Um eine neue Reklamation zu erfassen klicken Sie auf den Button [Hinzufügen] in der Listenansicht der Reklamationen.
Das Formular einer neu zu erfassenden Reklamation enthält folgende Felder:
- Dokument – gibt an, mit welchem Dokument die Reklamation verknüpft werden kann. Eine solche Verknüpfung erstellen Sie über den Button [Mit VR/KB verknüpfen] und die Auswahl eines gewünschten Dokuments aus der Liste der Handelsdokumente. Wurde ein Handelsdokument (Kassenbeleg/Rechnung) ausschließlich für eine Position ausgestellt, wird sie der Reklamation automatisch hinzugefügt. Enthält das Dokument mehrere Artikel, müssen Sie festlegen, welche Positionen in der Reklamation berücksichtigt werden.
- Bearbeitungstermin – Datum der Entscheidung über die Reklamation
- Artikel suchen – eine Funktion zum manuellen Hinzufügen des reklamierten Artikels, wenn keine Zuordnung der Reklamation mit Handelsdokumenten existiert. Es kann sich dabei um ein Dokument handeln, das an einer anderen POS-Kasse erstellt wurde oder im System nicht vorhanden ist.
Eine Reklamation kann folgende Positionen betreffen:
- einen einzigen Artikel
- eine Komponente des Set-Artikels
- einen inaktiven Artikel
- Mangel – die Listeneinträge werden im ERP-System in der Anwendung Customizing definiert
- Mangelentstehung – ein Datum, an dem der Mangel festgestellt wurde
- Forderung – die Listeneinträge werden im ERP-System definiert. Das Feld ist obligatorisch.
- Mangelbeschreibung – liefert eine zusätzliche Bezeichnung des gemeldeten Mangels
Im Fenster der neu zu erfassenden Reklamation sind folgende Schaltflächen verfügbar:
- [Anerkennen] – mit der Option kann die Reklamation direkt nach dem Eingang anerkannt werden. Um die Aktion durchführen zu können, ist eine Berechtigung zum Bearbeiten von Reklamationen erforderlich. Die Berechtigung wird dem Benutzer im ERP-System zugewiesen. Nach der Auswahl der Aktion wird die Reklamation in die Liste mit dem Reklamationsstatus Anerkannt (Status Bestätigt) aufgenommen.
- [Bestätigen] – bestätigt die Reklamation zur weiteren Bearbeitung. Nach der Auswahl der Aktion wird die Reklamation in die Liste mit dem Reklamationsstatus Zur Bearbeitung (Status Bestätigt) aufgenommen. Eine weitere Abwicklung des Reklamationsprozesses erfolgt im ERP-System.
- [Mit VR/KB verknüpfen] – verbindet die neu angelegte Reklamation mit dem Handelsdokument
- [Kunde] – Geschäftspartner, für den die Reklamation ausgestellt wird
- [Bearbeiter] – Information über den Benutzer, der das Dokument bearbeitet
- Rubrik für Reklamationsposition – hier wird eine Miniaturansicht des Artikels, Menge und Preis angezeigt
- [Attribute] – Attribute, die dem Dokumenttyp zugewiesen sind
Im nächsten Schritt können Sie eine Korrektur des betroffenen Handelsdokuments erstellen und anschließend den Reklamationsprozess über die Schaltfläche [Reklamation schließen] erledigen. Daraufhin wird der Reklamationsstatus auf Geschlossen gesetzt.
Hinweis
Reklamationen mit Status Anerkannt/Abgelehnt können geschlossen werden.
HinweisDas Ausstellen einer Korrektur ist optional. Der Benutzer muss selbst entscheiden, ob die Anerkennung der Reklamation eine Korrektur erfordert. Beispielweise ist beim Reparieren eines Artikels ist keine Korrektur erforderlich.
Beispiel
Ein Kunde melden einen Mangel des gekauften Kleidungsstücks. Der Verkäufer prüft die reklamierte Ware und erfasst die Beanstandung im System. Im Hauptmenü wählt er die Schaltfläche [Reklamationen]>[Hinzufügen]. Im Formular der Reklamation sucht er den vom Kunden vorgelegten Kassenbeleg über den Button [Mit VR/KB verknüpfen] aus. In der Reklamation wird die Belegposition aus dem Kassenbeleg automatisch übernommen. Im nächsten Schritt wählt der Kassierer die Art des Mangels aus und fügt ggf. zusätzliche Informationen hinzu. Entsprechend dem Kundenwunsch wählt er die Forderung Reparatur aus und gibt die Bearbeitungsfrist Zwei Wochen an. Zum Schluss bestätigt er den Vorgang mit dem Button [Bestätigen] und druckt eine Kopie des Belegs von der Ebene der Reklamationsliste aus. Die Reklamation wird innerhalb von zwei Wochen erledigt. Wird die vorgebrachte Beanstandung als berechtigt anerkannt, wird die Reparatur des Artikels innerhalb von weiteren drei Wochen erfolgen.