Dokumente – Liste

Elemente des Dialogfensters

[Dokument anlegen] – Funktion zum Erstellen eines neuen Dokuments. Diese Schaltfläche nicht aktiv, wenn in der Filterfunktion die Option Alle ausgewählt ist . Beim Anlegen eines Dokuments muss zuerst einen Dokumenttyp ausgewählt werden. Auch bei fehlenden Berechtigungen des Benutzers für das Initiieren von Dokumenten ist die Funktion nicht verfügbar. Betätigen Sie den Button [Dokument anlegen], wird der Dialog zum Erstellen des Dokumentes aufgerufen (siehe. Neues Dokument anlegen)

 

Dokument suchen– Suchfeld zum Filtern der Objekte nach der gewünschten Zeichenfolge. Klicken Sie das Feld an, werden die Optionen zu einer detaillierten Suche angezeigt:

  • in Dokument-Details – die eingegebene Zeichenfolge wird in den Steuerelementen der Workflow-Kartei gesucht (ganze Zahl, reelle Zahl, Datum, Text, Liste, Festkommazahl – mit Punkt statt Komma)
  • in Tabellendaten – die eingegebene Zeichenfolge wird in den Steuerelementen vom Typ Tabellendaten gesucht

 

Suchfeld Dokument suchen mit verfügbaren Suchoptionen

 

Oberhalb der Dokumentenlistesind zusätzliche Filterparameter verfügbar:

  • Katalog – mit diesem Filter wird ein Workflow-Typ der anzuzeigenden Dokumente ausgewählt. Neben dem Namen des Workflow-Typs wird in Klammern die Anzahl der zugehörigen Dokumente präsentiert.

Als Standard ist die Filteroption Alle eingestellt und es werden Dokumente von allen für den Benutzer verfügbaren Workflow-Typen angezeigt.

Mit dem Pfeil neben der Option Alle können Sie die Liste der Workflow-Typen erweitern oder reduzieren. Der Name des aktuell ausgewählten Workflow-Typs wir in der Liste fett hervorgehoben.

 

Listenansicht der Dokumente mit Workflows

 

Bei der Filterfunktion Katalog ist zusätzliche Suchfunktion verfügbar, mit der nur die Workflow-Typen ermittelt werden, deren Namen die eingegebene Zeichenfolge enthalten. Klicken Sie auf den Namen des ermittelten Workflow-Typs, werden nur die zugehörigen Dokumente in der Liste angezeigt.

 

Suche nach Workflow-Typ mit Filter Katalog

 

Standardmäßig ist der Bereich mit der Liste der Workflow-Typen ausgeblendet und wird erst nach Auswahl des Filters Katalog angezeigt. Wenn die Liste der Workflow-Typen immer neben der Dokumentenliste sichtbar sein soll, betätigen Sie den Button [Anheften] im unteren Teil des Bereichs. Die Liste der Workflow-Typen wird dann links neben der Dokumentenliste angedockt.

 

Anzeige der Registerkartei Dokumente ohne angedockte Liste der Workflow-Typen

 

Anzeige des erweiterten Bereichs mit der Liste der Workflow-Typen und Button [Anheften]
 

Für den angedockten Bereich mit der Liste der Workflow-Typen ist der Button [Alles ausblenden] verfügbar, mit dem die Liste auf die Kategorie Alle reduziert werden kann.

Wenn Sie die Liste wieder ausblenden wollen, betätigen Sie den Button [Loslösen] im unteren Teil des Bereichs.

 

Karteireiter Dokumente mit angedockter Liste der Workflow-Typen und Buttons [Alles ausblenden] und [Loslösen]
 

  • Status – mit diesem Filter können Sie einen der vier Status für die anzuzeigenden Dokumente auswählen:
    • Mir zugewiesen – Dokumente, für die der Benutzer berechtigt ist; Standardeinstellung;
    • Im Umlauf – Dokumente, mit denen der Benutzer gearbeitet hat, aber nicht mehr berechtigt ist
    • Beendet – Dokumente, mit denen der Benutzer gearbeitet hat und deren Verarbeitungsphase als Beendet gekennzeichnet wurde;
    • Alle – alle Dokumente ungeachtet deren Status

 

Filter Status mit auswählbaren Optionen

 

  • Datum der Übertragung – nach Auswahl des Filters wird das Fenster Datumsbereich auswählen angezeigt. Dort können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
    • Festlegung des Von-Datums für anzuzeigende Dokumente – klicken Sie auf das erste Feld links und anschließend auf den gewünschten Kalendertag. Dieser wird dann in das Feld übernommen.

 

Auswahl des Startdatums für einen Datumsbereich

 

    • Festlegung des Bis-Datums für anzuzeigende Dokumente – klicken Sie auf das erste Feld links und anschließend auf den gewünschten Kalendertag. Dieser wird dann in das Feld übernommen.

 

Auswahl des Enddatums eines Datumsbereichs

 

Um den Filter zu aktivieren, betätigen Sie den Button [Übernehmen]. Um die festgelegten Datumsangaben des Filters zurückzusetzen, klicken Sie auf [Leeren], und dann aus [Übernehmen]. Die Filterfunktion nach Datum ist für alle Benutzer verfügbar.

 

Dokumentenliste mit aktiviertem Filter Datum der Übertragung

 

  • Weitere Filter – nach Auswahl des Filters wird das Fenster Sonstige Filter angezeigt. Unter der Rubrik Dokument-Eigenschaften stehen folgende Optionen zur Auswahl:
    • Übergabe aus der Liste möglich – mit dem Filter werden nur die Dokumente angezeigt, die in die Standard-Phase direkt von der Dokumentenliste aus übertragen werden können (sofern in der Desktop-Anwendung, bei der Übergabe für den Workflow-Typ die Standard-Phase eingestellt ist)
    • Verspätet – mit dem Filter werden die Dokumente angezeigt, für welche die Ausführungsfrist bereits abgelaufen ist (überfällige Dokumente)
    • Beobachtet – mit dem Filter werden nur die Dokumente angezeigt, für welche der Benutzer die Berechtigungen des Betrachters hat (siehe Beobachter des Dokuments);
    • Neu – mit dem Filter werden nur ungelesene Dokumente mit dem ausgewählten Status angezeigt;
    • Zurückgesetzt – mit dem Filter werden die Dokumente angezeigt, die in die aktuelle Phase zurückgesetzt wurden.

Um den gewünschten Filter zu aktivieren, wählen Sie die zugehörige Checkbox an.

Wenn Sie nur einen bestimmten Workflow-Typ auswählen und in dessen Einstellungen in der Desktop-Anwendung unter der Rubrik Filter Steuerelemente aus der Workflow-Definition auswählen, so werden diese Filter des Workflow-Typs im Fenster Sonstige Filter unter der Rubrik Für den ausgewählten Workflow verfügbare Filter angezeigt. In den Feldern dieser Rubrik können Filterkriterien für Dokumente aus dem betreffenden Workflow-Typ festgelegt werden.

Je nach Einstellungen der Definition des Workflow-Typs sind in der Rubrik Für den ausgewählten Workflow verfügbare Filter folgende Typen der Filter für Steuerelemente verfügbar:

  • e-Dokument;
  • ERP XL-Dokument;
  • Dokument im Umlauf;
  • Geschäftspartner;
  • Liste;
  • Text;
  • Artikel;
  • Besitzer;
  • Reelle Zahl;
  • Ganze Zahl;
  • Festkommazahl;
  • Datum und Uhrzeit
  • Logischer Wert (mit Standardwert „false”).

 

Auswahl exemplarischer Filter für Steuerelemente in der Rubrik Filter unter dem Tab Workflow-Einstellungen in der Definition des Workflow-Typs Rechnung B

 

Anzeige der Filter in der Rubrik Für den ausgewählten Workflow verfügbare Filter im Fenster Sonstige Filter nach der Auswahl der Dokumente vom Workflow-Typ Rechnung B

 

Bei den Filtern für Zahlensteuerelemente und für Steuerelemente der folgenden Typen: Mit dem Symbol X rechts neben dem jeweiligen Filter können Sie die eingestellten Filterwerte löschen. Dies gilt für Filter der folgenden Typen: e-Dokument, ERP XL-Dokument, Dokument im Umlauf, Geschäftspartner, Liste, Text, Artikel und Besitzer.

 

Eingestellte Filter Nettowert und Geschäftspartner mit der verfügbaren Löschfunktion X

 

Für den Filter des Steuerelements vom Typ Datum in den Feldern Vor und Bis können Sie die gewünschten Datumsangaben im Kalender-Fenster auswählen und mit dem Button [Übernehmen] aktivieren. Um diese Angaben zu löschen, betätigen Sie die Schaltfläche [Leeren].

 

Auswahl des Von-Datums für den Filter Erstelldatum

 

Um die ausgewählten Filter (sowohl aus der Rubrik Dokument-Eigenschafften als auch Für den ausgewählten Workflow verfügbare Filter) anzuwenden, betätigen Sie den Button [Ergebnisse anzeigen]. Zum Löschen der Filtereinstellungen betätigen Sie den Button [Alles löschen], und anschließend [Ergebnisse anzeigen].

 

Auswahl der Filter im Fenster Sonstige Filter (für alle Workflows oder für den Workflow-Typ, bei dem keine Filter für Steuerelemente des Workflows eingestellt wurden)

 

Anzeige der Liste mit ausgewählten Filtern Neues und Verspätet

 

Wenn Sie mindestens zwei Filter im Fenster Sonstige Filter auswählen, wird neben der Filterbereichen der Link [Standardfilter zurücksetzen] angezeigt. Beim Anklicken des Links werden alle Filter auf den Ausgangsstatus zurückgesetzt – Status: Mir zugewiesen, Datum der Übertragung (ohne Angaben), nicht aktivierte/leere Felder im Fenster Sonstige Filter.

 

Link Standardfilter zurücksetzen

 

Neben der Dokumentenliste befindet sich das Bleistift-Symbol , mit dem die Spaltenzahl und -art für die Dokumentenliste der Web-Anwendung angepasst werden können.

 

Bleistift-Symbol unter dem Tab Dokumente in der Web-Anwendung

 

Mit dem Symbol wird das Dialogfenster Inhalt der Liste anpassen geöffnet. Der Dialog besteht aus zwei Bereichen:

  • Daten auswählen – in diesem Bereich sind alle Spalten sichtbar, einschließlich der vom Benutzer in der Desktop-Anwendung hinzugefügten Spalten. Als Standard sind alle Spalten ausgewählt – heben Sie die Auswahl von diesen Spalten auf, die nicht angezeigt werden sollten.

 

Achtung
Die Sichtbarkeit der Spalte Dokument-Nr. kann nicht deaktiviert werden – diese Spalte wird immer angezeigt.

 

Dialogfenster Inhalt der Liste anpassen mit Markierung aller in Comarch DMS standardmäßig verfügbaren Spalten

 

Dokumentenliste in Web-Anwendung Comarch DMS – alle Spalten sichtbar

 

Dialogfenster Inhalt der Liste anpassen mit abgewählten Spalten Status und Wird überwiesen

 

Dokumentenliste in Web-Anwendung Comarch DMS – ohne Spalten Status und Wird überwiesen

 

Dialogfenster Inhalt der Liste anpassen mit den vom Benutzer hinzugefügten Spalten Zahlungsdatum und Geschäftspartner

 

  • Reihenfolge setzen – mit dieser Funktion können Sie die Anordnung der im Bereich Daten auswählen markierten Spalten für die Anzeige der Dokumentenliste festlegen. Um die Position einer Spalte zu ändern, klicken Sie darauf und ziehen Sie die Spalte an die gewünschte, mit einer Ordnungszahl gekennzeichneten Position.

 

Positionsänderung der Spalte Workflow-Name

 

Anzeige der Dokumentenliste nach der Positionsänderung der Spalte Workflow-Name

 

Achtung
Die Position der Spalte Dokument-Nr. kann nicht geändert werden – diese Spalte wird immer an der ersten Position in der Liste angezeigt.

 

Achtung

Um die vorgenommenen Änderungen zu bestätigen, klicken Sie auf den Button [Speichern] im Dialogfenster Inhalt der Liste anpassen.

Mit dem Button wird der Dialog geschlossen und alle Veränderungen verworfen.

 

Um die Standardeinstellungen für die Listenansicht wiederherzustellen, betätigen Sie den Button [Auf Standard zurücksetzen] am unteren Fensterrand.

 

Anpassung der Spaltenbreite

Es besteht die Möglichkeit, die Breite der Spalten nach Belieben zu ändern.

Hierfür klicken Sie auf die Trennlinie rechts neben der aktuellen Spalte (standardmäßig direkt neben dem Namen der nächsten Spalte), so dass eine blaue Linie mit zwei Pfeilen entsteht.

  • um die Spaltenbreite zu vergrößern, ziehen Sie den Cursor nach rechts, bis die gewünschte Breite erreicht ist

Vergrößerung der Spaltenbreite für Dokument-Nr. in der Web-Anwendung Comarch DMS

 

  • um die Spaltenbreite zu verkleinern, ziehen Sie den Cursor nach links, bis die gewünschte Breite erreicht ist

Verkleinerung der Spaltenbreite für Name der Phase in der Web-Anwendung Comarch DMS (über Anklicken der Linie links neben der Spalte Datum der Übertragung)

 

Kennzeichnungen für Dokumenten-Status auf der Dokumentenliste

[Abgelaufenes Dokument] – für Dokumente, deren Ausführungsfrist bereits abgelaufen ist (die Ausführungsfrist der Aufgabe in der aktuellen Phase).

[Zurückgezogenes Dokument] – für Dokumente, die zu der vorherigen Phase verschoben wurden.

[Zeitbedingte Übertragung] – für Dokumente, die in die nächste Phase verschoben werden. Das Datum und die Uhrzeit zeigen an, wann das Dokument in die nächste Phase verschoben wird.

Ungelesene Dokumente werden fett hervorgehoben.

 

Dokumentenliste in der Web-Anwendung – ungelesene Dokumente fett angezeigt

 

Einschränkung der für Benutzer verfügbaren Workflow-Typen

Mit der Funktion zur Einschränkung der Liste von Workflow-Typen kann die Verfügbarkeit der Workflow-Typen für Benutzer verwaltet werden. Diese Funktion ist in den Eigenschaften des Benutzers unter dem Karteireiter Workflow-Typen zu finden.

Farbkennzeichnung der Phasen für Dokumente in der Liste

Für die Dokumentenliste gibt es eine Funktion zur farblichen Kennzeichnung von Dokumenten, die sich in den einzelnen Phasen der Verarbeitung befinden. In den Eigenschaften der jeweiligen Phase kann eine Farbe für die Phase festgelegt werden. In der Dokumentenliste wird ein senkrechter Balken in der ausgewählten Farbe vor dem betreffenden Dokument angezeigt.

Farbkennzeichnung für Phasen in der Workflow-Definition

 

Farbkennzeichnung der Phasen für Dokumente