typ.
- Der Betreiber mit Berechtigungen für den ausgewählten Workflow-Typ initialisiert das Dokument innerhalb des definierten Workflow-Typs.
- Bei den Details füllt der Betreiber die Werte in die vorhandenen Steuerelemente (des Typs Text oder Anhang) aus.
- Der Betreiber trägt den Dokumentennamen an der Stelle ein, an der früher die Dokumentennummer stand. Der Name kann nicht geändert werden, während das Dokument archiviert wird.
- Er speichert das Dokument.
- Der Betreiber öffnet das Dokument erneut, ändert die Dokumentdetails durch: Ändern der Daten, Löschen der Daten. Er speichert das Dokument.
- Die Anwendung speichert die geänderten Daten.
- Zu der vom Betreiber gewählten Zeit kann das Dokument abgeschlossen (archiviert) werden.
- Es gibt keine Bedingungen, die das Schließen des Dokuments verhindern.