Um einen Kundenbesuch zu planen, wählen Sie den Button [+ Neue Aktivität] in der Liste der Aktivitäten aus.

Das Planen eines Besuchs können Sie auf zweierlei Weise beginnen:

• Mit Auswahl der Geschäftspartner
• Mit der Karte

Planen mit Auswahl der Geschäftspartner

Das Planen mit Auswahl der Geschäftspartner umfasst die folgendem Schritte:

1. Auswahl der Geschäftspartner
2. Auswahl der Besuchsvorlage
3. Konfiguration der einzelnen Kundenbesuche
4. Auswahl des Betreuers
5. Zusammenfassung

Schritt 1. – Auswahl der Geschäftspartner

Nach Auswahl der Option Mit Auswahl der Geschäftspartner wird der erste Schritt des Planungsformulars angezeigt. Der Benutzer wählt die Kunden aus, für die die Aktivität geplant wird.

Sie können die Liste einschränken, indem Sie die Suchfunktion in der Kopfzeile verwenden:

• Geschäftspartner suchen – Textfeld zur Suche nach Namen und Ort des Kunden
• Region – Textfeld zur Suche nach der Region des Kunden. Die Liste der Regionen wird in Form eines Strukturbaums in alphabetischer Anordnung angezeigt. Über die Eingabe einer bestimmten Zeichenfolge im Suchfeld können Sie die Liste auf die Datensätze beschränken, die den eingegebenen Text enthalten. Sie können aber auch die gewünschten Elemente aus der angezeigten Liste aller Regionen und Unterregionen auswählen.
• Letzte Aktivität – Auswahlliste mit folgenden Werten:
  • Vor mehr als 5 Tagen
  • Vor mehr als einer Wochen
  • Vor mehr als zwei Wochen
  • Vor mehr als einem Monat
  • Anderes Datum

Die Auswahl des Geschäftspartners erfolgt durch die Aktivierung der zugehörigen Checkbox.

Nach der Auswahl eines Geschäftspartners wird die betreffende Zeile in Blau hervorgehoben und der Button [Ausgewählt] mit der Anzahl der markierten Geschäftspartner angezeigt.

Nach dem Anklicken des Buttons [Ausgewählt] wird das Fenster Ausgewählte Geschäftspartner mit der Liste der zuvor markierten Kunden geöffnet. Sie können die Liste der ausgewählten Kunden entsprechend modifizieren:

•  – löscht einen Kunden
• – löscht alle ausgewählten Kunden

Die Kundenliste enthält folgende Angaben:

• Geschäftspartnername
• Geschäftspartneradresse – Straße, Hausnummer, Wohnnummer, Ort
• Letzter Besuch – Vor- und Nachname des Mitarbeiters, Name der Besuchsvorlage.

Die vorgenommenen Änderungen bestätigen Sie mit dem Button [Speichern].

Über den Button [Abbrechen] verwerfen Sie die Änderungen und kehren zu der vorherigen Ansicht zurück .

Schritt 2. – Auswahl der Vorlage

Über die Option Weiter navigieren Sie zum zweiten Schritt des Planungsformulars Vorlage auswählen. Dort können Sie eine der verfügbaren Besuchsvorlagen auswählen oder einen benutzerdefinierten Besuch erstellen: Option Besuch ohne Vorlage erstellen.

Verfügbare Filterfunktion: Vorlagen suchen – Textfeld zur Suche der Besuchsvorlagen nach Vorlagennamen.

Für die Besuchsvorlagen werden folgende Daten angezeigt:

• Name – Name der Besuchsvorlage
• Dauer – Besuchsdauer, die in der Vorlage festgelegt ist

Nach dem Anklicken der ausgewählten Vorlage erscheint eine Information über die verfügbaren Besuchselemente und Schaltflächen für Auswahl und Anpassung der Vorlage.

Als Standard werden die ersten zwei zugehörigen Besuchselemente sichtbar. Sind für die Vorlage mehrere Elemente verfügbar, wird unter der Aufzählung die Information + [Anzahl der weiteren Elemente] weitere angezeigt.

Nach der Auswahl der Option Besuch ohne Vorlage erstellen, wird ein Fenster mit den einzustellenden Besuchsparametern geöffnet (leeres Formular).

Über den Button Auswählen wechseln Sie zum nächsten Schritt: Konfiguration des Besuchs.

Nach der Auswahl der Option Anpassen wird ein Fenster der Vorlagenanpassung geöffnet.

Im Fenster Anpassen der Vorlage [Name der Vorlage] können Sie die ausgewählte Besuchsvorlage bearbeiten.

Folgende Angaben können bearbeitet werden:

• Titel des Besuchs – das Feld ist erforderlich. Der Name wird aus der ausgewählten Besuchsvorlage übernommen.
• Besuchstyp – der Wert wird aus dem Typ der Besuchsvorlage übernommen

Datum des Besuchs – Datum, das für alle hinzufügenden Besuche festgelegt wird. Als Standard wird das Tagesdatum angezeigt.

• Startpunkt – Startpunkt der Route:
  • Zuhause (Adresse) – Wohnadresse des Mitarbeiters (Standard)
  • Auf Karte markieren – ausgewählter Punkt auf der Karte

• Besuch wiederholen – Schieberegler zur Einstellung der Wiederholungsoption. Nach der Aktivierung dieser Option können Sie festlegen, wie oft und an welchen Tagen der Besuch wiederholt werden soll. Mit dem Parameter Alle Besuche im Zyklus sind bestätigt können Sie festlegen, ob der Besuch als bestätigt oder als unbestätigt dupliziert werden soll.
• Ganztägiger Besuch – Schieberegler zur Einstellung des ganztägigen Besuchs. Nach der Aktivierung des Parameters wird das Feld Dauer ausgegraut.
• Bestätigter Besuch – Schieberegler zur Statuseinstellung des anzulegenden Besuchs – bestätigt oder nicht bestätigt
• Notiz für Mitarbeiter – Feld zur Eingabe einer Beschreibung des geplanten Besuchs; max. 200 Zeichen zulässig.

In der Rubrik Anpassen der Vorlagenelemente werden Elemente des Besuchsvorlage angezeigt – Name, Beschreibung und Erforderlichkeit.

Hier können Sie folgende Aktionen ausführen:

• Hinzufügen eines neuen Elements der Besuchsvorlage: über die Option [+Hinzufügen] wird das Fenster [Elemente der Vorlage hinzufügen] geöffnet.
• Löschen des Elements der Besuchsvorlage: mit dem Button Löschen können Sie das ausgewählte Vorlagenelement entfernen.
• Festlegen, ob das bestimmte Element obligatorisch ist.

Nach dem Ausfüllen aller Felder navigieren Sie über den Button Weiter zum nächsten Schritt Konfiguration einzelner Besuche.

Schritt 3. – Konfiguration einzelner Besuche

Im Fenster Konfiguration einzelner Besuche können Sie Besuche für ausgewählte Kunden anpassen.

Im linken Fensterbereich werden die Kunden angezeigt, die dem Besuch zugeordnet sind.

• Kundenname
• Kundenadresse

Der erste Kunde aus der Liste ist die Standardauswahl. Im linken Fensterbereich ist die Bearbeitung des zugehörigen Besuchs möglich. Dort können Sie eine andere Besuchsvorlage auswählen – Button [Andere auswählen]

• Die angezeigten Felder entsprechen den bei der Anpassung der Besuchsvorlage verfügbaren Feldern. Zusätzliche Felder:
  • Kopieren des Besuchs nicht zulassen – mit Aktivierung des Parameters wird der Besuch als einmaliger Besuch definiert
  • An Mobile senden – bestimmt, ob der Besuch in die Anwendung Comarch Mobile hochgeladen werden soll
  • Auswahl der Geschäftspartneradresse – als Standard wird die Hauptadresse des Kunden angezeigt, wobei andere Adressen ausgewählt werden können, sofern sie im ERP-System definiert sind:

• Dropdown-Liste mit definierten Geschäftspartneradressen

Nach dem Ausfüllen aller Felder navigieren Sie über den Button Weiter zum nächsten Schritt

Schritt 4. – Auswahl des Betreuers

Das Fenster enthält Informationen über Betreuer, für die Besuche geplant werden. Als Standard wird die Liste der bevorzugten Betreuer mit größter Erfahrung angezeigt, die keine anderen Verpflichtungen an dem bestimmten Tag haben (Datum, das beim Erstellen der Aktivität festgelegt wurde).

Zusätzlich wird geprüft, ob der jeweilige Mitarbeiter über den Zugriff auf die im vorherigen Schritt ausgewählten Vorlagen verfügt. Ist das nicht der Fall, wird der Mitarbeiter in der Liste nicht angezeigt.

Die Liste der Betreuer enthält folgende Angaben:

• Mitarbeiter – Vor- und Nachname oder Kurzname des Mitarbeiters
• Geplante Besuche – Anzahl der bereits existierenden Besuchen des Mitarbeiters, wobei das geplante Datum dem Datum der geplanten Aktivität entspricht
• Routezeiten – Vorschlagswerte für Uhrzeiten der neuen Besuche
  • Beliebig – der Mitarbeiter hat keine für diesen Tag geplanten Besuche
  • Zeitraum – den ersten verfügbaren Termin des Mitarbeiters an diesem Tag unter Berücksichtigung der Dauer des aktuell definierten Besuchs
  • Keine verfügbaren Termine – für den Mitarbeiter wurde der ganze Tag voll geplant und es besteht keine Möglichkeit, weitere Aktivitäten zu planen
• Erfahrung – Gesamtzahl aller von dem Mitarbeiter erledigten Besuche

Mit der Suchfunktion [Betreuer suchen] können Sie die Liste nach Vor-/Nach-/Kurznamen filtern.

Bestätigen Sie Ihre Wahl mit dem Button [Auswählen]. Daraufhin wird die Zeile des Mitarbeiters in Blau hervorgehoben und die Option Weiter aktiviert.

Schritt 5. – Zusammenfassung

Nach der Auswahl des Betreuers werden die Route-Details im Schritt 5. Zusammenfassung präsentiert:

• Startpunkt der Route – ausgewählter Startpunkt
• Fahrt – Dauer der Fahrt, Kilometerangabe
• Geplante Startzeit des Besuchs
• Name des für den Besuch ausgewählten Kunden:
  • Status des Besuchs: Bestätigt / Nicht bestätigt
  • Besuchstyp
  • Dauer
  • Besuch wiederholen – Information, ob der Besuch wiederholt wird

Im Fester Zusammenfassung können Sie die vorgeschlagene Route umplanen:

• Reihenfolge der geplanten Kundenbesuche ändern
• Kundenbesuch über die Option [Löschen] entfernen. Vor dem Löschvorgang erscheint noch eine Sicherheitsfrage.

Die bereits im System geplanten Besuche, die durch das Hinzufügen/Anpassen weiterer Besuche neu geplant wurden, werden mit einer in Rot angezeigten Meldung präsentiert: Besuch früher geplant – Im Tagesplan verlegt.

Nach der Auswahl der Option Besuche anlegen werden Kundenbesuche auf der Grundlage der eingegebenen Daten im System erstellt.

Nach der Auswahl der Option Vorheriger Schritt wechseln Sie zum Fenster Betreuerauswahl.

Planen mit der Karte

Die Planung des Kundenbesuchs wird in 3 Schritten durchgeführt:
1. Betreuerauswahl
2. Geschäftspartnerauswahl
3. Zusammenfassung

Schritt 1. – Auswahl des Betreuers

Um einen Kundenbesuch zu planen, betätigen Sie den Button [+ Neue Aktivität] im oberen rechten Bereich des Fensters Aktivitäten und wählen Sie anschließend die Option Mit der Karte.

Im ersten Schritt wählen Sie den Betreuer aus, für den die Aktivität geplant wird. Auf der angezeigten Karte sind Pins angezeigt, die den Standort der Mitarbeiter kennzeichnen.

Das Fenster enthält folgende Filter:

• Betreuer suchen – Funktion zur Suche der Betreuer nach Vor-, Nach- oder Kurznamen
• Region – Textfeld zur Suche nach der Region des Betreuers. Die Liste der Regionen wird in Form eines Strukturbaums in alphabetischer Anordnung angezeigt. Über die Eingabe einer bestimmten Zeichenfolge im Suchfeld können Sie die Liste auf die Datensätze beschränken, die den eingegebenen Text enthalten. Sie können aber auch die gewünschten Elemente aus der angezeigten Liste aller Regionen und Unterregionen auswählen.
• Letzte Aktivität – Dropdown-Liste mit vordefinierten Werten

Schritt 2. – Auswahl der Geschäftspartner

Über den Button [Weiter] navigieren Sie zum nächsten Schritt der Aktivitätsplanung.

Im zweiten Schritt wird standardmäßig eine Karte mit den Standorten der dem jeweiligen Mitarbeiter im CEE-System zugewiesenen Kunden angezeigt, für die Kundenbesuche geplant werden können.

Mit der verfügbaren Filterfunktion können Sie die Kundenliste nach folgenden Kriterien sortieren:

• Alle – alle Kunden werden angezeigt
• Aktuelle – die Liste wird auf die dem jeweiligen Mitarbeiter zugeschriebenen Kunden begrenzt
• Potenzielle – nach Auswahl des Filters und Ausfüllen des Feldes [Geschäftspartner suchen] werden die Suchergebnisse auf die Kunden begrenzt, die den Suchkriterien entsprechen und deren Standort sich in der Nähe des Standortes des Betreuers befindet.

Mit der Suchfunktion [Geschäftspartner suchen] können Sie aktuelle und potenzielle Kunden aussuchen. Nach der Eingabe eines Wertes wird eine Liste der Standorte angezeigt, die das Filterkriterium erfüllen.

Zusätzlich sind folgende Filter zur Kundenauswahl verfügbar:

• Letzte Aktivität – Dropdown-Liste mit vordefinierten Werten

• Maximale Entfernung vom Mitarbeiter – die Entfernung (in km) zwischen dem Kunden und dem Mitarbeiter, die der Strecke (Radius) zwischen der im Formular des Kunden angegebenen Adresse und dem Standort des Mitarbeiters entspricht.

Nach der Auswahl einer bestimmten Listenposition wird diese auf der Karte markiert und die folgenden Informationen über den Kunden werden angezeigt:

• Adressdaten
• Telefonnummer (falls angegeben) mit Möglichkeit zum Tätigen von Anrufen, wenn die Anwendung auf einem mobilen Gerät ausgeführt wird
• E-Mail-Adresse (falls angegeben) mit Möglichkeit zum Versenden von Nachrichten
• die zwei zuletzt ausgeführten Aktionen für Kunden (gilt nicht für potenzielle Kunden)
  • Abschlussdatum und Name der Aktivität

Sie können das Feld erweitern, um zusätzliche Informationen einzublenden:

• Besuchselemente
• Zuständiger Betreuer

Zusätzlich können Sie einen oder mehreren Kunden der Route hinzufügen und einen Zeitplan des Kundenbesuchs festlegen.
Um einen Kunden zur Route hinzuzufügen, wählen Sie die entsprechende Kunden-ID aus und betätigen Sie den Button [+ Zur Route hinzufügen]. Daraufhin wird die ausgewählte Kunden-ID von Blau auf Grün geändert.
Nach dem erfolgreichen Hinzufügen des Kunden zur Route wird die Schaltfläche [Hinzugefügt: ] mit der Anzahl der der Route zugeordneten Kunden angezeigt.

Nach Auswahl der Option [Hinzugefügt] wird die Liste der ausgewählten Kunden angezeigt. Dort ist auch das Entfernen der Kunden aus der Route möglich:

• – löscht einen Kunden
• – löscht alle ausgewählten Kunden

Mit dem Button [Speichern] können Sie die vorgenommenen Änderungen bestätigen.

Nach dem Hinzufügen des Kunden zur Route werden zwei zusätzliche Registerkarten angezeigt: [Details des Besuchs] und [Informationen].

Einstellung der Parameter für Aktivitäten in Bezug auf ausgewählte Kunden

Nach dem Hinzufügen des Kunden zur Route können Sie Parameter und Einstellungen für die geplante Aktivität setzen.

Die Registerkarte [Details des Besuchs] enthält folgende Optionen:

• Vorlage – über die Option [Auswählen] wird ein zusätzliches Fenster zur Auswahl der Vorlage geöffnet. Zur Auswahl stehen alle Vorlagen, dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet sind. Nach dem Anklicken der gewünschten Vorlage wird eine Liste mit den Elementen dieser Vorlage und der Button [Auswählen] angezeigt.
• Titel des Besuchs – wird aus der ausgewählten Besuchsvorlage übernommen. Das Feld ist obligatorisch und kann bearbeitet werden.
• Typ des Besuchs – wird aus der ausgewählten Besuchsvorlage übernommen. Dieses Feld kann bearbeitet werden.
• Besuchsdatum – als Standard wird das Tagesdatum vorgeschlagen, es kann aber im Kalender geändert werden. Das Feld ist erforderlich.
• Besuch wiederholen – Schieberegler zur Einstellung der Wiederholungsoption. Nach der Aktivierung dieser Option können Sie festlegen, wie oft und an welchen Tagen der Besuch wiederholt werden soll. Mit dem Parameter Alle Besuche im Zyklus sind bestätigt können Sie festlegen, ob der Besuch als bestätigt oder als unbestätigt dupliziert werden soll.
• Kopieren des Besuchs nicht zulassen – mit Aktivierung des Parameters wird der Besuch als einmaliger Besuch definiert
• Ganztägiger Besuch – Schieberegler zur Einstellung des ganztägigen Besuchs. Nach der Aktivierung des Parameters wird das Feld Dauer ausgegraut.
• Startzeit – als Standard wird die aktuelle Uhrzeit vorgeschlagen, die Angabe kann aber geändert werden.
• Dauer – zulässige Werte liegen in dem Bereich von 00:00 bis 23:59
• Bestätigter Besuch – Schieberegler zur Statuseinstellung der anzulegenden Besuchs – bestätigt oder nicht bestätigt
• An Mobile senden – Option zum Hochladen der Besuche in der Anwendung Comarch Mobile

In der Rubrik Anpassen der Vorlagenelemente werden Elemente des Besuchsvorlage angezeigt – Name, Beschreibung und Erforderlichkeit.

Hier können Sie folgende Aktionen ausführen:

• Hinzufügen eines neuen Elements der Besuchsvorlage: über die Option [+Hinzufügen] wird das Fenster [Elemente der Vorlage hinzufügen] angezeigt
• Löschen eines Elements der Besuchsvorlage: mit dem Button [Löschen] können Sie das ausgewählte Vorlagenelement entfernen.
• Festlegen, ob das bestimmte Element obligatorisch ist.

• Adressdaten
• Telefonnummer (falls angegeben) mit Möglichkeit zum Tätigen von Anrufen, wenn die Anwendung auf einem mobilen Gerät ausgeführt wird
• E-Mail-Adresse (falls angegeben) mit Möglichkeit zum Versenden von Nachrichten
• Die zwei zuletzt ausgeführten Aktionen für Kunden (gilt nicht für potenzielle Kunden)
  • Abschlussdatum und Name der Aktivität
  • das Feld kann erweitert werden, um zusätzliche Informationen einzublenden:
    • Besuchselemente
    • Zuständiger Betreuer

Bei diesem Vorgang werden die Besuchsdetails nach den für den vorherigen Kunden eingestellten Parametern dupliziert. Dadurch werden alle Besuchsangaben automatisch mit den Daten des vorherigen Kunden ausgefüllt. Die Angaben können ggf. bearbeitet werden.

Schritt 3. – Zusammenfassung

Nach Auswahl der Kunden und Festlegung der Besuchsdetails wechseln Sie zum letzten Schritt der Besuchsplanung. In der Zusammenfassung werden Routendetails auf der Karte präsentiert.

• Startpunkt der Route – ausgewählter Startpunkt
• Fahrt – Dauer und Strecke
• Geplante Startzeit des Besuchs und Kundendaten:
  • Status des Besuchs: Bestätigt / Nicht bestätigt
  • Besuchstyp
  • Dauer
  • Besuch wiederholen – Information, ob der Besuch wiederholt ausgeführt wird

Im Fenster der Zusammenfassung können Sie die Reihenfolge der Punkte der vorgeschlagenen Route einfach über Drag&Drop ändern oder den ausgewählten Besuch löschen.
Über die Option [Vorheriger Schritt] navigieren Sie zum vorherigen Fenster: Geschäftspartnerauswahl

Nach der Auswahl der Option [Besuche anlegen] können Sie neue Besuche auf der Grundlage der eingegebenen Daten im System erstellen.