Als Inventur wird eine Erfassung vorhandener Lagerbestände bezeichnet. Dieser Vorgang dient dazu, die vorhandenen Bestände aufzunehmen und sie den Buchbeständen gegenüberzustellen.
Über die Schaltfläche [Back office] -> [Inventur] im Hauptmenü können Sie zur Liste der Inventuren navigieren.

Um die Funktion Inventur zu aktivieren, muss der Parameter Aktiviere Inventuren an POS angewählt werden. Der Parameter ist in der Anwendung Customizing → Funktion Comarch Retail POS → Registerkarte Backoffice, Bestand verfügbar.

Die Liste der Inventuren enthält folgende Spalten:

• Nummer
• Inventurart:
  • Jährlich – findet in der Regel einmal jährlich am Jahresende oder zu einem festgelegten Termin statt
  • Fortlaufend – erfolgt regelmäßig, z. B. monatlich, quartalsweise oder fortlaufend je nach Bedarf
• Typ
• Status:
  • Erstellt
  • Geöffnet
  • Geschlossen
  • Rückgemeldet
  • Teilweise rückgemeldet
• Erfassungsdatum
• Inventurdatum
• Abschlussdatum
• Beschreibung

Standardmäßig ausgeblendet:

• Attribute – definierte Attribute dienen der Speicherung zusätzlicher Informationen zu einem Objekt. Im Rahmen der Inventurplanung unterteilen Filialen den Vorgang in Bereiche, denen jeweils bestimmte Mitarbeiter zugewiesen werden, um doppelte Zählungen zu vermeiden. Dies ermöglicht eine zusätzliche Identifikation und Klassifizierung von Dokumenten. Attribute können z. B. vom Typ Text, Zahl, Liste oder Datum sein.

Im oberen Fensterbereich steht dem Benutzer ein Textfilter zur Verfügung, mit dem die Liste nach Inventurnummern und -typen durchgesucht werden kann.

Nach Bedarf können Sie die Suche mit den folgenden Filtern eingrenzen:

• Inventurart
• Typ
• Status
• Erfassungsdatum
• Inventurdatum
• Abschlussdatum

Von der Liste aus können Sie folgende Aktionen durchführen:

• Öffnen der ausgewählten Inventur über den Button [Vorschau]
• Neuladen der Liste über den Button [Aktualisieren]
• Schließen der Liste über den Button [Schließen]
• Öffnen einer Inventur über den Button [Öffnen]. Die Funktion ist nur verfügbar, wenn der Status der Inventur Erstellt ist. Durch Auswahl der Schaltfläche ändert sich der Status auf Geöffnet. Eine Inventur kann nur geöffnet werden, wenn eine aktive Verbindung zum ERP-System besteht.
• Schließen einer Inventur über den Button [Schließen]. Die Funktion ist nur für Inventuren mit Status Geöffnet verfügbar. Eine Inventur kann nur geschlossen werden, wenn zuvor alle Zähllisten geschlossen wurden. Das Schließen der Inventur erfordert eine aktive Verbindung zum ERP-System.
• Anlegen einer Inventur über den Button [Hinzufügen]

Vorschau der Inventur

Klicken Sie nach Auswahl der gewünschten Inventur auf den Button [Vorschau]. Je nach dem Status der angezeigten Inventur können Sie:

• Inventurzählliste drucken
• Inventurzählliste neu laden
• Inventurzählliste öffnen (mit Status Erstellt)
• Inventurzählliste schließen (mit Status Offen)
• Inventurzählliste anzeigen
• Inventurzählliste bearbeiten (mit Status Erstellt)
• Artikel in der ausgewählten Inventurzählliste zählen
• Inventurzählliste löschen (mit Status Erstellt)
• Liste der Rückmeldungen einer Inventurzählliste anzeigen
• Inventur speichern
• Attributwerte des Dokuments einsehen
• Inventur schließen
• eine neue Inventurzählliste hinzufügen. Unter den Optionen zum Anlegen einer neuen Inventurzählliste ist die Schaltfläche [Negative Bestände] verfügbar. Mit dieser Option können Sie zur Inventur Artikel hinzufügen, deren Systemmenge kleiner als deren Fehlmenge ist (unter Berücksichtigung des im Inventurdokument angegebenen Lagers).

Im Vorschaufenster der Inventur werden folgende Spalten angezeigt:

• Inventurzählliste
• Status – verfügbare Optionen:
  • Erstellt
  • Geöffnet
  • Teilweise rückgemeldet
  • Rückgemeldet
  • Abgeschlossen
• Lager
• Erfassungsdatum
• Inventurdatum
• Abschlussdatum
• Artikel – Gesamtanzahl der Inventurzähllistenpositionen

Im oberen Bereich des Fensters befinden sich Filter zur Suche innerhalb der Liste nach Status und Inventurdatum.

Im Vorschaubereich stehen folgende Schaltflächen für Inventurblätter zur Verfügung:

• [Löschen] – angezeigt bei Inventurzähllisten, die noch nicht geöffnet wurden; erfordert Verbindung zum POS Agent und ERP-System
• [Vorschau] – verfügbar für Inventurzähllisten mit dem Status Geschlossen
• [Bearbeiten]
• [Inventurzählliste öffnen] – verfügbar bei Status Erstellt
• [Inventurzählliste schließen] – verfügbar bei Status Rückgemeldet oder Teilweise rückgemeldet
• [Kopieren] – verfügbar für Inventurzähllisten mit dem Status Geschlossen, öffnet die Ansicht der Neuanlage einer Inventurzählliste mit aus der Ursprungszählliste übernommenen Positionen
• [Zählen] – aktiv für nicht geschlossene Inventurzähllisten

Im unteren Bereich stehen zusätzlich folgende Schaltflächen zur Verfügung:

• [Schließen] – schließt die Inventurzählliste und kehrt zum Inventurfenster zurück
• [Drucken]
• [Aktualisieren]
• [Speichern]
• [Inventurzählliste hinzufügen] – erstellt eine neue Inventurzählliste innerhalb der Inventur
• [Öffnen]

Zum Schließen einer Inventurzählliste sind entsprechende Benutzerrechte erforderlich. Dabei gilt Folgendes:

• wenn alle Positionen der Inventurzählliste den Status Geschlossen haben, erscheint folgende Frage:
  Möchten Sie wirklich die ausgewählte Inventurzählliste schließen?
• wenn mindestens eine Position überprüft werden muss, erscheint folgende Meldung: Die ausgewählte Inventurzählliste konnte nicht geschlossen werden – Mindestens eine Position wurde mit Prüfung erforderlich gekennzeichnet.
• Wenn mindestens eine Position den Status Geöffnet hat, ist das Schließen der Inventurzählliste nicht möglich. Es erscheint: Die ausgewählte Inventurzählliste konnte nicht geschlossen werden – mindestens eine der offenen Positionen wurde noch nicht rückgemeldet.
• Wenn mindestens eine Position den Status Erstellt hat, erscheint: Die Inventurzählliste enthält mindestens eine Position, die noch nicht geöffnet wurde. Möchten Sie diese Positionen aus der Inventurzählliste entfernen?
• Wenn mindestens eine Position den Status Rückgemeldet, aber nicht das Kennzeichen Prüfung erforderlich hat, erscheint die folgende Meldung: Die ausgewählte Inventurzählliste enthält mindestens eine zurückgemeldete Position, die noch nicht geschlossen wurde. Möchten Sie die Inventurzählliste mit diesen Positionen schließen?

Erstellung eines Berichts

Vom Dialogfenster der Inventur aus können Sie nach Auswahl der gewünschten Inventurzählliste und der Schaltfläche [Zählen] einen Inventurbericht erstellen.

Im Fenster der zu erstellenden Berichts können Sie

• alle oder ausgewählte Positionen der Inventurzählliste zählen
• eine neue Position hinzufügen

Je nach den Konfigurationseinstellungen im ERP-System kann beim Schließen des Berichts ein Fenster zum Verifizieren der rückgemeldeten und der erwarteten Positionsmengen angezeigt werden.

Mit dem Bericht werden die bei der Inventur ermittelten Abweichungen ausgegeben. Die Ermittlung der Abweichungen erfolgt auf der Grundlage der ordnungsgemäß berechneten Systemmenge unter Berücksichtigung eventueller Fehlmengen. Eine Abweichung liegt vor, wenn die im System erfasste Positionsmenge (Menge – Fehlmenge) mit der rückgemeldeten Menge nicht übereinstimmt.

Im Dokument der Abweichungen können Sie folgende Aktionen durchführen:

• Ausschließen einer Position aus der Liste der zu schließenden Positionen – Button [Ausschließen]
• Ausdrucken des Abweichungsdokuments – Button [Drucken]
• Bestätigung des Abweichungsdokuments – Button [Bestätigen]

Unabhängig davon, ob die neue Inventurzählliste basierend auf Abweichungen von einer anderen Inventurzählliste oder auf andere Weise erstellt wird – werden möglicherweise einige oder alle der ausgewählten Positionen nicht zu der Inventurzählliste hinzugefügt. Je nach der jeweiligen Ausgangslage wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.

Ist POS Agent an der POS-Kasse nicht verfügbar, erscheint die Meldung: Der Artikel kann nicht hinzugefügt werden. Keine Verbindung zum POS Agent.

Bei fehlender Verbindung zur Zentrale bzw. zu beiden Diensten, erscheint die Meldung: Einige Positionen konnten der Inventur nicht hinzugefügt werden.

Ist ein Artikel in einer anderen Inventurzählliste enthalten, die an der POS-Kasse geschlossen, aber noch nicht im ERP-System synchronisiert wurde, erscheint die folgende Meldung: Die Auswertung der letzten Inventur wurde noch nicht abgeschlossen. Versuchen Sie es in wenigen Minuten erneut. Das Gleiche gilt für Inventurzähllisten, die zwar geschlossen und im ERP-System synchronisiert wurden, aber noch nicht vollständig verarbeitet sind.

Für Positionen aus Inventurzähllisten, die durch einen anderen Benutzer im ERP-System oder an der POS-Kasse erfasst wurden, erscheint die Meldung: Einige Artikel konnten nicht hinzugefügt werden, weil sie in einer anderen offenen Inventurzählliste als Positionen erfasst sind.

Zurücksetzen der Fehlmengen nach erfolgter Inventur

Beim Schließen einer Inventurzähllistenposition werden eventuelle Fehlmengen immer auf Null zurückgesetzt. Wird die zu schließende Position in Partien geführt, gilt das Zurücksetzen der Fehlmengen für alle zugehörigen Partien.