In der Registerkarte [Besuchsvorlagen] sind Optionen zur Erstellung und Bearbeitung von Besuchsvorlagen verfügbar.

Die Besuchsvorlagen sind Muster, nach denen Kundenbesuche gestaltet werden. Die Vorlagen dienen der genauen Festlegung von Besuchselementen, die vom Handelsvertreter zu ergänzen sind: i.e. Durchführung einer Kundenumfrage, Erstellen eines Dokuments oder Hinzufügen von Informationen über die Fahrt.

Die Liste der Vorlagen enthält folgende Informationen:

• Vorlagenname
• Elemente – Bezeichnung der zugehörigen Elemente in der Reihenfolge der Erfassung in der Vorlage
• Status – zeigt, ob die Vorlage aktiv ist
  • Ist die Vorlage aktiv, wird sie mit gekennzeichnet
  • Ist die Vorlage inaktiv, wird sie mit gekennzeichnet

Für jede Vorlage des Kundenbesuchs ist ein Kontextmenü mit den folgenden Optionen verfügbar:

• Bearbeiten – Option zur Modifizierung der Vorlage
• Kopieren – Option zum Duplizieren der Vorlage

Die Liste der Besuchsvorlagen kann mit der Suchfunktion [Vorlagen suchen] sortiert werden.

Hinzufügen einer neuen Vorlage

Über den Button [Vorlage hinzufügen] in der oberen rechten Fensterecke können Sie eine neue Vorlage anlegen.

Dies erfolgt in drei Schritten:

• Vorlagenparameter
• Auswahl der Elemente
• Zuordnung zu Mitarbeitern

Vorlagenparameter

Im ersten Schritt stellen Sie die grundlegenden Parameter der Besuchsvorlage ein:

• Vorlagentitel (erforderlich)
• Vorlagencode (erforderlich)
• Vorlagentyp – öffnet eine aufklappbare Liste mit verfügbaren Werten
• Aktiv – Schieberegler zur Aktivierung der Vorlage
• Ganztägiger Besuch – ein Schieberegler, mit dem ganztägige Besuche aktiviert werden. Bei nicht ganztägigen Besuchen können Sie zusätzlich die genaue Dauer des Besuchs festlegen, indem Sie das Feld [Dauer] anklicken und die gewünschten Zeitangaben auswählen.
• Vorlagenbeschreibung – Feld zum Hinzufügen einer Beschreibung

Auswahl der Elemente

Im nächsten Schritt werden auszuführende Besuchselemente der neuen Vorlage zugewiesen. Um ein Element der Vorlage hinzuzufügen, wählen Sie die Option [Elemente hinzufügen] aus.

Das daraufhin geöffnete Fenster [Elemente der Vorlage hinzufügen] enthält die Filteroption [Elemente suchen], mit der die aufgelisteten Elemente nach Namen gefiltert werden. Das Fenster enthält folgende Informationen:

• Name des Elements
• Art – Art des Elements. Verfügbare Arten von Elementen: Dokumenterfassung, Fahrt und Sonstige
• Zusätzliche Info – die im ersten Schritt hinzugefügte Beschreibung der Vorlage
• Erforderlich – zeigt, ob das ein Pflichtelement ist

Es ist eine Mehrfachauswahl möglich. Nach der Auswahl des Kontrollkästchens für gewünschte Elemente betätigen Sie den Button [Hinzufügen], um die Elemente der Vorlage hinzuzufügen.

Nachdem die Elemente der Besuchsvorlage bereits zugeordnet sind, werden sie mit dem Status der Erforderlichkeit angezeigt. Mit der Option [Elemente hinzufügen] können Sie weitere Vorlagen-Elemente hinzufügen. Um ein hinzugefügtes Element zu entfernen, klicken Sie auf den Button auf der rechten Zeilenseite des gewünschten Besuchselements.

Zuordnung der Mitarbeiter

Im letzten Schritt können Sie die zuständigen Mitarbeiter zuordnen. Hierfür wählen Sie die Schaltfläche [Mitarbeiter zuweisen] aus. Nachdem die Mitarbeiter der Besuchsvorlage bereits zugeordnet sind, werden sie mit dem Status der Erforderlichkeit angezeigt. Mit der zusätzlichen Option [Mitarbeiter hinzufügen] können Sie der Besuchsvorlage weitere Mitarbeiter zuordnen. Nur Mitarbeiter, die der Vorlage zugeordnet sind, können einen Kundenbesuch anhand dieser Vorlage planen.

Die Mitarbeiterliste enthält folgende Informationen:

• Mitarbeiter – vollständiger Vor- und Nachname bzw. Kurzname des Mitarbeiters
• Ort – Ort, der in der Mitarbeiterkartei angegeben wurde

Im Feld [Mitarbeiter suchen] können Sie die Liste nach Vor-, Nachnamen, Kurznamen und Ort filtern.

Zusätzlich können Sie den Filter Region verwenden:

• Region – eine Funktion zur Suche nach Mitarbeitern, die der bestimmten Region zugewiesen sind. Die Liste der Regionen wird als eine alphabetisch geordnete Baumstruktur angezeigt. Nach der Eingabe eines gewünschten Regionnamens im Feld Suchen oder nach der Auswahl einer Region aus der Liste der verfügbaren Regionen/Unterregionen wird die Liste entsprechend sortiert.

Um einen Mitarbeiter zu entfernen, wählen Sie die Option X auf der rechten Zeilenseite des betreffenden Mitarbeiters aus.

Bearbeitung der Vorlage

Die Bearbeitung der erfassten Vorlage erfolgt über die Option [Bearbeiten] im Kontextmenü. Das Bearbeiten einer bestehenden Vorlage ist analog zum Anlegen einer neuen Vorlage.

Kopieren der Vorlage

Nach Auswahl der Option [Kopieren] im Kontextmenü wird das Fenster zum Anlegen einer neuen Vorlage geöffnet. Die meisten Parameter werden aus der Quellvorlage automatisch übernommen, ausgenommen Vorlagentitel und -code.