Tresor-Verwaltung
Die Funktion der Tresor-Verwaltung ist für Geschäfte konzipiert, in denen die erzielten Umsätze zum Geschäftsschluss an Manager/-innen übergeben und in einem abgesonderten Aufbewahrungsraum im hinteren Ladenbereich abgelegt werden. Daher wird beim Tagesabschluss der Bargeldüberschuss (Differenz zwischen dem Bargeldeingang und dem Mindestbetrag, der in der Kassenschublade für den nächsten Geschäftstag verbleiben soll), externe Gutscheine und Schecks automatisch in den Tresor eingezahlt und von dem Kassensaldo des Kassierers abgezogen.
Nach dem Erreichen des festgelegten Limits liefert das POS-System die Meldung: Das Höchstlimit des Tresorbestands wurde erreicht. Höchstlimit für den Tresorbestand: [Festgelegter Betrag]. Aktueller Tresorbestand: [Aktueller Tresorsaldo]. Verwenden Sie korrekte Zahlungsformen bei der Auszahlung aus dem Tresor.
Tresor
Die Funktion des Tresors ist über den Pfad Hauptmenü [Berichte und Abrechnungen] -> [Tresor] verfügbar.
Im Fenster Tresor sind folgende Spalten verfügbar:
- Zahlungsform – Zahlungsmethoden, die an der POS-Kasse für die jeweiligen Währungen verfügbar sind
- Anzahl der Transaktionen – Anzahl der betätigten Tresorein-/Tresorauszahlungen
- Anfangssaldo – Anfangsbestand für jede in der Filiale verfügbare Zahlungsform
- Einzahlungen – Summe des manuell eingezahlten Betrags und der beim Verkauf eingenommener Geldbeträge
- Auszahlungen – Summe des manuell ausgezahlten Betrags und des beim Schichtbeginn ausgezahlten Geldbetrags
- Summe – Differenz zwischen den eingezahlten und eingezahlten Beträgen in allen Zahlungsformen
- Endsaldo – Summe des Anfangssaldos und aller Einnahmen der jeweiligen Zahlungsform am laufenden Geschäftstag. Für jede Zahlungsform ist der Endsaldo gleichzeitig der Anfangssaldo für den nächsten Geschäftstag.
Im Fenster Tresor sind folgende Schaltflächen verfügbar:
- [Liste der Transaktionen] – öffnet die Liste aller Buchungen, die für den Tresor in der Filiale vorgenommen wurden
- [Auszahlung aus Tresor] – öffnet ein Dialogfenster für den Geldtransit aus dem Tresor
- [Einzahlung in Tresor] – öffnet ein Dialogfenster für den Geldtransit in den Tresor
- [Aktualisieren] – aktualisiert die Daten über POS Agent
- [Schließen] – schließt das Fenster
Transaktionsliste
Über den Button [Transaktionsliste] können Sie die Gesamtübersicht aller Transaktionen anzeigen.
Neben Informationen über den anfänglichen und den aktuellen Tresorbestand liefert die Liste folgende Angaben:
- Nummer
- Typ – mögliche Einträge: Einnahme und Ausgabe
- Zahlungsform
- Wert
- Datum
- Kassierer
- Attribut
Im oberen Fensterbereich steht dem Benutzer ein Textfilter zur Verfügung, mit dem die Liste nach Transaktionsnummern durchgesucht werden kann.
Nach Bedarf können Sie die Suche mit den folgenden Filtern eingrenzen:
- Typ
- Wert
- Datum
- Zahlungsform
- Kassierer
- Attribut
Die Listenansicht enthält folgende Schaltflächen:
- [Aktualisieren] – aktualisiert die Daten über POS Agent
- [Auszahlung aus Tresor] – öffnet ein Dialogfenster für den Geldtransit aus dem Tresor
- [Einzahlung in Tresor] – öffnet ein Dialogfenster für den Geldtransit in den Tresor
Einzahlung in Tresor / Auszahlung aus Tresor
Die Aktionen der Ein- und Auszahlungen können ausgeführt werden:
- direkt im Fenster Tresor
- von der Transaktionsliste aus
Das Formular zum Erfassen von Ein-/Auszahlungen enthält folgende Felder:
1.Betrag und Währung – gibt den Betrag in der an der POS-Kasse verfügbaren Währung an
2.Zahlung form
3.Zahler – gibt einen Kunden oder Mitarbeiter an. Über den Button [Kunde]/[Mitarbeiter] wird die Auswahlliste aller Kunden/Mitarbeiter geöffnet.
Im Laufe einer Kassiererschicht wird der Umsatz von 1200 EUR erzielt. Der Kassierer erhält die Meldung, dass der maximale Kassenbestand 1000 EUR beträgt. Nun erstellt der Kassierer ein Dokument für die Einzahlung von 200 EUR in den Tresor und bestätigt es. Im System werden zwei Dokumente hinzugefügt:
- Tresoreinzahlung von 200 EUR
- Kassenausgang (KA), der automatisch erzeugt und in der KE/KA-Liste angezeigt wird. Somit wird der Kassenbestand um den Dokumentwert (200 EUR) reduziert.
4.Beschreibung – Eingabefeld für den Betreff der Ein-/Auszahlung
Im kassenladenbezogenen Arbeitsmodus wird in der oberen rechten Bildschirmecke zusätzlich das Feld Bearbeiter angezeigt.
Im Formular der Ein-/Auszahlung sind folgende Schaltflächen verfügbar:
- [Auszahlung aus Tresor]/[Einzahlung aus Tresor] – wechselt zwischen den Ein- und Auszahlungen, ohne dass eine erneute Dateneingabe erforderlich ist. Beim kassenladenbezogenen Arbeitsmodus enthält der Liste der Schecks/Gutscheine nur die an der POS-Kasse erstellten Dokumente.
- [Bestätigen] – Button zum Bestätigen des Dokuments
- [Kasse zählen] – öffnet das Dialogfester Kassensaldo zählen mit der für die Ein-/Auszahlung angegeben Zahlungsform und Währung (analog wie beim Tagesabschluss)
Konfiguration der Zahlungsmethoden für Tresor
Sie können beispielsweise festlegen, welche externen Gutscheine (Sozial-, Restaurant- oder Sodexo-Gutscheine) als Depot in den Tresor abzulegen sind, um sie später an einen externen Partner zur Einlösung zu übergeben.
Für Zahlungsmethoden können Sie den Parameter Im Tresor enthalten im ERP-System aktivieren, um die mit den ausgewählten Zahlungsmethoden geleisteten Zahlungen im Tresor ablegen zu können. Für die Zahlungsmethoden Bargeld, Schock und externe Gutscheine ist der Parameter standardmäßig aktiviert.