Einführung: Buchen Anlagenbuchhaltung

1                     Themenübersicht

Siehe auch Dokumentation: „Buchen Anlagenbuchhaltung“. Im Prozess „Buchen“ werden

  • Werte auf eine Anlage zu- oder abgebucht
  • Stammdatenänderungen auf bebuchte Anlagen durchgeführt
  • Änderungen an bestehenden Werten vorgenommen.

Die Buchungen können manuell oder über die Finanzbuchhaltung (Eingangsbelege) ins System kommen. Die manuelle Vorgehensweise wird in den nachfolgenden Punkten beschrieben, die Übergabe aus der Finanzbuchhaltung wird in dem Dokument Cockpit Eingangsbelege mit beschrieben.

Im Buchungsprozess werden nicht nur Belege gebucht, sondern auch Anlagenbewegungen erstellt, die Salden fortgeschrieben, falls parametrisiert die Abschreibung berechnet und die Ausgangsbelege erstellt. Diese dienen dazu die Folgesysteme Finanzbuchhaltung und Controlling mit Daten zu versorgen. Die Übergabe in die Finanzbuchhaltung und an das Controlling wird in dem Dokument „Cockpit: Ausgangsbelege“ mitbeschrieben.

1.1               Begriffsbestimmung

Buchungsdialog, Buchen

Im Vokabular von Sachbearbeitern des Rechnungswesens wird häufig das Wort „Buchungsdialog“ als Synonym für EDV-Anwendungen gebraucht, die ein Buchen des Finanz- bzw. Anlagevermögens erlauben. Dies ist mit dem „Cockpit: Buchen“ bzw. der Anwendung „Buchen Anlagenbuchhaltung“ möglich. Von da-her kann in den nachfolgenden Erläuterungen auch der Begriff „Buchungsdia-log“ als Synonym für die Buchungsprozesse innerhalb des „Cockpits: Buchen“ auftreten. Dabei handelt es sich nur namentlich um einen Dialog, inhaltlich aber um eine Comarch Financials Enterprise Anwendung.

2                     Vorbereitende Arbeiten

Ausführliche Informationen zum Buchungsdialog finden Sie in der Dokumentation „Buchen Anlagenbuchhaltung“.

Für das Buchen sind Einstellungen in folgenden beiden Anwendungen relevant, die gewährleisten sollen, dass Buchungen innerhalb der Anlagenbuchhaltung auch in den Folgesystemen der Finanzbuchhaltung und des Controllings korrekt zugeordnet werden können. In diesen Anwendungen werden die Konten für die Buchungen in der Finanzbuchhaltung und die Kostenarten für Buchungen im Controlling zugeordnet.

2.1               Customizing

Im Customizing sind folgende Nummernkreise notwendig:

  • Nummernkreis Anlagenreferenz
  • Nummernkreis Anlagenbewegung
  • Nummernkreis Periodische Abrechnung
  • Nummernkreis Buchung
  • Nummernkreis Eingangsbelege
  • Nummernkreis Anlagenbuchungen

Die Belegarten und Belegtypen müssen vorhanden sein. Diese werden als Standardbelegarten und –typen über das Setup Programm angelegt. Für Anlagenzugänge die aus der Finanzbuchhaltung kommen oder Automatische Bewegungen (z.B. Abschreibungen) müssen die Belegarten im Customizing hinterlegt werden.

Der Buchungsserver muss angelegt sein. Der Buchungsserver dient dazu, dass die angelegten und zur Buchung freigegebenen Belege verbucht werden. Dieser lauert im Hintergrund auf Belege mit dem Status „Bereit zur Buchung“ und arbeitet diese der Reihe nach ab.

 

 

 

 

Bewegungsdaten erzeugen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3                     Ablaufbeschreibung

Die Anwendung „Buchen Anlagenbuchhaltung“ wird verwendet, um Buchungen innerhalb der Anlagenbuchhaltung zu erfassen/zu bearbeiten/zu buchen.

Die Buchungen können manuell, über die Eingangsschnittstelle oder per Migration  erfasst und durchgeführt werden. (Bitte nehmen Sie für das Thema „Migration“ Kontakt mit Ihrem Comarch Berater auf.)

Im Folgenden wird die manuelle Erfassung beschrieben. Um die Erfassung möglichst komfortabel, übersichtlich und einfach zu gestalten, werden für die unterschiedlichen Belegarten unterschiedliche Register, Felder und Informationen angeboten.

Wichtig:

Die Erfassung und der Aufbau des Buchungsdialoges unterscheiden sich von Belegart zu Belegart.

Im Folgenden wird beispielhaft die Erfassung der unterschiedlichen Belegarten beschrieben.

3.1               Diverse Belegarten erfassen

Die Erfassung der Belegarten kann in etwa folgendermaßen strukturiert werden um eine Orientierung über die Belegarten und deren Gruppierung zu erhalten:

Änderung Stammdaten
Zugänge
Andere Änderungen Anlagenwert
Abgänge
Sonstige

Im Folgenden wird die Erfassung der genannten Belegarten bzw. deren Charakteristika beschrieben.

3.1.1          Belegart 100 Änderung Anlagenstamm

  1. Öffnen Sie die Anwendung „Buchen Anlagenbuchhaltung“.
  2. Füllen Sie alle nachfolgend genannten Pflichtfelder für den Belegkopf aus.
  • Belegart 100
  • Anlage
  • Belegdatum
  1. Aktivieren Sie das Icon „Neu“ (Weißes-Blatt).
    Für diese Belegart werden keine Positionen erfasst, die eingegebenen Stammdatenänderungen sind immer für alle Abschreibungsbereiche gültig. Die Felder werden mit den Werten aus dem Anlagenstamm befüllt. Alle nachfolgend genannten Pflichtfelder dürfen nicht geleert werden. Mindestens ein Stammdatenwert muss vom aktuellen Wert abweichen. Die aktuellen Werte werden auf der rechten Seite angezeigt.
  • Buchungsdatum Finanzbuchhaltung/Controlling
  • Umbuchungsdatum
  • Anlagengruppe
  • Anlagenstandort
  • Optionale Dimensionen, Kostenstelle etc. entsprechend der Einstellung im Customizing
  1. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Angaben zum Belegkopf (oder Buchungstext).
  2. Prüfen Sie die eingegebenen Daten auf Korrektheit und korrigieren Sie ggf. bestehende Fehleingaben.
  3. Speichern Sie den Beleg, indem Sie das Icon „Speichern“ aktivieren.
  4. Starten Sie den Prozess zum Buchen der Anlage, indem Sie das Icon „Aktionsrolle – Buchen“ aktivieren.
Ändern

Eine Änderung ist nur im Status „in Bearbeitung“ möglich

  1. Öffnen Sie die Anwendung „Buchen Anlagenbuchhaltung“.
  2. Wählen Sie die zu ändernde Buchung aus indem Sie die Belegnummer direkt eingeben oder aus dem Webseitendialog „Anlagenbeleg suchen“ auswählen.
  3. Verfahren Sie weiter mit Punkt 4 bis 7, wie oben bei „Neu erfassen“ beschrieben.

3.1.2          Belegart 120 Änderung Abschreibungsbereich

Die Erfassung unterscheidet sich nur wenig von der der Belegart 100. Allerdings werden für diese Belegart Positionen erfasst, es muss jedoch nicht für alle Abschreibungsbereiche der Anlage eine Position erfasst werden. Auch hier werden die Felder zunächst mit den aktuellen Werten aus dem Anlagenstamm befüllt, bei dieser Belegart sind es das Bestandskonto und die Bestandskostenart.

Bestandskonto-Umbuchungen können somit je Abschreibungsbereich vorgenommen werden. Wenn Sie die direkte Abschreibung nutzen, wird der Restbuchwert von dem alten auf das neue Bestandskonto umgebucht. Nutzen Sie die indirekte Abschreibungsmethode werden die Anschaffungskosten umgebucht und bei Hinterlegung der Kontenzuordnung per Bestandskonto auch die Abschreibung.

3.1.3          Belegart 140 Änderung Abschreibungsart

Die Erfassung unterscheidet sich nur wenig von der der Belegart 100. Allerdings werden für diese Belegart Positionen erfasst. Es muss jedoch nicht für alle Ab-schreibungsbereiche der Anlage eine Position erfasst werden. Auch hier werden die Felder zunächst mit den aktuellen Werten aus dem Anlagenstamm befüllt, bei dieser Belegart sind es alle im Anlagenstamm nicht mehr änderbaren Angaben zur Ermittlung der Abschreibung.

Eine bereits gebuchte Abschreibung wird unter Berücksichtigung des Bewegungsdatums automatisch storniert und nach der neuen Methode berechnet.

3.1.4          Belegart 160 Änderung Aussetzung

Auch für diese Belegart werden Positionen erfasst, es muss jedoch nicht für alle Abschreibungsbereiche der Anlage eine Position erfasst werden. Neben den Standardeingaben werden hier nur „Datum Unterbrechung von“ und „Datum Unterbrechung bis“ erfasst.

Bereits gebuchte Abschreibung wird für den Unterbrechungszeitraum automatisch storniert und danach unter Berücksichtigung der neuen Restlaufzeit weiter berechnet.

3.1.5          Belegart 200/220 Anlagenzugang, -minderung

  1. Öffnen Sie die Anwendung „Buchen Anlagenbuchhaltung“.
  2. Füllen Sie alle nachfolgend genannten Pflichtfelder für den Belegkopf aus.
  • Belegart 200
  • Eingangsbeleg: Durch die Eingabe einer Eingangsbelegnummer wird sich bei der Buchung auf einen Beleg aus dem Eingangsbeleg-Briefkasten der Anlagenbuchhaltung bezogen. Dieses Feld wird automatisch vorbelegt, wenn der Buchungsdialog aus dem Cockpit Eingangsbelege aufgerufen wurde
  • Anlage
  • Belegdatum: wird bei dieser Belegart aus dem gewählten Eingangsbeleg gefüllt. Weichen Belegdatum und Buchungsperiode des Eingangsbelegs voneinander ab, wird das Beginndatum der Buchungsperiode eingesetzt. Aus dem Belegdatum werden Buchungsdatum Finanzbuchhaltung/Controlling und Zugangsdatum der Positionen vorbesetzt.
  1. Aktivieren Sie das Icon „Neu“ (Weißes-Blatt).
    Für diese Belegart werden automatisch Positionen für alle Abschreibungsbereiche der Anlage erzeugt, für die in dem Eingangsbeleg noch offene Beträge sind. Die offenen Beträge werden in die entsprechenden Positionen als Anschaffungskosten vorbesetzt. Alle nachfolgend genannten Pflichtfelder dürfen nicht geleert werden.
  • Buchungsdatum Finanzbuchhaltung/Controlling

In den Belegpositionen:

  • Zugangsdatum
  • Anschaffungskosten
  1. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Angaben zum Belegkopf (externe Belegnummer oder Buchungstext) und als Angabe zur Belegposition die Menge.
  2. Nach dem Bearbeiten einer Belegposition haben Sie die Möglichkeit mit Hilfe der Funktion ‚Duplizieren‘ in die anderen Positionen zu übernehmen.
  3. Prüfen Sie die eingegebenen Daten auf Korrektheit und korrigieren Sie ggf. bestehende Fehleingaben.
  4. Speichern Sie den Beleg, indem Sie das Icon „Speichern“ aktivieren.
  5. Starten Sie den Prozess zum Buchen der Anlage, indem Sie das Icon „Aktionsrolle – Buchen“ aktivieren.
Ändern

Eine Änderung ist nur im Status „in Bearbeitung“ möglich

  1. Öffnen Sie die Anwendung „Buchen Anlagenbuchhaltung“.
  2. Wählen Sie die zu ändernde Buchung aus indem Sie die Belegnummer direkt eingeben oder aus dem Webseitendialog „Anlagenbeleg suchen“ auswählen.
  3. Verfahren Sie weiter mit Punkt 4 bis 8, wie oben bei „Neu erfassen“ beschrieben.

3.1.6          Belegart 210/230 Zu-, Abgang ohne Eigenbeleg

Die Erfassung unterscheidet sich wenig von der der Belegart 200. Nur gibt es hier keinen Eingangsbeleg, aus dem schon viele Angaben vorbesetzt werden. Sie geben Belegart, Anlage und das von Ihnen gewünschte Belegdatum ein und aktivieren das Icon „Neu“. Die Belegpositionen werden für alle Abschreibungsbereiche der Anlage erzeugt. Ergänzen Sie die fehlenden Angaben und optimieren Sie die Bearbeitung ggf. durch die Funktion ‚Duplizieren‘. Die weitere Verarbeitung erfolgt wie oben bei Belegart 200 beschrieben.

3.1.7          Belegart 250 Zugang an Rücklagen

Die Erfassung unterscheidet sich wenig von der der Belegart 210, nur wird hier der Zugang an Rücklagen erfasst.

3.1.8          Belegart 260 Zugang an BWR (Bewertungsreserven)

Die Erfassung unterscheidet sich wenig von der der Belegart 210, nur wird hier der Zugang an BWR (Bewertungsreserven) erfasst.

3.1.9          Belegart 300 Anlagenabgang

Die Erfassung unterscheidet sich wenig von der der Belegart 200. Weichen Belegdatum und Buchungsperiode des Eingangsbelegs voneinander ab, wird hier das Endedatum der Buchungsperiode eingesetzt. Bei Abgängen wird der Verkaufserlös aus dem Eingangsbeleg mitgegeben, alle Anlagenwerte werden aus den Salden automatisch ermittelt und in die Belegpositionen gestellt. Sie haben noch die Möglichkeit über „Regel Abgang“ zu bestimmen wie die Abschreibung im Abgangsjahr durchgeführt werden soll.

3.1.10       Belegart 310 Anlagenabgang ohne Eigenbeleg

Die Erfassung unterscheidet sich wenig von der der Belegart 300. Nur gibt es hier keinen Eingangsbeleg, aus dem schon viele Angaben vorbesetzt werden. Sie geben Belegart, Anlage und das von Ihnen gewünschte Belegdatum ein und aktivieren das Icon „Neu“. Die Belegpositionen werden für alle Abschreibungsbereiche der Anlage erzeugt. Ergänzen Sie die fehlenden Angaben und optimieren Sie die Bearbeitung ggf. durch die Funktion ‚Duplizieren‘. Die weitere Verarbeitung ist wie oben beschrieben.

3.1.11       Belegart 320 Anlagenteilabgang

Die Erfassung unterscheidet sich wenig von der der Belegart 300. Auch bei Teilabgängen wird der Verkaufserlös aus dem Eingangsbeleg mitgegeben, alle Anlagenwerte werden aus den Salden automatisch ermittelt und in die Belegpositionen gestellt. Hier haben Sie aber die Möglichkeit die Beträge aufzusplitten und nur einen Teil der Anschaffungskosten und der Menge abgehen zu lassen. Alle anderen Werte werden anteilig ermittelt und in die Belegposition gestellt.

3.1.12       Belegart 330 Anlagenteilabgang ohne Eigenbeleg

Die Erfassung unterscheidet sich wenig von der der Belegart 320. Nur gibt es hier keinen Eingangsbeleg, aus dem schon viele Angaben vorbesetzt werden. Sie geben Belegart, Anlage und das von Ihnen gewünschte Belegdatum ein und aktivieren das Icon „Neu“. Die Belegpositionen werden für alle Abschreibungsbereiche der Anlage erzeugt. Ergänzen Sie die fehlenden Angaben und optimieren Sie die Bearbeitung ggf. durch die Funktion ‚Duplizieren‘. Die weitere Verarbeitung erfolgt wie oben beschrieben.

3.1.13       Belegart 350 Abgang an Rücklagen

Die Erfassung unterscheidet sich wenig von der der Belegart 310, nur wird hier der Abgang an Rücklagen erfasst.

3.1.14       Belegart 360 Abgang an BWR (Bewertungsreserven)

Die Erfassung unterscheidet sich wenig von der der Belegart 310, nur wird hier der Abgang an BWR (Bewertungsreserven) erfasst.

3.1.15       Belegart 400 Buchwertkorrektur

  1. Öffnen Sie die Anwendung „Buchen Anlagenbuchhaltung“.
  2. Füllen Sie alle nachfolgend genannten Pflichtfelder für den Belegkopf aus.
  • Belegart 400
  • Anlage
  • Belegdatum
  1. Aktivieren Sie das Icon „Neu“ (Weißes-Blatt).
    Für diese Belegart werden automatisch Positionen für alle Abschreibungsbereiche der Anlage erzeugt. Die aktuellen Anlagenwerte werden aus den Salden automatisch ermittelt und auf der rechten Seite des Positionseditors angezeigt, der Buchwert wird daraus vorbesetzt. Über den Parameter „Änderung“ können Sie bestimmen, ob Sie den Buchwert ändern möchten oder Zuschreibung/Abschreibung. Bei der Auswahl „Zuschreibung/Abschreibung ändern“ erfassen Sie die gewünschte Veränderung. Bei der Auswahl „Buchwert ändern“ erfassen Sie den neuen Buchwert. Alle nachfolgend genannten Pflichtfelder dürfen nicht geleert bzw. müssen ergänzt werden.
  • Buchungsdatum Finanzbuchhaltung/Controlling

In den Belegpositionen:

  • Korrekturdatum
  • Buchwert oder Zuschreibung/Abschreibung
  1. Ergänzen Sie bei Bedarf als weitere Angabe zum Belegkopf einen Buchungstext.
  2. Prüfen Sie die eingegebenen Daten auf Korrektheit und korrigieren Sie ggf. bestehende Fehleingaben.
  3. Speichern Sie den Beleg, indem Sie das Icon „Speichern“ aktivieren.
  4. Starten Sie den Prozess zum Buchen der Anlage, indem Sie das Icon „Aktionsrolle – Buchen“ aktivieren.
Ändern

Eine Änderung ist nur im Status „in Bearbeitung“ möglich

  1. Öffnen Sie die Anwendung „Buchen Anlagenbuchhaltung“.
  2. Wählen Sie die zu ändernde Buchung aus indem Sie die Belegnummer direkt eingeben oder aus dem Webseitendialog „Anlagenbeleg suchen“ auswählen.
  3. Verfahren Sie weiter mit Punkt 4 bis 7, wie oben bei „Neu erfassen“ beschrieben.

3.1.16       Belegart 410 Buchwertkorrektur mit Abschreibungsklassen

Die Erfassung unterscheidet sich wenig von der der Belegart 400. Nur haben Sie hier die Möglichkeit, detailliert nach AfA-Klassen die einzelnen Beträge an Zuschreibung/Abschreibung zu verändern. Sie erfassen in dem Fall die Veränderung.

3.1.17       Belegart 500 Aktivierung Anlage im Bau

Die Erfassung unterscheidet sich wenig von der der Belegart 210, nur sind hier zwei Anlagen beteiligt. Es wird eine Anlage benötigt, die als Anlage im Bau definiert ist und eine echte Anlage als Transferanlage. Es werden nur Positionen für alle Abschreibungsbereiche erzeugt, die bei beiden Anlagen vorhanden sind. Die aktuellen Anlagenwerte der Anlage im Bau werden aus den Salden automatisch ermittelt und auf der rechten Seite des Positionseditors angezeigt. Es werden die Anschaffungskosten erfasst, die aktiviert werden sollen. In der Finanzbuchhaltung wird der Buchwert von dem alten auf das neue Bestandskonto umgebucht.

3.1.18       Belegart 520 Inventarsplitt

  1. Öffnen Sie die Anwendung „Buchen Anlagenbuchhaltung“.
  2. Füllen Sie alle nachfolgend genannten Pflichtfelder für den Belegkopf aus.
  • Belegart 520
  • Anlage
  • Belegdatum
  1. Aktivieren Sie das Icon „Neu“ (Weißes-Blatt).
    Zunächst werden Sie aufgefordert, eine Transferanlage einzugeben, auf die ein Teil des Wertes dieser Anlage gesplittet werden soll. Da beide Anlagen in fast allen Stammdaten übereinstimmen müssen, können Sie aus den Aktionen die Funktion „Anlage erstellen“ nutzen. Es wird dann ein Duplikat der Ausgangsanlage erstellt.
    Für diese Belegart werden automatisch Positionen für alle Abschreibungsbereiche der Anlagen erzeugt. Die aktuellen Anlagenwerte der Ausgangsanlage werden aus den Salden automatisch ermittelt und auf der rechten Seite des Positionseditors angezeigt. Wenn Sie die Anschaffungsdaten erfasst haben, die auf die Zielanlage gebucht werden sollen, werden alle anderen Werte beim Validieren oder Speichern anteilig ermittelt. Dieses wird nur durchgeführt für Werte die nicht gefüllt sind, Sie haben somit die Möglichkeit, die automatisch gebildeten Werte zu überschreiben. Alle nachfolgend genannten Pflichtfelder dürfen nicht geleert bzw. müssen ergänzt werden.
  • Buchungsdatum Finanzbuchhaltung/Controlling

In den Belegpositionen:

  • Datum der Aktivierung
  • Anschaffungskosten und weitere Werte soweit vorhanden
  1. Ergänzen Sie bei Bedarf als weitere Angabe zum Belegkopf einen Buchungstext.
  2. Prüfen Sie die eingegebenen Daten auf Korrektheit und korrigieren Sie ggf. bestehende Fehleingaben.
  3. Speichern Sie den Beleg, indem Sie das Icon „Speichern“ aktivieren.
  4. Starten Sie den Prozess zum Buchen der Anlage, indem Sie das Icon „Aktionsrolle – Buchen“ aktivieren.
Ändern

Eine Änderung ist nur im Status „in Bearbeitung“ möglich

  1. Öffnen Sie die Anwendung „Buchen Anlagenbuchhaltung“.
  2. Wählen Sie die zu ändernde Buchung aus indem Sie die Belegnummer direkt eingeben oder aus dem Webseitendialog „Anlagenbeleg suchen“ auswählen.
  3. Verfahren Sie weiter mit Punkt 4 bis 7, wie oben bei „Neu erfassen“ beschrieben.

3.1.19       Belegart 600/610 Reparaturkosten

Die Erfassung unterscheidet sich wenig von der der Belegarten 200/210, nur wird hier der Zugang an Reparaturkosten mit und ohne Eingangsbeleg erfasst.

3.1.20       Belegart 800 Zugang aus Datenübernahme

Die Erfassung unterscheidet sich wenig von der der Belegart 210, nur können hier im Zuge einer Datenmigration für alle Anlagenwerte Beträge erfasst werden. Diese Anlage darf noch nicht bebucht sein. Es werden Positionen für alle Abschreibungsbereiche erzeugt, die bei der Anlage vorhanden sind. Optimieren Sie die Bearbeitung ggf. durch die Funktion ‚Duplizieren‘. Es erfolgt keine Übergabe an die Finanzbuchhaltung.

3.1.21       Weitere Belegarten erfassen

Die Prozesse zur Erfassung weiterer Belegarten ähneln grundsätzlich denen, die bei der Belegart 100 beschrieben wurden. Sie unterscheiden sich nicht generell, sondern nur in der Angabe der Belegart und davon abhängig in den dann angebotenen weiteren Feldern. Die inhaltliche Auswahl der Felder wird also bestimmt von der gewählten Belegart.

Aus Redundanzgründen wird deshalb auf eine Einzelbeschreibung des Buchens der weiteren Belegarten verzichtet.

3.2               Inhalt und Ergebnis des Prozesses

Durch den Erfassungsprozess wird ein Beleg im System neu angelegt und gebucht. Solange dieser Beleg noch nicht gebucht ist, kann er über die Funktion „Löschen“ wieder aus dem System entfernt werden.

3.3               Allgemeine Beschreibung der Aktionen

Die Aktions-Beschreibungen für Funktionsweise und Vorgehen werden ausführlich in der Online-Dokumentation im „Bedienungsleitfaden“ Kapitel 8.1. beschrieben (s.a. Kapitel „Allgemeines“ > „Allgemeine Vorgehensweisen für …“). Aus Redundanzgründen wird an dieser Stelle deshalb auf eine erneute Beschreibung verzichtet.

3.4               Nachbereitung / Prüfen

Bevor Sie buchen und/oder Bewertungsläufe etc. vornehmen, überprüfen Sie bitte ausführlich und nicht nur an ein oder zwei Stichproben, ob die erfassten Daten auch korrekt sind, denn ggf. können Daten nach dem Buchen nicht mehr oder nur aufwendig korrigiert werden.

3.5               Folgearbeiten

Die gebuchten Belege können über das „Cockpit: Buchen“ kontrolliert werden.

4                     Belegabhängige Positionseditoren, Karteireiter

4.1               Inhaltliche Aspekte:

Zur Verdeutlichung der möglichen Buchungsvorgänge kann man die verwendeten Belegarten in fünf thematische gleichartige Buchungsvorgänge aufteilen, und in eine sechste, die aber im Buchungsdialog nicht erlaubt ist. Der Editor für die möglichen Buchungsvorgänge sieht zwar immer etwas anders aus aber es ändert sich deshalb nichts Grundsätzliches. Folgende „Buchungsthemen“ können unterschieden werden, um an dieser Stelle nicht die bisher verwendeten Belegarten einzeln aufzuführen, da diese frei zu definieren sind und sich entsprechend dem Buchungsdialog dynamisch verändern können.

Änderung Stammdaten
  • Änderung Anlagenstamm
  • Änderung Abschreibungsbereich
  • Änderung Abschreibungsmethode
  • Änderung Aussetzung
Zugänge
  • Anlagenzugang mit und ohne Eingangsbeleg
  • Anlagenminderung (Skonto Buchungen)
  • Leistungsmeldungen
  • Zugang aus Datenübernahme
Umbuchungen
  • Buchwertkorrektur
  • Aktivierung Anlagen im Bau
  • Inventarsplitt
Abgänge
  • Anlagenabgang
  • Anlagenteilabgang
Sonstige
  • Reparaturkosten
Nicht zugelassene
  • Zinsen
  • Abschreibung

 

 

4.2               Formale Aspekte

Je ausgewählter Belegart wird ein für diesen Buchungsvorgang spezifischer Positionseditor geladen, der die Möglichkeit zur Erfassung der notwendigen Informationen bietet. Diese kontextabhängige Darstellung wurde gewählt, um nicht jeweils alle Felder im Editor aufzulisten, sondern nur die für diesen Vorgang relevanten Felder. Dadurch wurden aber pro Belegart unterschiedliche – bei thematisch ähnlichen Belegarten auch gleiche – Anzeigen realisiert.

Da die Felder also in unterschiedlicher Kombination auftreten, werden im Folgenden die Felder nicht in der standardmäßigen sequentiellen Reihenfolge für die jeweilige Belegart, sondern in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt und beschrieben und Redundanzen zu vermeiden. Dabei ist zu beachten, das Adjektive wie „Neu“ und „Alt“ (z.B. in „Neues Bestandskonto“ und „Altes Bestandskonto“) nicht bei der Sortierung berücksichtigt werden, um zusammengehörige Felder nach Möglichkeit auch räumlich nebeneinander zu belassen.

Diese alphabetische Sortierung wurde gewählt, da die Belegarten zudem noch veränderbar sind und sich bei neuen Belegarten auch die Dokumentation ändern müsste, was aber mit diesem Vorgehen umgangen wurde.

Gleich bleibt in allen Fällen die Positionsliste. In einzelnen Fällen (z.B. bei „Änderung Anlagenstamm“) wird kein Positionseditor eingeblendet.

4.3               Anwendungsbezogene Aktionen

Zur Verdeutlichung der ablaufenden Prozesse und um eine Hin- und Herspringen zwischen den Dokumenten zu vermeiden, werden an dieser Stelle noch einmal die in der Dokumentation zu „Buchen Anlagenbuchhaltung“ aufgeführten anwendungsbezogenen Aktionen aufgeführt.

Folgende Aktionen stehen in der Anwendung „Buchen Anlagenbuchhaltung“ zur Verfügung:

4.3.1          Aktion „Buchen“

Die Aktion “Buchen Anlagenbuchhaltung”, fügt den Anlagenbeleg in die Warteschlage des Buchungsservers. Dabei handelt es sich um eine separate Funktion die im Hintergrund die Anlagenbuchungen verarbeitet. (siehe Cockpit: Buchungsserver) Hiermit werden  Salden der Anlage fortgeschrieben und je nach Parametrisierung die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung und/oder Controlling bestückt. Gleichzeitig wird der Status des Anlagenbelegs von „In Bearbeitung“ auf  „Bereit für Buchung“ gesetzt.

4.3.2          Aktion „Buchen und neu“

Die Aktion „Buchen und neu“ erfüllt die gleichen Ausgaben wie die Aktion „Buchen“ (s.o.), setzt die Verarbeitung aber mit einer neuen Buchung fort. Hiermit wird der Buchungsvorgang optimiert.

4.3.3          Aktion „Anlagenbeleg aktualisieren“

Die Aktion “Anlagenbeleg aktualisieren“ wird dann verwendet, wenn Sie die Änderungen eines Belegs aktualisieren wollen. Dieses ist notwendig wenn bei der Erfassung der Daten im Identifikationsbereich eine Fehleingabe getätigt wurde in die Belegpositionen schon erstellt wurden.

In Diesem Fall muss die Fehleingabe im Identifikationsbereich korrigiert werden und anschließend die Aktion „Analgenbeleg aktualisieren“ ausgewählt werden. Hierdurch werden die Belegpositionen mit den bereinigten Daten aus dem Identifikationsbereich aktualisiert.

Diese Aktion ist als nicht zu verwechseln mit der Datenaktualisierung durch das Standardicon.

4.3.4          Aktion „Anlagenstamm“

In der Anwendung „Buchen Anlagenbuchhaltung“ steht die Aktion „Anlagenstamm“ zur Verfügung. Mit ihr kann in den Anlagenstamm verzweigt werden um ggf. die jeweiligen Stammdaten einzusehen, neu anzulegen oder zu bearbeiten.

4.3.5          Icon „Buchung Batchserver“

Das Icon „Buchung Batchserver“ in der Toolbar ruft das „Cockpit: Buchungsserver“ auf, das eine Über- und Durchsicht der Server ermöglicht, die in den Buchungsprozess involviert sind.

 

5                     Datenübergabe an Finanzbuchhaltung / Controlling

Abhängig von den Einstellungen in der Anlagenbuchhaltung werden mit der Aktion „Buchen“ bzw. „Buchen und neu“ die Buchungen an die Finanzbuchhaltung und das Controlling übergeben.

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