Unter dem Aktionsbutton Datei im Hauptmenü stehen dem Benutzer die folgenden Optionen zur Verfügung:

• Neu
• Öffnen
• Kopie erstellen
• Herunterladen
• Umbenennen
• Verschieben in
• Drucken
• Vorlagen-Einstellungen
• Details zur Vorlage anzeigen
• Vorlage löschen

Einige Option sind nur für die Standalone-Version verfügbar. Dazu gehören: Kopie erstellen, Verschieben in, Vorlage löschen.

Neu

Mit dieser Funktion kann eine Vorlage neu angelegt werden. Folgende Vorgehensweisen sind verfügbar: Leere Vorlage oder Aus Vorlage. Nach der Auswahl der Option Leere Vorlage wird der Benutzer zum Konfigurationstool für neue Vorlagen weitergeleitet. Nach der Auswahl der Option Aus Vorlage wird das systemeigene Dialogfeld zur Dateiöffnung aufgerufen. Dort kann der Benutzer die gewünschte Vorlagendatei mit der Erweiterung .sp auswählen.

In der Standalone-Version wird nach der Auswahl der Option Aus Vorlage das Dialogfeld Neuen Bericht aus Vorlage erstellen geöffnet.

Über die Suchfunktion kann der Benutzer nach einer Muster-Vorlage suchen. Nach Eingabe des Namens oder eines Teils des Namens der gewünschten Vorlage in das Suchfeld zeigt die Liste unterhalb des Suchfeldes die passenden Elemente an.

Um eine Muster-Vorlage auszuwählen, muss der Benutzer sie einmal mit der linken Maustaste anklicken und anschließend die Auswahl mit der Schaltfläche [Erstellen] in der unteren rechten Ecke des Bildschirms bestätigen. Wenn keine Auswahl erfolgt, bleibt die Schaltfläche inaktiv.  Über den Button [Erstellen] wird die Vorlage in einem neuen Tab geöffnet.

Der Benutzer kann die Auswahl mit der Schaltfläche Abbrechen in der unteren rechten Ecke oder mit X in der oberen rechten Ecke des Bildschirms aufheben.

Öffnen

Mit dieser Option kann eine bestehende Vorlage geöffnet werden. Nach der Auswahl der Option wird das systemeigene Dialogfeld zur Dateiöffnung aufgerufen. Dort soll der Benutzer die eine Vorlagendatei mit der Erweiterung .sp auswählen.

In der Standalone-Version erscheint nach der Auswahl dieser Option das Dialogfeld Vorlage öffnen. Der Benutzer kann eine Vorlage entweder aus dem Repository oder von dem lokalen Computer auswählen.

Für die Option Vom Repository gilt Folgendes: der Benutzer kann die gewünschte Vorlage über das Feld Suchen in sPrint finden (die Suche erfolgt dynamisch während der Eingabe). Alternativ kann die Vorlage in den Repository-Ordnern gesucht oder aus den zuletzt verwendeten Vorlagen ausgewählt werden.

Am unteren Rand des Fensters befinden sich die Standard-Schaltflächen:

• [Abbrechen] zum Schließen des Fensters, ohne eine Datei zu öffnen
• [Öffnen] zum Laden der ausgewählten Vorlage (diese Schaltfläche ist erst aktiv, nachdem eine Datei ausgewählt wurde). Die Vorlage wird in einem neuen Tab geöffnet.

Für die Option Vom Computer gilt Folgendes:

• Der Benutzer kann die Datei per Drag-and-Drop an die vorgesehene Position ziehen oder die Option Oder eine Datei auswählen anklicken.
• Eine Information im Fenster weist darauf hin, dass Vorlagendateien die Erweiterung .sp haben müssen.

Nach der Auswahl der Option Oder Datei auswählen wird das Standard-Dialogfeld zur Dateiöffnung aufgerufen. Sobald die Datei ausgewählt und der Button [Öffnen] betätigt wird, erscheint sie in der Liste Vorlage öffnen mit einem Status. Mit dem X-Button kann der Benutzer die Datei aus der Liste der zum Öffnen ausgewählten Vorlagen entfernen.

Am unteren Rand des Fensters befinden sich die Standard-Schaltflächen:

• [Abbrechen] zum Schließen des Fensters, ohne eine Datei zu öffnen
• [Öffnen] zum Laden der ausgewählten Vorlage (diese Schaltfläche ist erst aktiv, nachdem eine Datei ausgewählt wurde). Die Vorlage wird in einem neuen Tab geöffnet.

Kopie erstellen (für Standalone)

Diese Option dient dazu, eine Kopie der geöffneten Vorlage zu erstellen. Nach der Auswahl erscheint das Dialogfeld Kopie erstellen.

Im Fenster zur Erstellung der Vorlagenkopie kann der Benutzer den Namen der Vorlage eingeben (standardmäßig ist dies der Name der zu kopierenden Vorlage mit einer Zahl in runden Klammern). Optional kann er eine Beschreibung für die Kopie der Vorlage hinzufügen und den Speicherort im Repository auswählen, an dem die Kopie gespeichert werden soll. Rechts neben dem Speicherpfad befindet sich ein Button zum Erstellen eines neuen Ordners.

Am unteren Rand des Fensters sind die Standard-Schaltflächen verfügbar:

• [Abbrechen] zum Schließen des Fensters, ohne eine Kopie zu erstellen (dies hat denselben Effekt wie der X-Button in der oberen rechten Ecke des Fensters)
• [Speichern] zum Speichern der Kopie der Vorlage

Nachdem die Vorlagenkopie gespeichert wurde, wird eine Erfolgsmeldung ausgegeben.

Herunterladen

Diese Option ermöglicht den Download eines Ausdrucks im gewünschten Format. Sie ist nach dem Speichern der Vorlage verfügbar.

Der Benutzer kann zwischen den folgenden Optionen wählen:

• PDF-Datei – Download einer Datei im PDF-Format
• XLS-Datei – Download einer Datei im XLS-Format
• XLSX-Datei – Download einer Datei im XLSX-Format
• DOCX-Datei – Download einer Datei im DOCX-Format
• Quelldatei – Download einer Datei im .sp-Format. Dateien in diesem Format können später mit der Option Öffnen, wie oben beschrieben, in der Anwendung geöffnet werden.

Nach der Auswahl der Option PDF-Datei erscheint in der unteren rechten Ecke des Fensters eine Statusmeldung zum Download der Datei. Die Datei wird dann am Standard-Speicherort abgelegt bzw. das Fenster zum Speichern der Datei wird angezeigt (abhängig von den Browsereinstellungen).

Bei der Auswahl der Quelldatei erfolgt die Statusmeldung und der Download der Datei analog wie bei der Auswahl der Option PDF-Datei.

Umbenennen

Diese Funktion ermöglicht es, den Namen der Vorlage zu bearbeiten.  Der Name der Vorlage wird in der Titelleiste der Anwendung hervorgehoben. Durch einen Klick auf die Titelleiste kann der Name bearbeitet werden.

Verschieben in (für Standalone)

Diese Funktion ermöglicht es, die Vorlage in einen anderen Ordner im Repository zu verschieben. Dies erfolgt über das Fenster zum Verschieben der Vorlage.

Um die Aktion abzubrechen und das Fenster zu schließen, kann der Benutzer den X-Button betätigen. Direkt unter dem Fenstertitel ist eine Übersicht der Quell-Pfade (der aktuelle Pfad, in dem sich die Vorlage befindet) und der Ziel-Pfade (der Zielpfad für das Verschieben der Vorlage) verfügbar. Darunter wird die Repository-Struktur angezeigt. Nachdem ein Ordner ausgewählt wurde, wird der Zielpfad (Pfad Nach) automatisch aktualisiert.

Um zum übergeordneten Ordner zurückzukehren, klicken Sie einfach auf dessen Namen im Pfad Nach. Rechts daneben befindet sich ein Button zum Erstellen eines neuen Ordners. Damit können Sie einen Ordner am aktuellen Speicherort (Pfad Nach) erstellen. Nach einem Klick öffnet sich das Fenster Neuer Ordner, in dem Sie den Namen des neuen Ordners eingeben können.

Am unteren Rand des Fensters sind folgende Schaltflächen verfügbar:

• [Abbrechen] – schließt das Fenster ohne das Verschieben der Vorlage)
• [Hierhin verschieben] – verschiebt die Vorlage in den Zielpfad Nach. Nach der Auswahl der Schaltfläche [Hierhin verschieben] wird das Fenster Vorlage verschieben geschlossen, und am unteren Rand des Bearbeitungsfensters der Vorlage erscheint eine Erfolgsmeldung.

Drucken

Diese Funktion dient zur Ausgabe der Vorlage. Nach der Auswahl der Funktion wird das Fenster Drucken angezeigt.

Link im Konfigurationsfenster des Ausdrucks erscheint eine Vorschau der einzelnen Druckseite, eine Information über die Gesamtzahl der Seiten sowie Schaltflächen zum Navigieren zwischen den Seiten. Die verfügbaren Schaltflächen von links nach rechts: Erste Seite, Vorherige Seite, Nächste Seite, Letzte Seite

Optionen der Druckkonfiguration:

• Drucker – hier kann ein Drucker aus der Liste ausgewählt werden
• Anzahl der Kopien – der Benutzer kann die Anzahl der Kopien eingeben oder mit den Aufwärts-/Abwärtspfeilen anpassen
• Beidseitig – legt fest, ob der Druck beidseitig oder einseitig erfolgen soll
• Seiten – hier kann festgelegt werden, ob alle oder nur bestimmte Seiten gedruckt werden sollen. Wird die Option Auswahl gewählt, können die Seitenbereiche in den Feldern Von und Bis festgelegt werden.

• Papiergröße – der Benutzer kann aus einer Liste die gewünschte Papiergröße für den Druck der Vorlage auswählen
• Ausrichtung – hier kann zwischen Hoch- und Querformat gewählt werden
• Papierzufuhr – hier kann der Benutzer eine Papierquelle auswählen (soweit vom Drucker unterstützt) – entweder für alle Seiten gleich oder für die erste Seite eine andere als für die Folgeseiten
• Papierhandhabung – hier kann der Benutzer zwischen einseitigem und beidseitigem Druck wählen
• Druckfarbe – hier kann der Benutzer kann zwischen Graustufen und Farbe wählen

Im unteren Fensterbereich sind die Standard-Schaltflächen verfügbar:

• [Abbrechen] – bricht den Druckvorgang ab
• [Drucken] – startet den Druck der Vorlage und schließt das Konfigurationsfenster des Ausdrucks. Nach der Auswahl der Schaltfläche [Drucken] wird der Benutzer über den Start des Druckvorgangs mit einer Meldung informiert.

Einstellungen der Vorlage

Mit dieser Funktion können die Vorlageneinstellungen entsprechend angepasst werden.

Verfügbare Optionen:

• Ausrichtung – hier kann zwischen Hoch- und Querformat gewählt werden Das Hochformat ist voreingestellt.
• Seitengröße – der Benutzer kann aus einer Dropdown-Liste die gewünschte Seitengröße der Vorlage auswählen. Zur Auswahl stehen: Letter, A3, A4, A5, B4, B5 sowie eine benutzerdefinierte Größe.

Neben jeder Option sind die Abmessungen in Zentimetern angegeben. Standardmäßig ist A4 ausgewählt. Wenn der Benutzer die Option Benutzerdefiniert wählt, kann er eigene Seitengröße in einer der drei Einheiten eingeben: Zentimeter, Zoll oder Pixel.

• Ränder – hier kann zwischen folgenden Optionen gewählt werden: links, rechts, oben, unten. Der Standardwert beträgt 2,5 cm. Die Standardeinheit für die Randwerte ist Zentimeter.

• Hintergrund – legt die Hintergrundfarbe der Vorlage fest. Standardmäßig ist die Hintergrundfarbe weiß. Durch Klicken auf die Farben-Schaltfläche wird das Standardfenster zur Farbauswahl angezeigt.

Am unteren Rand des Fensters sind die Standard-Schaltflächen verfügbar:

• [Abbrechen] – schließt das Einstellungsfenster der Vorlage, ohne Änderungen zu speichern
• [Speichern] – bestätigt die Änderungen und schließt das Einstellungsfenster der Vorlage

Details zur Vorlage anzeigen

Mit dieser Funktion werden die Details der Vorlage angezeigt.

Im Fenster Details der Vorlage werden folgende Informationen angezeigt:

• Name – der Name der Vorlage
• Beschreibung – die Bezeichnung der Vorlage oder ein Hinweis, falls keine Bezeichnung vorhanden ist
• Verbindung – die zur Konfiguration der Vorlage verwendete Verbindung
• Datenbank – die in der Konfiguration der Vorlage ausgewählte Datenbank
• Speicherort – der Speicherort der Vorlage (im Repository für Standalone)
• Zuletzt bearbeitet – Datum und Uhrzeit der letzten Änderung sowie der Name des Bearbeiters
• Erstellt am – Datum und Uhrzeit der Erstellung der Vorlage sowie der Name des Erstellers

Über die Schaltfläche [Schließen] kann der Benutzer das Fenster mit den Vorlagen-Details schließen. Dasselbe Effekt wird durch den X-Button erreicht.

Vorlage löschen (für Standalone)

Mit dieser Option kann die Vorlage gelöscht werden.  Nach der Auswahl dieser Option wird ein Fenster angezeigt, in dem der Benutzer den Löschvorgang bestätigen muss.

Mit der Schaltfläche [Abbrechen] wird der Löschvorgang der Vorlage verworfen, während mit [Löschen] der Löschvorgang bestätigt wird. In diesem Fall wir der Benutzer zum Repository weitergeleitet und die Vorlage wird gelöscht.