1 Themenübersicht Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung und des Controllings, mit dem das Anlagevermögen verwaltet wird. Die Anlagenbuchhaltung nimmt bei einer Neuanschaffung oder -herstellung die entsprechende Anlage in den Anlagenstamm des Unternehmens auf. Jede Anlage, sei es nun ein Werkzeug, eine Maschine oder eine Immobilie, wird in der Anlagenbuchhaltung erfasst und für den Zeitraum ihrer betrieblichen Nutzung mit ihren zurückliegenden und aktuellen Werten aufgeführt. Als Anlagevermögen sind nur die Vermögensgegenstände (Wirtschaftsgüter, Anlagegüter) auszuweisen, die dazu bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb des Unternehmens zu dienen (§ 247 II HGB). Das klassische Beispiel wäre eine Maschine als Anlagevermögen in einem Produktionsbetrieb.
Das Anlagevermögen gliedert sich in die a) immateriellen Vermögensgegenstände, b) die Sachanlagen und c) die Finanzanlagen (§ 266 HGB). Zum Anlagevermögen rechnen insbesondere die Gebrauchsgüter, für die die Absicht einer mehrmaligen Nutzung besteht. Im Gegensatz hierzu kennzeichnen Güter des Umlaufvermögens die Einmalnutzung (Veräußerung, Verarbeitung, Verbrauch).
Mit der Anlagenbuchhaltung können die Anlagegüter erfasst und Wertveränderungen an den Sachanlagen dokumentiert, und auch gegenüber externen Stellen wie dem Finanzamt ausgewiesen werden. Zudem ermittelt der Abschreibungslauf die monatlichen bzw. jährlichen Abschreibungsbeträge jeder Anlage. Die erfassten bzw. ermittelten Werte in der Anlagenbuchhaltung werden über Schnittstellenprogramme an die Finanzbuchhaltung bzw. an das Controlling übergeben.
Die Anlagenbuchhaltung liefert damit dem Management die Grundlage für betriebliche Entscheidungen bezüglich des Anlagevermögens. Zahlreiche Auswertungen, insbesondere der Anlagenspiegel aber auch Listen und Saldenaufstellungen stehen hierfür zur Verfügung. Außerdem bieten auch Cockpits einen umfassenden Überblick über Belege und Salden in diversen zeitlichen und sachlichen Darstellungsvarianten.
Aus Platzgründen werden relevante Prozesse der Anlagenbuchhaltung in einzelnen Dokumenten beschrieben. In diesem Dokument werden sie nur übersichtsartig aufgeführt, von denen Sie in die jeweiligen Prozesse verzweigen können, soweit die entsprechenden Dokumente bereits erstellt sind.
1.1 Was sind die zentralen Aufgaben der Anlagenbuchhaltung?
- Die Anlagenbuchhaltung verwaltet und ermittelt zum gewünschten Stichtag das aktuelle Anlagevermögen und dokumentiert die zugrundeliegenden Bewegungen für die zurückliegende Buchungsperiode gemäß den gesetzlichen Anforderungen. (siehe Stammdaten erfassen)
- Sie ermittelt die kalkulatorischen, steuerlichen und bilanziellen Abschreibungen. (siehe Auswertungen erstellen)
- Sie ermittelt den Wert der Sachanlagen für die entsprechende Versicherung.
- Sie liefert Informationen für Wirtschaftlichkeitsanalysen z.B. zur Planung von Neuanschaffungs- und/oder Wartungsmaßnahmen. Aber auch für Entscheidungen des Managements hinsichtlich Budgetplanung, Investitions- und Abschreibungsplänen (siehe Zusatzprogramme verwenden).
1.2 Was geschieht in der Anlagenbuchhaltung?
In der Anlagenbuchhaltung werden bei einer Neuanschaffung oder -herstellung die entsprechenden Anlagen in den Anlagenstamm des Unternehmens aufgenommen und für den Zeitraum ihrer betrieblichen Nutzung unter Berücksichtigung von Absetzungen für Abnutzung, Sonderabschreibungen etc. mit dem aktuellen Zeitwert aufgeführt.
2 Voraussetzungen
Um mit der Anlagenbuchhaltung arbeiten zu können sind die folgenden Voraussetzungen zu erfüllen
Lizenz für Anlagenbuchhaltung
Die Lizenz für den Einsatz des Comarch Financials Enterprise (CFE) Moduls „Anlagenbuchhaltung“ muss vorhanden sein. Sie können die Lizenz erwerben bei der Comarch AG, Riesstraße 16, D-80992 München, bzw. Comarch AG, Chemnitzer Str. 59b, D-01187 Dresden, s. a. http://www.comarch.de/
Die Anlagenbuchhaltung kann ohne die Module Finanzbuchhaltung und Controlling eingesetzt werden.
Customizing der Anlagenbuchhaltung innerhalb CFE
Als notwendige Vorarbeiten für die Verwendung der Anlagenbuchhaltung sind diverse Voreinstellungen im Customizing zu treffen. Die Parametereinstellungen betreffen sowohl allgemeine Angaben zur Anlagenbuchhaltung wie auch Ihre individuelle Anpassungen zur Arbeit mit den Programmen. Im Folgenden sind die zu erfassenden Customizing-Einstellungen summarisch aufgeführt.
- Alle Belegarten festlegen, die für Hintergrundverarbeitungen benötigt werden (z. B. Eingangsbelege, AfA-Buchungen usw.)
- Standarddatenarten definieren
- Abschreibungsbereich festlegen: Dieser Abschreibungsbereich wird in den Cockpits und Listen als Default-Selektion angegeben, kann aber manuell überschrieben werden.
- Nummernkreise für die unterschiedlichen Anwendungen festlegen
- Art der Übergabe an die Finanzbuchhaltung definieren
- Hinterlegung des Ordners für die Ausgabe der GDPdU-Daten
- Soll das Vier-Augen-Prinzip aktiviert werden?
- Sollen Saldenvorträge automatisch erstellt werden?
- Sind die Dimensionen Pflicht?
- Wird mit einer automatischen Nummernvergabe gearbeitet?
Genauere Informationen zum Customizing und zur Installation erhalten Sie auch in dem “Installationshandbuch INF-001954“ der Supportauslieferungen.
3 Prozesse der Anlagenbuchhaltung
Sind die notwendigen Voraussetzungen wie z. B. die Einstellungen des Customizing erfüllt, können die Stammdaten erfasst, Abschreibungen hinterlegt und die gewünschten Auswertungen erstellt werden. Hierbei lassen sich die Aktivitäten innerhalb der Anlagenbuchhaltung grob in die nachfolgend genannten Prozesse unterscheiden, die in separaten Dokumenten ausführlicher beschrieben werden.
Natürlich können nicht alle möglichen Prozesse und Details aufgeführt werden, da Ihnen die Programme auch Freiraum lassen um Ihre individuell gewünschten Vorgehensweisen und Abläufe zu definieren und abzubilden. Die nachfolgende Übersicht – wie auch die sich anschließende Graphik – ist damit als Basisinformation für das grundsätzliche Vorgehen bei der Neuanlage und Nutzung der Anlagenbuchhaltung zu verstehen. Für vielschichtige, komplexe und/oder firmenspezifische Fragestellungen kontaktieren Sie bitte im Zweifelsfall Ihren Comarch-Berater.
3.1 Erfassen / Importieren von Stamm- und Bewegungsdaten
Die Reihenfolge der nachfolgenden Punkte entspricht nicht der Reihenfolge der Durchführung (diese entnehmen Sie eher der Graphik in Kapitel 4), sondern mehr der inhaltlichen Bedeutung.
- Anlagen erfassen / importieren
- Anlagengruppen erfassen
- Abschreibungsgruppen
- Abschreibungsklassen (wird durch das Setup Programm angelegt)
- Abschreibungsbereiche (wird durch das Setup Programm angelegt)
- Abschreibungsmethoden (wird durch das Setup Programm angelegt)
- Anlagenstandorte
- Versicherungsdaten
- Wiederbeschaffungsgruppen
3.2 Weitere Stamm- und Bewegungsdaten erfassen
- Belegarten (wird durch das Setup Programm angelegt)
- Belegtypen (wird durch das Setup Programm angelegt)
- Konten- und Kostenartenzuordnung
3.3 Ein- und Ausgangsbelege
- Eingangsbelege (Die Belege werden durch die Finanzbuchhaltung erstellt und landen automatisch in der Anlagenbuchhaltung. Die erstellten Eingangsbelege können über die Auswertungen geprüft und weiter verarbeitet werden)
- Ausgangsbelege (Die Belege werden durch das Buchen in der Anlagenbuchhaltung oder die Periodische Abrechnung erstellt und stehen zur Weitergabe in die Finanzbuchhaltung und das Controlling bereit. Die erstellten Ausgangsbelege können über die Auswertungen geprüft und weiter verarbeitet werden)
- Buchungsdialog
3.4 Buchen
- Ausführliche Informationen zum Buchen in der Anlagenbuchhaltung finden Sie in den Dokumentationen „Einführung: Buchen Anlagenbuchhaltung“ und „Buchen Anlagenbuchhaltung“.
3.5 Auswertungen erstellen
- Salden anzeigen / Periodische Werte / Jahressalden
- Anlagenübersicht
- Periodische Abrechnung
- Bewertungsläufe
- Berichte/Reports (Anlagenspiegel, Anlagengitter, Anlagenkarte, Inventurliste, usw.)
- GDPdU Anlagenbuchhaltung
- Ein- und Ausgangsbelege
3.6 Zusatzprogramme verwenden
4 Graphische Darstellung
In der folgenden Übersicht sind die oben genannten wesentlichen Abläufe und Prozesse der Anlagenbuchhaltung in graphischer Form dargestellt um Ihnen so einen bildhaften Überblick über die zentralen Arbeitsschwerpunkte der Anlagenbuchhaltung zu geben.
(Aus der Graphik können Sie durch Anklicken in die entsprechenden Dokumente verzweigen. Kursive Schrift: Links bleiben innerhalb dieses Dokuments.)
Einrichten und Arbeiten mit der Anlagenbuchhaltung
Voraussetzungen erfüllen
Stammdaten anlegen Zusatz-
programme
Auswertungen, Bewegungsdaten erzeugen