Als Inventur wird eine Erfassung vorhandener Lagerbestände bezeichnet. Dieser Vorgang dient dazu, die vorhandenen Bestände aufzunehmen und sie den Buchbeständen gegenüberzustellen.
Über die Schaltfläche [Back office] -> [Inventur] im Hauptmenü können Sie zur Liste der Inventuren navigieren.

Die Liste der Inventuren enthält folgende Spalten:

• Nummer
• Inventurart:
  • Jährlich
  • Fortlaufend
• Typ
• Status:
  • Erstellt
  • Geöffnet
  • Geschlossen
  • Rückgemeldet
  • Teilweise rückgemeldet
• Erfassungsdatum
• Inventurdatum
• Abschlussdatum
• Beschreibung

Im oberen Fensterbereich steht dem Benutzer ein Textfilter zur Verfügung, mit dem die Liste nach Inventurnummern und -typen durchgesucht werden kann.

Nach Bedarf können Sie die Suche mit den folgenden Filtern eingrenzen:

• Inventurart

Von der Liste aus können Sie folgende Aktionen durchführen:

• Öffnen der ausgewählten Inventur über den Button [Vorschau]
• Neuladen der Liste über den Button [Aktualisieren]
• Schließen der Liste über den Button [Schließen]
• Öffnen einer Inventur über den Button [Öffnen]. Die Funktion ist nur für Inventuren mit Status Erstellt verfügbar.
• Schließen einer Inventur über den Button [Schließen]. Die Funktion ist nur für Inventuren mit Status Geöffnet verfügbar.
• Anlegen einer Inventur über den Button [Hinzufügen]

Vorschau der Inventur

Klicken Sie nach Auswahl der gewünschten Inventur auf den Button [Vorschau]. Je nach dem Status der angezeigten Inventur können Sie:

• Inventurzählliste ausdrucken
• Inventurzählliste neu laden
• Inventur öffnen
• eine neue Inventurzählliste hinzufügen. Unter den Optionen zum Anlegen einer neuen Inventurzählliste ist die Schaltfläche [Negative Bestände] verfügbar. Mit dieser Option können Sie zur Inventur Artikel hinzufügen, deren Systemmenge kleiner als deren Fehlmenge ist.
• neue Inventurzählliste hinzufügen
• Inventur speichern
• ausgewählte Inventurzählliste löschen
• ausgewählte Inventurzählliste bearbeiten
• Artikel in der ausgewählten Inventurzählliste zusammenzählen

Erstellung eines Berichts

Vom Dialogfenster der Inventur aus können Sie nach Auswahl der gewünschten Inventurzählliste und der Schaltfläche [Zählen] einen Inventurbericht erstellen.

Im Fenster der zu erstellenden Berichts können Sie

• alle oder ausgewählte Positionen der Inventurzählliste zählen
• eine neue Position hinzufügen

Je nach den Konfigurationseinstellungen im ERP-System kann beim Schließen des Berichts ein Fenster zum Verifizieren der rückgemeldeten und der erwarteten Positionsmengen angezeigt werden.

Mit dem Bericht werden die bei der Inventur ermittelten Abweichungen ausgegeben. Die Ermittlung der Abweichungen erfolgt auf der Grundlage der ordnungsgemäß berechneten Systemmenge unter Berücksichtigung eventueller Fehlmengen. Eine Abweichung liegt vor, wenn die im System erfasste Positionsmenge (Menge – Fehlmenge) mit der rückgemeldeten Menge nicht übereinstimmt.

Im Dokument der Abweichungen können Sie folgende Aktionen durchführen:

• Ausschließen einer Position aus der Liste der zu schließenden Positionen – Button [Ausschließen]
• Ausdrucken des Abweichungsdokuments – Button [Drucken]
• Bestätigung des Abweichungsdokuments – Button [Bestätigen]

Unabhängig davon, ob die neue Inventurzählliste basierend auf Abweichungen von einer anderen Inventurzählliste oder auf andere Weise erstellt wird – werden möglicherweise einige oder alle der ausgewählten Positionen nicht zu der Inventurzählliste hinzugefügt. Je nach der jeweiligen Ausgangslage wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.

Ist POS Agent an der POS-Kasse nicht verfügbar, erscheint die Meldung: Der Artikel kann nicht hinzugefügt werden. Keine Verbindung zum POS Agent.

Bei fehlender Verbindung zur Zentrale bzw. zu beiden Diensten, erscheint die Meldung: Einige Positionen konnten der Inventur nicht hinzugefügt werden.

Ist ein Artikel in einer anderen Inventurzählliste enthalten, die an der POS-Kasse geschlossen, aber noch nicht im ERP-System synchronisiert wurde, erscheint die folgende Meldung: Die Auswertung der letzten Inventur wurde noch nicht abgeschlossen. Versuchen Sie es in wenigen Minuten erneut. Das Gleiche gilt für Inventurzähllisten, die zwar geschlossen und im ERP-System synchronisiert wurden, aber noch nicht vollständig verarbeitet sind.

Für Positionen aus Inventurzähllisten, die durch einen anderen Benutzer im ERP-System oder an der POS-Kasse erfasst wurden, erscheint die Meldung: Einige Artikel konnten nicht hinzugefügt werden, weil sie in einer anderen offenen Inventurzählliste als Positionen erfasst sind.

Zurücksetzen der Fehlmengen nach erfolgter Inventur

Beim Schließen einer Inventurzähllistenposition werden eventuelle Fehlmengen immer auf Null zurückgesetzt. Wird die zu schließende Position in Partien geführt, gilt das Zurücksetzen der Fehlmengen für alle zugehörigen Partien.