Begriffserklärung

Gutscheine werden als Element der finanziellen Unterstützung und Mitarbeitermotivation sowie als Instrument zur Kundenbindung eingesetzt. Heutzutage wird diese Lösung in Form von Treuekarten und Stammkundenkarten immer häufiger verwendet. Neben der Funktion der Zahlungsmittel können die Gutscheine auch zur Identifikation des Kunden und dessen Transaktionen verwendet werden und dadurch zur Optimierung von Geschäftsprozessen (i.e. Retoure-Erfassung, Transaktionsnachverfolgung) führen.
Viele Handelsunternehmen, vor allem Modeladenketten, kommen immer öfter den Bedürfnissen ihrer Kunden entgegen und bieten Gutscheine und Geschenkkarten an, die an weitere Personen verschenkt werden können.
Gutscheine werden sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern begrüßt, da es ein umfangreiches und vielfältiges Netz von Geschäften gibt, die diese Form der Bezahlung akzeptieren – Modegeschäfte, Shops für Elektro- & Haushaltsgeräte, Parfümerien, Schmuckläden, Sportfachgeschäfte, Lebensmittelgeschäfte und viele andere.
Gutschein – ein Dokument, das seinen Inhaber zum bargeldlosen Erwerb bestimmter Waren zum Preis in Höhe des auf dem Gutschein angegebenen Betrags berechtigt. Der Gutschein gilt für den Kauf in einem bestimmten Handelsunternehmen und innerhalb eines bestimmten Zeitraums.  Gutscheine werden von Handelsbetrieben herausgegeben, bei denen der Gutschein eingelöst werden kann, oder von Vermittlungsstellen, die sich in den Lösungen für Zahl- und Bonustransaktionen für Unternehmen spezialisieren – z. B. BonCard, SodeXo. Gutscheine können von natürlichen Personen und von Firmen gekauft werden, die die erworbenen Gutscheine wiederum an weitere Personen weitergeben. Diese vollziehen bargeldlose Transaktionen für Erwerb von Waren oder Dienstleistungen beim Gutscheinaussteller.

Mögliche Aktionen an der POS-Kasse:

• Akzeptieren der Zahlung mit eigenen oder externen Gutscheinen, wobei der jeweilige Gutscheintyp dem entsprechenden Zentrum (zu dem die bedienende POS-Stelle gehört) zugeordnet werden muss
• Verkauf von Gutscheinen mit VR, KB
• Verwendung der Gutscheinnummer als Kundenidentifikation (Treukarte)

Vertrieb von eigenen Gutscheinen

Der Verkauf von Gutscheinen an der POS-Kasse erfolgt – je nach Konfiguration der Gutscheinart im ERP-System – über folgende Dokumente:

• VR/KB

Die Eingabe eines Gutscheins im Dokument erfolgt über:

• Scannen/Eintragen der Gutscheinnummer
• Auswahl des Gutscheins aus der Artikelliste

Bedingungen der Verwendung von Gutscheinen:

• nur ein einziger Gutschein kann hinzugefügt werden, die Angabe der Anzahl darf nicht geändert werden
• bei Gutscheinen mit einem bestimmten Wert (nicht gleich Null) darf weder der Ausgangspreis geändert noch ein Benutzerrabatt für die Position berechnet werden
• bei Gutscheinen mit einem unbestimmten Wert (Null) kann der Ausgangspreis geändert und einen neuen Preis über die Schaltfläche [Rabatt ändern] festgelegt werden
• Kopfzeilenrabatte gelten nicht für Gutscheine

Sowohl KB/VR-Dokumente als auch Lastschriften, auf welchen der Vertrieb von Gutscheinen erfasst wird, sind aus der Liste der Handelsdokumente heraus verfügbar.

Gutscheine dürfen nicht zu manuellen Korrekturdokumenten hinzugefügt werden.

Erfassung von Gutscheinen bei Lagerumbuchungen (LUB-)

Durch die Verknüpfung der Artikel vom Typ Gutschein mit den entsprechenden Gutscheinarten kann der Benutzer die Anzahl der im Lagerbestand verfügbaren Gutscheine zu verifizieren – damit ist es möglich Gutscheine auf LUB- und LUB+ zu erfassen.
Für LUB- darf nur ein einziger Gutschein über die Eingabe der zugehörigen Nummer erfasst werden.

Gutschein-Zahlungen

Detaillierte Beschreibung der Gutschein-Zahlungen finden Sie hier.

Korrekturdokument

Bei Korrekturen sind die Zahlungen nur über folgende Aktionen möglich:

• Aufladen des eigenen Mehrweg-Gutscheins
• Ausstellen eines neuen eigenen Mehrweg-Gutscheins

Bei Rückgaben wird ein inaktiver, eigener Mehrweg-Gutschein erneut aktiviert und der entsprechende Betrag dem Gutschein wieder gutgeschrieben.

KE-Dokument

Mit dem Gutschein kann auch eine manuelle Einzahlung erfolgen. Diese Option kann sich als nutzbar erweisen, wenn der Kassierer eine ungültige Zahlungsform auswählt. In diesem Fall soll ein KE-Dokument ausgestellt werden.

Auf dem KE-Dokument wird die entsprechende Zahlungsform ausgewählt:

• externer Gutschein – öffnet ein Dialogfenster zur Eingabe von Gutscheinnummer und Gutscheinwert
• eigener Gutschein – öffnet ein Dialogfenster zur Eingabe der Gutscheinnummer

Sobald das Eingabefenster für Gutscheinnummer und das KE-Dokument bestätigt werden, wird der aus dem Beleg resultierende Wert in der Tagesübersicht berücksichtigt.

KA-Dokument

Mit dem Gutschein kann auch eine manuelle Auszahlung erfolgen. In diesem Fall soll ein KA-Dokument ausgestellt werden.

Ein KA-Dokument für eigene Gutscheine wird erstellt, wenn

• ein eigener Mehrweg-Gutschein aufladen wird
• ein neuer eigener Mehrweg-Gutschein ausgestellt wird

Auf dem KA-Dokument wird die entsprechende Zahlungsform ausgewählt:

• Externer Gutschein – öffnet ein Dialogfenster zur Eingabe des Gutscheinwerts
• Eigener Gutschein – öffnet ein Dialogfenster zur Eingabe der Gutscheinnummer

Zahlung mit GS1

Comarch Retail POS unterstützt die Funktion der Zahlung mit Barcode-Gutscheinen in der GS1-128-Struktur. Die Anwendung erkennt korrekt die Gutschein-Nummer, den Typ, den Wert des Gutscheins sowie das Gültigkeitsdatum.

Jede externe Gutscheinnummer ist folgendermaßen definiert:

253|AAAAAAAAABCCCCCCCC|17|YYMMDD|3902|VVVvvv

Das Scannen eines externen Gutscheins mit GS1-Barcode ist in den Zahlungsfenstern der folgenden Dokumente möglich:

• Kassenbeleg
• Ausgangsrechnung
• Anzahlungsrechnung
• Dokumente des Umtauschprozesses (wenn der Wert des Kassenbons/der Rechnung höher ist als der Wert der Korrektur)

Differenz des Kassensaldos für externe Gutscheine

Der Kassenanwender hat die Möglichkeit, KE/KA-Dokumente für eigene Gutscheine zum Tages-/Schichtabschluss bzw. zur Tages-/Schichteröffnung zu erzeugen. Die Funktion ist erst nach der Aktivierung des entsprechenden Parameters im ERP-System verfügbar.

Kundenbezogene Gutscheine

An Comarch-POS-Kassen können personalisierte Gutscheine gesendet werden, die bestimmten Kunden zugeordnet sind. Der Parameter Personalisiert wird bei den Gutscheinarten festgelegt und gibt an, ob Gutscheine dieser Art bestimmten Kunden zugeordnet werden. Dieser Parameter ist in der Anwendung Gutscheinarten des Systems Comarch ERP Enterprise konfigurierbar. Für jede Gutscheinnummer muss ein bestimmter Kunde zugeordnet sein. Daher gilt:

• Beim Einlösen eines bereits erstellten Gutscheins, der einem Kunden im ERP-System zugeordnet ist, wird der Kunde beim Auswählen/Scannen der Gutscheinnummer im Verkaufsdokument überprüft.

• Im Rückgabeprozess wird der Kunde aus dem Quelldokument dem erstellten Gutschein zugeordnet.

In der Kundenkartei ist die Registerkarte Gutscheine (standardmäßig ausgeblendet) verfügbar. Dort werden aktive Gutscheine angezeigt, die als personalisiert gekennzeichnet und mit dem ausgewählten Kunden verbunden sind.

Die Liste der personalisierten Gutscheine enthält folgende Angaben:

• Gutschein-Symbol
• Wert
• Name des Gutscheintyps
• Gültig von
• Gültig bis
• Nummer
• Status – mit folgenden Optionen Aktiv, Inaktiv, Eingelöst und Abgelaufen