Verwaltung von Mitarbeitern

Mit der Funktion zur Verwaltung von Mitarbeitern können Mitarbeiterkarteien problemlos angelegt werden. Die Funktion wurde für Filialleiter (zuständige Bearbeiter) konzipiert, um sie bei der Erfassung neuer Mitarbeiter zu unterstützen. Ergänzend zur Eingabe von Stammdaten können Rollen und Passwörter neuer Mitarbeiter definiert werden. Mitarbeiter können den ausgewählten Zentren im Rahmen des Unternehmens zugeordnet werden.

Mitarbeiter

Die Kachel [Mitarbeiter] (standardmäßig ausgeblendet) ist im Hauptmenü verfügbar, sofern ihre Sichtbarkeit in der Layoutverwaltung aktiviert wurde.

Im Fenster Mitarbeiter werden die hinzugefügten Mitarbeiter aufgelistet. Mit der Online-Suchfunktion können Mitarbeiter von anderen Zentren anhand von aus dem ERP-System stammenden Daten ausgesucht werden.

Die Mitarbeiterliste besteht aus den folgenden Spalten:

• Anrede
• Vorname
• Nachname
• Kartennummer – Nummer der Mitarbeiterkarte
• Passwortstatus – mögliche Optionen:
  • Abgelaufen – das Datum der Passwortänderung liegt vor dem Tagesdatum
  • Gültig bis – ist ein Ablaufdatum des Passworts vorhanden, wird es neben dem Status angezeigt (gemäß regionalen Einstellungen)
• Verknüpfte Zentren (Rollen) – Name des Zentrums mit der jeweiligen Rolle, z.B.: Hannover (Assistent)
• Enddatum – Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, es gilt für befristete Arbeitsverträge
• Aktiv – gibt an, ob das Mitarbeiterkonto im System aktiviert ist

Im oberen Bildschirmbereich ist ein Textfilter verfügbar, mit dem die Mitarbeiterliste nach Vor-/Nachnamen sortiert werden kann. Die Sortierung kann nach allen verfügbaren Spalten erfolgen. Die Suchergebnisse können Sie bei Bedarf auch über folgende Dropdownfilter eingrenzen:

• Rolle
• Aktiv
• Zentrum

Die Mitarbeiterliste enthält folgende Schaltflächen:

• [Hinzufügen] – öffnet das Dialogfenster zum Erfassen eines neuen Mitarbeiters
• [Vorschau] – Daten des Mitarbeiters im Vorschaumodus
• [Aktualisieren] – lädt die Mitarbeiterliste neu
• [Zentrum zuordnen] – öffnet das Dialogfenster zur Auswahl des Zentrums
• [Aktivieren/Deaktivieren] – ändert den Status des ausgewählten Mitarbeiters. Das Deaktivieren ist nur dann möglich, wenn dem ausgewählten Mitarbeiter ein Zentrum zugeordnet ist, in dem der angemeldete Bearbeiter eine Manager-Rolle hat.
• [Passwort ändern] – öffnet das Dialogfenster zur Änderung des Mitarbeiterpassworts. Das Mitarbeiterpasswort darf nur von einem Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung geändert werden.
• [Schließen] – schließt die Mitarbeiterliste

Erfassen neuer Mitarbeiter

Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, betätigen Sie die Schaltfläche [Hinzufügen]. Daraufhin wird ein Formular geöffnet.

Das Formular enthält erforderliche Eingabefelder

• Vorname
• Nachname
• Geburtsdatum
• Benutzername
• Passwort
• Passwort wiederholen

und zusätzliche Felder

• Anrede
• Kartennummer
• Anfangsdatum – vorgeschlagen wird das Tagesdatum
• Enddatum
• Aktivität – der Parameter ist standardmäßig ausgewählt, somit ist das neu erstellte Mitarbeiterkonto im System aktiv

 Im Formular sind folgende Schaltflächen verfügbar:

• [Zentrum zuordnen] – öffnet das Dialogfenster zur Auswahl des Zentrums, Ausführung der Aktion ist obligatorisch
• [Verknüpfung löschen] – der Button ist aktiv, wenn mindestens ein Zentrum zugeordnet ist. Mit der Aktion können Sie den Mitarbeiter vom Zentrum trennen.
• [Speichern] – Einträge in den Pflichtfelder werden überprüft und nach erfolgreicher Verifizierung gespeichert

Zuordnung des Zentrums

Über die Kachel [Zentrum zuordnen] wird das Dialogfenster Zuordnung zum Zentrum aufgerufen.

Es besteht aus zwei Rubriken:

• Rolle – enthält Schaltflächen mit den im ERP-System definierten Rollen
• Zentren – enthält Schaltflächen mit Zentren, in den der angemeldete Bearbeiter eine Manager-Rolle hat

Hier wählt der Bearbeiter eine Rolle für den neu zu erfassenden Mitarbeiter aus und ordnet ihn einem Zentrum zu. Um die Auswahl zu bestätigen, wird der Button [Bestätigen] gedrückt.

Passwortänderung

Zur Änderung des Mitarbeiterpassworts drücken Sie den Button [Passwort ändern].

In dem darauf geöffneten Fenster Passwort ändern sind folgende Felder auszufüllen:

• Neues Password
• Neues Password wiederholen

Die eingegebenen Daten werden nach den im System definierten Kennwortrichtlinien überprüft, wie z. B. Anforderung zur Verwendung von Sonderzeichen oder mindestens einem Großbuchstaben.

Nach dem erfolgreichen Einrichten eines neuen Passworts wird folgende Meldung angezeigt: Das Passwort wurde erfolgreich geändert.

Im ERP-System ist die Checkbox Ändere Mitarbeiter eines anderen Vertriebskanals verfügbar. Wenn diese abgewählt ist, werden die folgenden Aktionen an der POS-Kasse blockiert:

• Passwort ändern
• Aktivitätsstatus ändern
• Zuordnung zum Zentrum ändern

Mitarbeiter ändern, die nicht demselben Zentrum zugeordnet sind wie der angemeldete Bearbeiter. Beim Versuch eines solchen Mitarbeiters zu bearbeiten, wird an des POS-Kasse die folgende Meldung angezeigt: Die Aktion kann nicht ausgeführt werden – der ausgewählte Mitarbeiter arbeitet in einem anderen Zentrum.