Externe Warenausgänge sind Lagerdokumente, die die Ausgabe von Waren an externe Empfänger (z. B. Kunden) bestätigen.  Das Bestätigen eines Warenausgangs führt zur Reduzierung der Bestände und des Lagerbestandwerts.

Im Menü Back Office steht die Kachel [Externe Warenausgänge] zur Verfügung. Über diese Kachel gelangen Sie zur Liste der Warenausgänge, die am POS generiert wurden.

In der Liste der EWA-Dokumente sind folgende Schaltflächen verfügbar:

• [Aktualisieren] – aktualisiert die Liste der EWA-Dokumente
• [Hinzufügen] – erfasst ein neues EWA-Dokument
• [Vorschau] – zeigt das erfasste EWA-Dokument in der Vorschau an
• [P] – parkt EWA-Dokumente für eine spätere Weiterbearbeitung
• [Dokument erstellen] – erzeugt einen Kassenbeleg oder eine Ausgangsrechnung aus einem externen Warenausgang (EWA) Nach Auswahl des Buttons wechselt die Liste in den Mehrfachauswahlmodus, in dem die EWA-Dokumente ausgewählt werden können, für die entweder ein Sammel-Verkaufsdokument oder ein Einzeldokument für einen einzelnen Warenausgang erstellt werden soll.

Die Liste enthält folgende Spalten:

• Nummer
• Status – mit folgenden Optionen:
  • Storniert
  • Nicht bestätigt
  • Bestätigt
  • Quantitativ bestätigt
• Kunde
• Quelllager
• Brutto
• Ausstellungsdatum
• Verknüpfte Dokumente

Im oberen Fensterbereich befindet sich ein Textfilterfeld, mit dem die EWA-Liste nach Dokumentennummer, Barcode oder Kunden durchsucht werden kann.

Neuanlage von externen Warenausgängen

Um einen neuen externen Warenausgang zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

• im Hauptmenü die Schaltfläche [Back Office] wählen
• zur Kachel [Externe Warenausgänge] navigieren
• die Schaltfläche [Hinzufügen] klicken

Das Formular des neuen Warenausgangs enthält folgende Felder:

• Artikel suchen – Auswahlliste mit verfügbaren Artikeln, die dem Dokument hinzugefügt werden können
• Bearbeiter – Person, die das Dokument erstellt
• Bearbeiter der Position – Person, die die konkrete Position im Dokument bearbeitet
• Positionsdetails – das Feld liefert detaillierte Informationen über einzelne Belegpositionen und bietet die Möglichkeit, die Positionsmenge zu bearbeiten und das Ausgangslager auszuwählen
• Positionsliste – enthält folgende Spalten:
  • Name
  • Preis
  • Menge
  • Wert
  • Lager
• Kunde – Feld zur Auswahl des Geschäftspartners
• Zusammenfassung – zeigt den Gesamtwert der Belegpositionen:
• Attribute

Im Fenster zum Hinzufügen eines externen Warenausgangs sind folgende Schaltflächen verfügbar:

• [Parken] – speichert das Dokument für die Wiedervorlage zu einem späteren Zeitpunkt
• [Bestätigen] – bestätigt den externen Warenausgang und zeigt vorher eine Bestätigungsmeldung an, um das Hinzufügen der Positionen zum Dokument abzuschließen.

Wenn bereits zuvor Artikel zum Dokument hinzugefügt wurden und ein Kunde ausgewählt wird, erscheint eine Meldung mit der Frage, ob das Dokument gemäß den Einstellungen des Kunden neu berechnet werden soll.

Nach dem Klick auf die Schaltfläche [Bestätigen] wird die Frage angezeigt, ob die Ausgabe aller gescannten/hinzugefügten Artikel auf dem EWA-Dokument bestätigt werden soll.

Vorschau des externen Warenausgangs

Um die Vorschau eines externen Warenausgangs am POS anzuzeigen, wählen Sie in der Liste der externen Warenausgänge die Schaltfläche [Vorschau].

Die Vorschau des EWA-Dokuments ist nur zum Lesen verfügbar; es können keine Werte auf dem zuvor generierten Dokument geändert werden. In der Vorschau werden folgende Informationen angezeigt:

• Artikel und Artikelmengen
• Bearbeiter des Dokuments
• Bearbeiter der einzelnen Positionen des Dokuments
• Ausgangslager
• Kunde
• Zusammenfassung
• Ausstellungsdatum

Funktion zum Parken der externen Warenausgänge

Externe Warenausgänge können für eine spätere Weiterbearbeitung geparkt werden.

Um zur Liste der geparkten Dokumente zu wechseln, wählen Sie in der Liste der externen Warenausgänge die Schaltfläche [P].

Die Liste der nicht bestätigten EWA-Dokumente enthält dieselben Filter wie die Liste der neu erstellten externen Warenausgänge.

Die Liste enthält folgende Spalten:

• Nummer
• Status
• Kunde
• Quelllager
• Brutto
• Ausstellungsdatum

In der Liste der nicht bestätigten EWA-Dokumente sind folgende Schaltflächen verfügbar:

• [Löschen] – entfernt das Dokument aus dem Parking (Puffer)
• [Fortsetzen] – öffnet das Dokument zur Bearbeitung
• [Aktualisieren] – aktualisiert die Liste der geparkten Dokumente
• [Hinzufügen] – erstellt ein neues EWA-Dokument

Dokumente aus EWA erzeugen

In der Liste der externen Warenausgänge ist die Schaltfläche [Dokument erstellen] verfügbar.  Nach Auswahl des Buttons wechselt die Liste in den Mehrfachauswahlmodus, in dem die EWA-Dokumente ausgewählt werden können, für die entweder ein Sammel-Verkaufsdokument oder ein Einzeldokument für einen einzelnen Warenausgang erstellt werden soll.

Nach Auswahl der EWA-Dokumente in der Liste hat der Benutzer die Möglichkeit, zwischen einer Ausgangsrechnung und einem Kassenbeleg zu wählen. Bei der Auswahl mehrerer EWA-Dokumente werden die Positionen aus diesen Dokumenten nicht zusammengefasst, sondern jeder Artikel wird separat dargestellt, selbst wenn er in mehreren EWA-Dokumenten enthalten ist.

Falls eines der Kriterien für die Erstellung eines Sammeldokuments nicht erfüllt ist, wird am POS eine entsprechende Meldung angezeigt.

Um den Prozess der Erstellung von Verkaufsdokumenten zu vereinfachen, besteht nun keine Möglichkeit, Positionen zu einer Rechnung oder einem Kassenbeleg, die aus EWA-Dokumenten generiert wurden, hinzuzufügen oder daraus zu entfernen.

Der Benutzer kann die Preise der Positionen anpassen, jedoch nicht die Positionsmengen im generierten Verkaufsdokument ändern.

Externen Warenausgang in der Kundenkartei erzeugen

Im Ansichtsmodus der Kundenkartei ist der Button [Externen Warenausgang hinzufügen] verfügbar.  Nach Auswahl des Buttons wird direkt aus der Kundenkartei das Formular für das EWA-Dokument geöffnet, das für den zuvor ausgewählten Kunden erstellt wird. Diese Funktionalität ist besonders nützlich, wenn Waren schnell an einen Kunden ausgeliefert werden müssen. Da sich der Button auf der Kundenkartei befindet, werden die Kundendaten automatisch in das neu erstellte EWA-Dokument übernommen.

Ein externer Warenausgang, der von der Kundenkartei aus geöffnet wird, sieht genauso aus wie ein Warenausgang aus der EWA-Liste, enthält jedoch bereits die Daten des Kunden.