Elemente des Dialogfensters
[Dokument anlegen] – Funktion zum Erstellen eines neuen Dokuments. Diese Schaltfläche nicht aktiv, wenn in der Filterfunktion die Option Alle ausgewählt ist . Beim Anlegen eines Dokuments muss zuerst einen Dokumenttyp ausgewählt werden. Auch bei fehlenden Berechtigungen des Benutzers für das Initiieren von Dokumenten ist die Funktion nicht verfügbar. Betätigen Sie den Button [Dokument anlegen], wird der Dialog zum Erstellen des Dokumentes aufgerufen (siehe. Neues Dokument anlegen)
Dokument suchen– Suchfeld zum Filtern der Objekte nach der gewünschten Zeichenfolge. Klicken Sie das Feld an, werden die Optionen zu einer detaillierten Suche angezeigt:
- in Dokument-Details – die eingegebene Zeichenfolge wird in den Steuerelementen der Workflow-Kartei gesucht (ganze Zahl, reelle Zahl, Datum, Text, Liste, Festkommazahl – mit Punkt statt Komma)
- in Tabellendaten – die eingegebene Zeichenfolge wird in den Steuerelementen vom Typ Tabellendaten gesucht
Oberhalb der Dokumentenlistesind zusätzliche Filterparameter verfügbar:
- Katalog – mit diesem Filter wird ein Workflow-Typ der anzuzeigenden Dokumente ausgewählt. Neben dem Namen des Workflow-Typs wird in Klammern die Anzahl der zugehörigen Dokumente präsentiert.
Als Standard ist die Filteroption Alle eingestellt und es werden Dokumente von allen für den Benutzer verfügbaren Workflow-Typen angezeigt.
Mit dem Pfeil 
neben der Option Alle können Sie die Liste der Workflow-Typen erweitern oder reduzieren. Der Name des aktuell ausgewählten Workflow-Typs wir in der Liste fett hervorgehoben.
Bei der Filterfunktion Katalog ist zusätzliche Suchfunktion verfügbar, mit der nur die Workflow-Typen ermittelt werden, deren Namen die eingegebene Zeichenfolge enthalten. Klicken Sie auf den Namen des ermittelten Workflow-Typs, werden nur die zugehörigen Dokumente in der Liste angezeigt.
Standardmäßig ist der Bereich mit der Liste der Workflow-Typen ausgeblendet und wird erst nach Auswahl des Filters Katalog angezeigt. Wenn die Liste der Workflow-Typen immer neben der Dokumentenliste sichtbar sein soll, betätigen Sie den Button 
[Anheften] im unteren Teil des Bereichs. Die Liste der Workflow-Typen wird dann links neben der Dokumentenliste angedockt.
Für den angedockten Bereich mit der Liste der Workflow-Typen ist der Button 
[Alles ausblenden] verfügbar, mit dem die Liste auf die Kategorie Alle reduziert werden kann.
Wenn Sie die Liste wieder ausblenden wollen, betätigen Sie den Button 
[Loslösen] im unteren Teil des Bereichs.
- Status – mit diesem Filter können Sie einen der vier Status für die anzuzeigenden Dokumente auswählen:
- Mir zugewiesen – Dokumente, für die der Benutzer berechtigt ist; Standardeinstellung;
- Im Umlauf – Dokumente, mit denen der Benutzer gearbeitet hat, aber nicht mehr berechtigt ist
- Beendet – Dokumente, mit denen der Benutzer gearbeitet hat und deren Verarbeitungsphase als Beendet gekennzeichnet wurde;
- Alle – alle Dokumente ungeachtet deren Status
- Datum der Übertragung – nach Auswahl des Filters wird das Fenster Datumsbereich auswählen angezeigt. Dort können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
- Festlegung des Von-Datums für anzuzeigende Dokumente – klicken Sie auf das erste Feld links und anschließend auf den gewünschten Kalendertag. Dieser wird dann in das Feld übernommen.
-
- Festlegung des Bis-Datums für anzuzeigende Dokumente – klicken Sie auf das erste Feld links und anschließend auf den gewünschten Kalendertag. Dieser wird dann in das Feld übernommen.
Um den Filter zu aktivieren, betätigen Sie den Button 
[Übernehmen]. Um die festgelegten Datumsangaben des Filters zurückzusetzen, klicken Sie auf 
[Leeren], und dann aus 
[Übernehmen]. Die Filterfunktion nach Datum ist für alle Benutzer verfügbar.
- Weitere Filter – nach Auswahl des Filters wird das Fenster Sonstige Filter angezeigt. Unter der Rubrik Dokument-Eigenschaften stehen folgende Optionen zur Auswahl:
- Übergabe aus der Liste möglich – mit dem Filter werden nur die Dokumente angezeigt, die in die Standard-Phase direkt von der Dokumentenliste aus übertragen werden können (sofern in der Desktop-Anwendung, bei der Übergabe für den Workflow-Typ die Standard-Phase eingestellt ist)
- Verspätet – mit dem Filter werden die Dokumente angezeigt, für welche die Ausführungsfrist bereits abgelaufen ist (überfällige Dokumente)
- Beobachtet – mit dem Filter werden nur die Dokumente angezeigt, für welche der Benutzer die Berechtigungen des Betrachters hat (siehe Beobachter des Dokuments);
- Neu – mit dem Filter werden nur ungelesene Dokumente mit dem ausgewählten Status angezeigt;
- Zurückgesetzt – mit dem Filter werden die Dokumente angezeigt, die in die aktuelle Phase zurückgesetzt wurden.
Um den gewünschten Filter zu aktivieren, wählen Sie die zugehörige Checkbox an.
Wenn Sie nur einen bestimmten Workflow-Typ auswählen und in dessen Einstellungen in der Desktop-Anwendung unter der Rubrik Filter Steuerelemente aus der Workflow-Definition auswählen, so werden diese Filter des Workflow-Typs im Fenster Sonstige Filter unter der Rubrik Für den ausgewählten Workflow verfügbare Filter angezeigt. In den Feldern dieser Rubrik können Filterkriterien für Dokumente aus dem betreffenden Workflow-Typ festgelegt werden.
Je nach Einstellungen der Definition des Workflow-Typs sind in der Rubrik Für den ausgewählten Workflow verfügbare Filter folgende Typen der Filter für Steuerelemente verfügbar:
- e-Dokument;
- ERP XL-Dokument;
- Dokument im Umlauf;
- Geschäftspartner;
- Liste;
- Text;
- Artikel;
- Besitzer;
- Reelle Zahl;
- Ganze Zahl;
- Festkommazahl;
- Datum und Uhrzeit
- Logischer Wert (mit Standardwert „false”).
Bei den Filtern für Zahlensteuerelemente und für Steuerelemente der folgenden Typen: Mit dem Symbol X rechts neben dem jeweiligen Filter können Sie die eingestellten Filterwerte löschen. Dies gilt für Filter der folgenden Typen: e-Dokument, ERP XL-Dokument, Dokument im Umlauf, Geschäftspartner, Liste, Text, Artikel und Besitzer.
Für den Filter des Steuerelements vom Typ Datum in den Feldern Vor und Bis können Sie die gewünschten Datumsangaben im Kalender-Fenster auswählen und mit dem Button 
[Übernehmen] aktivieren. Um diese Angaben zu löschen, betätigen Sie die Schaltfläche 
[Leeren].
Um die ausgewählten Filter (sowohl aus der Rubrik Dokument-Eigenschafften als auch Für den ausgewählten Workflow verfügbare Filter) anzuwenden, betätigen Sie den Button 
[Ergebnisse anzeigen]. Zum Löschen der Filtereinstellungen betätigen Sie den Button 
[Alles löschen], und anschließend 
[Ergebnisse anzeigen].
Wenn Sie mindestens zwei Filter im Fenster Sonstige Filter auswählen, wird neben der Filterbereichen der Link 
[Standardfilter zurücksetzen] angezeigt. Beim Anklicken des Links werden alle Filter auf den Ausgangsstatus zurückgesetzt – Status: Mir zugewiesen, Datum der Übertragung (ohne Angaben), nicht aktivierte/leere Felder im Fenster Sonstige Filter.
Neben der Dokumentenliste befindet sich das Bleistift-Symbol 
, mit dem die Spaltenzahl und -art für die Dokumentenliste der Web-Anwendung angepasst werden können.
Mit dem Symbol 
wird das Dialogfenster Inhalt der Liste anpassen geöffnet. Der Dialog besteht aus zwei Bereichen:
- Daten auswählen – in diesem Bereich sind alle Spalten sichtbar, einschließlich der vom Benutzer in der Desktop-Anwendung hinzugefügten Spalten. Als Standard sind alle Spalten ausgewählt – heben Sie die Auswahl von diesen Spalten auf, die nicht angezeigt werden sollten.
- Reihenfolge setzen – mit dieser Funktion können Sie die Anordnung der im Bereich Daten auswählen markierten Spalten für die Anzeige der Dokumentenliste festlegen. Um die Position einer Spalte zu ändern, klicken Sie darauf und ziehen Sie die Spalte an die gewünschte, mit einer Ordnungszahl gekennzeichneten Position.
Um die vorgenommenen Änderungen zu bestätigen, klicken Sie auf den Button 
[Speichern] im Dialogfenster Inhalt der Liste anpassen.
Mit dem Button 
wird der Dialog geschlossen und alle Veränderungen verworfen.
Um die Standardeinstellungen für die Listenansicht wiederherzustellen, betätigen Sie den Button 
[Auf Standard zurücksetzen] am unteren Fensterrand.
Anpassung der Spaltenbreite
Es besteht die Möglichkeit, die Breite der Spalten nach Belieben zu ändern.
Hierfür klicken Sie auf die Trennlinie rechts neben der aktuellen Spalte 
(standardmäßig direkt neben dem Namen der nächsten Spalte), so dass eine blaue Linie mit zwei Pfeilen 
entsteht.
- um die Spaltenbreite zu vergrößern, ziehen Sie den Cursor nach rechts, bis die gewünschte Breite erreicht ist
- um die Spaltenbreite zu verkleinern, ziehen Sie den Cursor nach links, bis die gewünschte Breite erreicht ist
Kennzeichnungen für Dokumenten-Status auf der Dokumentenliste
[Abgelaufenes Dokument] – für Dokumente, deren Ausführungsfrist bereits abgelaufen ist (die Ausführungsfrist der Aufgabe in der aktuellen Phase).
[Zurückgezogenes Dokument] – für Dokumente, die zu der vorherigen Phase verschoben wurden.
[Zeitbedingte Übertragung] – für Dokumente, die in die nächste Phase verschoben werden. Das Datum und die Uhrzeit zeigen an, wann das Dokument in die nächste Phase verschoben wird.
Ungelesene Dokumente werden fett hervorgehoben.
Einschränkung der für Benutzer verfügbaren Workflow-Typen
Mit der Funktion zur Einschränkung der Liste von Workflow-Typen kann die Verfügbarkeit der Workflow-Typen für Benutzer verwaltet werden. Diese Funktion ist in den Eigenschaften des Benutzers unter dem Karteireiter Workflow-Typen zu finden.
Farbkennzeichnung der Phasen für Dokumente in der Liste
Für die Dokumentenliste gibt es eine Funktion zur farblichen Kennzeichnung von Dokumenten, die sich in den einzelnen Phasen der Verarbeitung befinden. In den Eigenschaften der jeweiligen Phase kann eine Farbe für die Phase festgelegt werden. In der Dokumentenliste wird ein senkrechter Balken in der ausgewählten Farbe vor dem betreffenden Dokument angezeigt.
