Einleitung

Die in Comarch Mobile erstellten Außendienstbesuche können in Comarch ERP Enterprise importiert und angezeigt werden. Somit erhält der Benutzer von CEE den Zugriff auf die Basisdaten der geplanten Kundenbesuche. Mit dem Tool zur Datensynchronisation in Microsoft Outlook können Außendienstler ihre Aktivitäten zwischen Comarch ERP Enterprise und Microsoft Outlook austauschen.

In die Zentrale können folgende Außendienstbesuche importiert werden:

• mit Status Bestätigt
• mit Ausführung zu einem künftigen Zeitpunkt
• mit Partner/Kunden, der in der Zentrale verfügbar ist

Diese Funktion ist nur für diejenigen Außendienstler verfügbar, die gleichzeitig CEE-Benutzer sind. Detaillierte Informationen über die Erfassung von Mitarbeitern in CEE finden Sie HIER.

Es ist zu beachten, dass zuerst die Hintergrundanwendung Kunden importieren und anschließend BUS: Import von Aktivitäten ausgeführt werden soll. Alternativ kann die Anwendung BUS Datenimport gestartet werden, mit der die jeweiligen Importvorgänge in der entsprechenden Reihenfolge eingeleitet werden.

Konfiguration von Comarch ERP Enterprise für Import von Aktivitäten aus Comarch Mobile

Schritt 1.

Zu der Supportauslieferung für den Adapter Comarch ERP Integration BUS wurde die Aktivitätsdefinition ibus.AppointmentSynchronize hinzugefügt. Somit kann die Definition in das System automatisch importiert werden. Aktivieren Sie die Aktivitätsdefinition in der Anwendung Aktivitätsdefinitionen über den Button . Abschließend speichern Sie die Änderungen mit dem Button .

Um eine ordnungsgemäße Synchronisation zu gewährleisten, liefert die Vorlage der Aktivitätsdefinition ibus.appointmentsynchronize folgende Daten zum Kundenbesuch: Nummer und Name, Start- und Enddatum, Priorität, Kunde und Kundenadresse, Status und Beschreibung.

Schritt 2.

Um die Funktion nutzen zu können, muss der Außendienstler über Benutzerrechte für CEE verfügen. Für CEE-Benutzer, die den Import von Aktivitäten in die Zentrale durchführen, soll die Funktion Vertreter in der Anwendung Partner aktiviert werden. Detaillierte Informationen über die Erfassung von Mitarbeitern und deren Zuordnung zu Vertriebskanälen finden Sie HIER.

Import von Kundenbesuchen in Comarch ERP Enterprise

Mithilfe der Hintergrundanwendung BUS: Import von Aktivitäten können Außendienstbesuche aus Comarch Mobile in Comarch ERP Enterprise importiert werden. Detaillierte Informationen über den Datenimport finden Sie HIER.

Vorschau der aus Comarch Mobile importierten Kundenbesuche

Mit den Anwendungen Cockpit: Aktivitäten/OLTP-Datenbank und Aktivitäten können Sie Aktivitäten über deren Basisinformationen abfragen.

Cockpit: Aktivitäten/OLTP-Datenbank

Mit der Anwendung Cockpit: OLTP-Datenbank können Sie sich einen Überblick über die erfassten Aktivitäten verschaffen und ausgewählte Einträge in Datei exportieren.

Die Anwendung besteht aus einem Abfragebereich, in dem Abfragefelder abgelegt werden, und einem Arbeitsbereich, in dem die abgefragten Aktivitäten angezeigt werden.
Welche Informationen zu einer Aktivität angezeigt werden, können Sie selbst bestimmen. Um eine Aktivität auf verschiedene Weise mit unterschiedlichen Informationen zu betrachten, können mehrere Ansichten erstellt werden. Die in der Tabelle des Arbeitsbereichs angezeigten Aktivitäten können eingesehen, sortiert oder exportiert werden.

Anwendung Aktivitäten

Mit der Anwendung Aktivitäten können Sie detaillierte Daten von importierten Kundenbesuchen anzeigen. Die Anwendung besteht aus einem Identifikationsbereich, der die Daten, die eine Aktivität eindeutig identifizieren, sowie weitere allgemeine Informationen zur Aktivität enthält. Im Arbeitsbereich werden in mehreren Karteireitern die Einstellungen für eine Aktivität vorgenommen und weitere Daten zur Aktivität angezeigt. Der Betreff fasst in einem kurzen Text die auszuführende Tätigkeit zusammen: Nummer und Name der Aktivität.

Unter dem Karteireiter Allgemeines werden folgende Informationsfelder angezeigt:

• Beginnzeitpunkt – in diesem Feld wird der Beginnzeitpunkt des Bearbeitungszeitraumes angezeigt.
• Endzeitpunkt – in diesem Feld wird der Endzeitpunkt des Bearbeitungszeitraumes angezeigt.
• Priorität und Kategorie – die Felder werden mit den Angaben aus der Aktivitätsdefinition ibus.appointmentsynchronize automatisch vorbelegt
• Bezeichnung – in diesem Feld werden folgende Informationen automatisch eingefügt: Kunde, Kundenadresse, Status des Kundenbesuchs und Beschreibung – diese Daten stammen aus dem Vermittlungsmechanismus, in dem die Daten aus Comarch Mobile aufbewahrt werden.

Unter dem Kartereiter Ergebnisse finden Sie folgende Informationen:

• Erledigt am – das Datum und die genaue Uhrzeit, an dem der Kundenbesuch in Comarch Mobile als erledigt gemeldet wurde.
• Erledigt durch – der Benutzer, der den Kundenbesuch erledigt hat.

Unter dem Kartereiter Verknüpfungen werden Informationen über den betreffenden Kunden angezeigt.

Unter dem Kartereiter Aufgaben werden Informationen über den betreffenden Mitarbeiter angezeigt.

Kundenbesuche können in Comarch ERP Enterprise folgende Status annehmen:

Verspätet – der Bearbeitungszeitraum der Aktivität wird überschritten und die Aktivität soll nicht eskaliert werden
Geplant – die Aktivität hat den Bearbeitungszeitraum nicht erreicht Alle Aufgaben haben den Status „Geplant“
Erledigt – die Aktivität wurde ausgeführt
Unbearbeitet erledigt – die Aktivität wurde absichtlich ohne Bearbeitung abgeschlossen

Sonstige Status aus Comarch Mobile werden unter dem Karteireiter Allgemeines in der Rubrik Text angezeigt.

Beispielszenario für Synchronisieren und Anzeigen der Kundenbesuche in CEE

1. Erfassung eines neuen, bestätigten Kundenbesuchs in Comarch Mobile Management mit einem in der Zukunft liegenden Leistungsdatum

2. Import des Kundenbesuchs mithilfe der Hintergrundanwendung BUS: Import von Aktivitäten

3. Auswahl des Kundenbesuchs in der Anwendung Aktivitäten

4. Ausführung und Synchronisierung des Kundenbesuchs in Comarch Mobile Sale

5. Erneuter Import der Aktivitäten in CEE mithilfe der Hintergrundanwendung BUS: Import von Aktivitäten

6. Aktualisieren der Anwendung Aktivitäten oder Ausfiltern des Kundenbesuchs

Konfiguration von Comarch ERP Enterprise und Microsoft Outlook für das Synchronisieren von Aktivitäten

Die Installation und Konfiguration der Erweiterung Microsoft Outlook connection APP und des Plug-Ins Microsoft Outlook erlaubt es Ihnen, das System Comarch ERP Enterprise mit Microsoft Outlook zu verbinden. Dadurch werden die in Microsoft Outlook neu erfassten Aktivitäten und eventuelle nachträgliche Änderungen mit Comarch ERP Enterprise synchronisiert. In Comarch Mobile erfasste Kundenbesuche können auch in den Microsoft Outlook-Kalender des Außendienstlers importiert werden.

Hinweis

Schritt 1.

Öffnen Sie das Programm NINUS und suchen Sie mithilfe der Anwendung Supportauslieferungen abfragen nach der entsprechenden Version der Erweiterung Microsoft Outlook connection APP, die mit dem von Ihnen verwendeten Release von Comarch ERP Enterprise kompatibel ist.

Laden Sie die Erweiterung herunter und installieren Sie diese.

Schritt 2.

Nach der Installation der Erweiterung in Comarch ERP Enterprise suchen Sie in NINUS nach der Nummer des Plug-Ins für Microsoft Outlook. Anschließend downloaden und installieren Sie das Plug-in. Der gesamte Prozess der Installation verläuft automatisiert.

Schritt 3.

Öffnen Sie die CEE-Anwendung Aktivitäten-Synchronisationseinstellungen und wählen Sie aus der Symbolleiste die Aktion [Neu] aus. Dann geben Sie die Datumsangaben für Start und Ende der Synchronisierung von Aktivitäten zwischen CEE und Microsoft Outlook ein.

Unter dem Tab Kalendereinträge füllen Sie die Felder Startzeit und Endzeit für das Synchronisieren von Aktivitäten des Typs Kundenbesuchs aus. Die restlichen Angaben sind nicht obligatorisch.

Unter dem Tab Aufgaben füllen Sie ebenfalls die Felder Startzeit und Endzeit aus. Diese Angaben beziehen sich auf das Synchronisieren von Aktivitäten des Typs Aufgabe. Die restlichen Angaben sind nicht obligatorisch.

Speichern Sie Ihre Eingaben mit dem Button .

Schritt 4.

Nach dem erfolgreichen Installieren des Plug-ins und erneuten Starten von Microsoft Outlook ist in der oberen Symbolleiste der zusätzliche Karteireiter Add-Ins mit den folgenden Optionen verfügbar:
Comarch ERP Enterprise: Comarch ERP Enterprise synchronization settings
Comarch ERP Enterprise: Synchronize appointments and tasks
Comarch ERP Enterprise: Synchronize address books

Öffnen Sie über den Button den neuen Dialog Comarch ERP Enterprise synchronization settings und legen Sie folgende Angaben fest:

Tab Connection settings

• Certificate – Dropdown-Liste mit installierten Zertifikaten. Wählen Sie aus der Liste ein CEE-Zertifikat, das Sie vom Administrator des Systems empfangen haben.
• Server address – Textfeld (obligatorisch). Geben Sie eine Server-Adresse ein und wählen Sie die Option Connect, um die Verbindung zu überprüfen.
• Database – Liste der OLTP-Datenbanken, die in dem angeschlossenen System verfügbar sind. Wählen Sie aus der Liste die gewünschte Datenbank aus.

• Database – Feld zum Auswählen der Datenquelle, aus der Aktivitäten importiert werden
• Calendar – Name des Kalenders, in dem die aus CEE herunter- und in CEE hochgeladenen Einträge abgelegt werden sollen. Sie können auch einen zuvor in Microsoft Outlook erstellten Kalender auswählen.
• Transfer to Comarch ERP Enterprise – Standard-Funktion zum Exportieren von Aufgaben aus Microsoft Outlook
• Text priority – Funktion zum Festlegen der Priorität der synchronisierten Daten. Nach der Auswahl der Option Comarch ERP werden die in Microsoft Outlook manuell bearbeiteten Daten mit den Daten aus CEE überschrieben.

Import von Kundenbesuchen in Microsoft Outlook-Kalender

Mit der Funktion Synchronize unter Comarch ERP Enterprise synchronization settings oder über die Schaltfläche [Synchronize appointments and tasks] unter dem Tab Add-ons können Aktivitäten zwischen Comarch ERP Enterprise und Microsoft Outlook synchronisiert werden. In Comarch Mobile erfasste und in CEE importierte Kundenbesuche werden im Microsoft Outlook-Kalender ebenfalls angezeigt.

Anzeige der aus Comarch Mobile importierten Kundenbesuche in Microsoft Outlook

Vom Microsoft Outlook-Kalender aus haben Sie Zugriff auf die Kundenbesuche.

Mit einem Doppelklick auf den ausgewählten Kundenbesuch wird die Vorschau des Elements geöffnet. Siehe Abbildung unten:

Beispielszenario für Synchronisieren und Anzeigen der Kundenbesuche in Microsoft Outlook

1. Erfassung eines neuen, bestätigten Kundenbesuchs in Comarch Mobile Management mit einem in der Zukunft liegenden Leistungsdatum

2. Import des Kundenbesuchs mithilfe der Hintergrundanwendung BUS: Import von Aktivitäten

3. Auswählendes Kundenbesuchs in der Anwendung Aktivitäten

4. Synchronisierung des Kundenbesuchs in Microsoft Outlook

5. Auswahl des Kundenbesuchs in Microsoft Outlook

6. Synchronisierung und Ausführung des Kundenbesuchs in Comarch Mobile Sale

7. Erneute Synchronisierung des Kundenbesuchs in Comarch Mobile Management und CEE

8. Erneute Synchronisierung und Anzeigen des Kundenbesuchs in Microsoft Outlook.