In der Registerkarte [Besuchsvorlagen] sind Optionen zur Erstellung und Bearbeitung von Besuchsvorlagen verfügbar.

Die Besuchsvorlagen sind Muster, nach welchen die Kundenbesuche gestaltet werden. Die Vorlagen dienen der genauen Festlegung von Besuchselementen, die vom Handelsvertreter zu ergänzen sind: i.e. Durchführung einer Kundenumfrage, Ausstellen eines Dokuments oder Hinzufügen von Informationen über die Fahrt.

Die Liste der Vorlagen enthält folgende Informationen:

• Vorlagenname
• Elemente – Bezeichnung der zugehörigen Elemente in der Reihenfolge der Erfassung in der Vorlage
• Status – zeigt, ob die Vorlage aktiv ist
  • Ist die Vorlage aktiv, wird sie mit gekennzeichnet
  • Ist die Vorlage inaktiv, wird sie mit gekennzeichnet

Für jede Vorlage des Kundenbesuchs ist das Kontextmenü mit den folgenden Optionen verfügbar:

• Bearbeiten – Option zur Modifizierung der Vorlage
• Kopieren – Option zum Duplizieren der Vorlage des Kundenbesuchs
• Löschen – Option zum Entfernen der Vorlage des Kundenbesuchs. Diese Option ist nur für Vorlagen ohne zugewiesene Mitarbeiter verfügbar.

Die Liste der Besuchsvorlagen kann mit der Suchfunktion [Vorlagen suchen] gefiltert werden.

Hinzufügen einer neuen Vorlage

Über die Schaltfläche [+ Vorlage hinzufügen] in der oberen rechten Fensterecke können Sie eine neue Vorlage anlegen.

Eine neue Vorlage wird in drei Schritten hinzugefügt:

• Vorlagenparameter
• Auswahl der Elemente
• Zuordnung zu Mitarbeitern

Vorlagenparameter

Im ersten Schritt stellen Sie die grundlegenden Parameter der Besuchsvorlage ein:

• Vorlagentitel (erforderlich)
• Vorlagencode (erforderlich)
• Vorlagentyp – öffnet eine aufklappbare Liste mit verfügbaren Werten
• Aktiv – Schieberegler zur Aktivierung der Vorlage
• Nicht ganztägiger Besuch – bei nicht ganztägigen Besuchen können Sie zusätzlich die genaue Dauer des Besuchs festlegen. Hierfür klicken Sie das Feld [Dauer] an und darauf wird das separate Fenster [Zeit auswählen] geöffnet. Durch die Aktivierung des ganztägigen Besuchs mit dem Schieberegler wird keine genaue Dauer des Besuchs für die Vorlage festgelegt.
• Beliebige Reihenfolge bei Ausführung der Elemente – ist die Option aktiv, müssen die einzelnen Besuchselemente in einer zuvor festgelegten Reihenfolge ausgeführt werden.
• Vorlagenbeschreibung – Feld zum Hinzufügen einer zusätzlichen Beschreibung

Auswahl der Elemente

Im nächsten Schritt werden auszuführende Besuchselemente der neuen Vorlage zugewiesen. Um ein Element der Vorlage hinzuzufügen, wählen Sie die Option [Elemente hinzufügen] aus.

Das darauf geöffnete Fenster [Elemente der Vorlage hinzufügen] enthält die Filteroption [Elemente suchen], mit der die aufgelisteten Elemente nach Namen gefiltert werden. Das Fenster enthält folgende Informationen:

• Name des Elements
• Art – Art des Elements Verfügbare Elementarten: Dokumenterfassung, Fahrt und Sonstige
• Zusätzliche Info – die im ersten Schritt hinzugefügte Beschreibung der Vorlage
• Erforderlich – zeigt, ob das ein Pflichtelement ist

Es ist eine Mehrfachauswahl möglich. Nach Auswahl der Kontrollkästchen für gewünschte Elemente betätigen Sie den Button [Hinzufügen], um die Elemente der Vorlage hinzuzufügen.

Nachdem die Elemente der Besuchsvorlage bereits zugeordnet sind, werden sie mit dem Erforderlichkeitsstatus und der Option [+ Weitere hinzufügen] angezeigt. Um ein hinzugefügtes Element zu entfernen, wählen Sie die Option X auf der rechten Zeilenseite des betreffenden Besuchselements aus.

Zuordnung der Mitarbeiter

Im letzten Schritt können Sie die zuständigen Mitarbeiter zuordnen. Hierfür wählen Sie die Schaltfläche [Mitarbeiter zuweisen] aus. Nachdem die Mitarbeiter der Besuchsvorlage bereits zugeordnet sind, werden sie mit dem Erforderlichkeitsstatus und der Option [+ Weitere hinzufügen] angezeigt. Nur Mitarbeiter, die der Vorlage zugeordnet sind, können einen Kundenbesuch anhand dieser Vorlage planen.

Die Mitarbeiterliste enthält folgende Informationen:

• Mitarbeiter – vollständiger Vor- und Nachname bzw. Kurzname des Mitarbeiters
• Telefon – Telefonnummer, die im Mitarbeiterformular definiert wurde, und die Option zur Tätigung eines Anrufs
• E-Mail – E-Mail-Adresse, die im Mitarbeiterformular definiert wurde, und die Option zur Weiterleitung an die Mailbox des Benutzers
• Ort – Ort, der in der Mitarbeiterkartei angegeben wurde

Mit der Filterfunktion [Mitarbeiter suchen] können Sie die Liste nach Vor-, Nachnamen, Kurznamen und Ort sortieren.

Um ein hinzugefügter Mitarbeiter zu entfernen, wählen Sie die Option X auf der rechten Zeilenseite des betreffenden Mitarbeiters aus.

Bearbeitung der Vorlage

Die Bearbeitung der erfassten Vorlage erfolgt über die Option [Bearbeiten] im Kontextmenü. Das Bearbeiten einer bestehenden Vorlage ist analog zum Anlegen einer neuen Vorlage.

Kopieren der Vorlage

Nach Auswahl der Option [Kopieren] im Kontextmenü wird das Fenster zum Anlegen einer neuen Vorlage geöffnet. Allerdings werden alle Parameter nach der Quellvorlage automatisch voreingestellt, ausgenommen Vorlagentitel und -code.

Löschen der Vorlage

Eine bereits erfasste Vorlage kann über die Kontextmenü-Option [Löschen] aus der Liste entfernt werden. Diese Option ist nur dann verfügbar, wenn die betreffende Vorlage keinem Benutzer freigegeben wurde.