• Diagrammfenster
• Fenster mit der Liste der Stufen
• Fenster mit den Eigenschaften der einzelnen Stufen

• Alle Phasen haben die Farbe Blau (wie zuvor)

• Die Startphase ist von einem dunklen Rahmen umgeben

• Die Endphase ist von einem dunklen Rahmen umgeben.

• Phasen, von denen ein Pfeil zur Ausgangsphase führt, haben eine violette Farbe

Klicken Sie auf das Video unten, um ein Beispiel anzusehen:

• Phasen, zu denen Pfeile von der Ausgangsphase führen, haben eine grüne Farbe

Klicken Sie auf das Video unten, um ein Beispiel anzusehen:

• Phasen, die keine direkte Verbindung zur Ausgangsphase haben, haben eine graue Farbe

• Violett – wenn sie zur Ausgangsphase führen

• Grün – wenn sie zu einer Phase führen, die von der Ausgangsphase ausgeht, oder wenn der Pfeil beidseitig ist und die Phase direkt mit der Ausgangsphase verbunden ist.

• Grau – wenn sie keine direkte Verbindung zur Ausgangsphase haben.

Einstellung, Vorschau und Bearbeitung von Phasenbedingungen im Prozessschema

Wie bisher kann der Bediener die Bedingungen für die Weitergabe von Dokumenten an eine bestimmte Phase im Rahmen der Prozessdefinition festlegen, indem er zur Registerkarte „Workflow-Diagramm” wechselt, die gewünschte Phase auswählt, zur Registerkarte „Übertragung” navigiert und auf den Link „Bedingungen definieren” klickt (siehe Registerkarte Übertragung).

In der Version 2023.0 wurde das Symbol hinzugefügt. Es wird im Rahmen des Workflow-Schemas auf dem Diagramm in der oberen rechten Ecke der Phase angezeigt, für die eine Übertragungsbedingung festgelegt wurde. Das Symbol befindet sich sowohl in der Standardansicht der Phasen als auch während der Funktion zur Farbkennzeichnung der Phasen.

Wenn der Benutzer den Cursor über das Symbol , bewegt, werden die Bedingungen angezeigt, die für die Übertragung des Dokuments an diese Phase festgelegt wurden.

Wenn der Benutzer die Übertragungsbedingungen ändern möchte, sollte er auf das Symbol klicken. Dadurch wird das Fenster zur Bearbeitung der Übertragungsbedingungen für die ausgewählte Phase geöffnet.

Klicken Sie auf das Video unten, um ein Beispiel anzusehen:

Nachdem der Benutzer Änderungen am Inhalt der Übertragungsbedingung vorgenommen hat, sollte er auf die Schaltfläche [Speichern] klicken. Dadurch werden die Änderungen gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

Abschnitt „Phasen“ und Eigenschaften der Stufen

Der Abschnitt „Phasen“ und der Abschnitt mit den Eigenschaften der Stufen sind verknüpft. Im oberen Teil des Fensters werden Stufen definiert und im unteren Teil ihre Eigenschaften.

Die gespeicherten Stufen bilden eine Liste, die zum Erstellen eines Dokumenten-Workflow-Diagramms verwendet werden kann.

Die Stufen werden über die Schaltfläche [Hinzufügen] hinzugefügt und über das Symbol [Löschen] aus der Liste entfernt. Die Reihenfolge der Stufen in der Liste kann vom Betreiber durch Symbole mit Pfeilen beliebig geändert werden.

In Version 2022.0.1 der Desktop-Anwendung Comarch BPM wurde der Workflow-Definition eine Suchmaschine der Stufen im Konfigurationsfeld der Stufen hinzugefügt.

• Name – Name der Stufe,
• Die Phase markieren als – das Steuerelement nimmt drei Werten an: „Keine“, „Anfang“ und „End-“.
• Quelle – ein Feld, in das Sie Informationen eingeben sollten, warum das Dokument zu diesem Zeitpunkt an den Betreiber gesendet wurde,
• Verhalten – ein Feld, in dem das Verfahren für den Betreiber in einer bestimmten Stufe angegeben werden sollte,

• Phasenfarbe – ermöglicht es, die Farbe für das Dokument in der Liste der Dokumente in dieser Stufe festzulegen (s.a. Farbliche Markierung von Dokumenten in einer Stufe in der Liste).

• Aktionen:

Anhang öffnen – der Parameter ermöglicht die Angabe des Steuerelements des Typs Anhang, dessen Inhalt zur Vorschau angezeigt wird, nachdem das Dokument in die Stufe weitergeleitet wurde, in der diese Aktion festgelegt wurde. Die Dropdown-Liste „Anhang öffnen“ zeigt die Namen der Steuerelemente des Typs Anhang an, die auf der Registerkarte „Workflow-Datenblatt“ definiert sind.

• Zur vorherigen Phase zurückgeben
• Dokumenteigentümer
• Berechtigungen für die Phase

Abschnitt Zur vorherigen Phase zurückgeben:

• Rückgabe des Dokuments sperren – Parameter bestimmt, ob ein Dokument aus einer bestimmten Stufe in die vorherige Stufe zurückversetzt werden kann (s.a. Zurückversetzen des Dokuments zur vorherigen Stufe). Die Auswahl eines Parameters sperrt die Möglichkeit des Zurücks.

Abschnitt Dokumenteigentümer:

• Automatische Änderung des Dokumenteigentümers – Parameter ermöglicht einen automatischen Wechsel des Dokumentbesitzers, der sich aus den Berechtigungen des Typs „Strukturbezogene Stelle“ ergibt. Der Parameter ist standardmäßig abgewählt. Der Parameter kann nur ausgewählt werden, wenn das Steuerelement für den Eigentümertyp nicht für einen bestimmten Workflow-Typ definiert ist.

Abschnitt Berechtigungen für die Phase:

In diesem Abschnitt können statische Berechtigungen für die jeweilige Phase festgelegt werden, und zwar für:

• Mitarbeiter,
• Abteilungen,
• Stellen

Die Auswahl der Berechtigungen ist nicht obligatorisch, mit Ausnahme der als initial gekennzeichneten Phase.
Beim Fehlen definierter Berechtigungen erhält der Bediener beim Arbeiten mit dem Dokument folgende Meldung: „Berechtigungen wurden für die Anfangsphase nicht definiert Möchten Sie das Recht auf dieses Stadium erhalten?”

Im Abschnitt verfügbare Felder:

• Zusätzliche Berechtigungen – standardmäßig als aktiv markiert. Sie können damit zusätzliche Berechtigungen bei der Weiterleitung des Dokuments in die nächste Stufe definieren. Das bedeutet, dass der Betreiber einen zusätzlichen Mitarbeiter, eine Abteilung oder eine Stelle mit Zugang zur nächsten ausgewählten Stufe definieren kann (s.a. Berechtigungen für Stufen, die bei der Arbeit mit dem Dokument erteilt werden).
• Berechtigungen in der vorigen Phase einschränken – mit dieser Funktion können Sie die Berechtigungen auf die nächste angezeigte Stufe eingrenzen, indem Sie die Berechtigungen für ausgewählte Betreiber deaktivieren (s.a. Eingrenzen der Liste der zur nächsten Stufe berechtigten Betreiber).
• Zugriff auf das Dokument für Benutzer, die mit dem Dokument nicht arbeiten – durch Auswahl eines Parameters in der angegebenen Stufe werden alle Betreiber, die in der aktuellen Stufe Zugriff auf das Dokument haben, in jeder nächsten Stufe Zugriff auf das Dokument (über den Filter „Im Umlauf (inaktiv)“ – s.a. Fensterelemente). Der Parameter gilt für eine Situation, in der das Dokument Betreibern zur Verfügung gestellt werden soll, die in einer bestimmten Stufe Zugriff auf das Dokument hatten, aber nicht an der Weiterleitung des Dokuments in die nächste Stufe beteiligt waren. Ein Beispiel wäre der Prozess der Durchführung einer Aufgabe, an dem mehrere interessierte Parteien, z. B. Auftragnehmer, beteiligt sind. In einer bestimmten Stufe wird das Dokument in die Stufe „Aufgabenausführung“ überführt, und mehrere Auftragnehmer haben Zugang zu dieser Stufe. Der Beginn der Ausführung wird von einem Auftragnehmer bestätigt, die anderen sollen aber weiterhin Zugriff auf das BPM-Dokument haben.

• Berechtigungen – ermöglicht es Ihnen, statische Berechtigungen für Betreiber, Abteilungen und Stellen für eine bestimmte Stufe zu definieren. Die Auswahl der Berechtigungen ist nicht obligatorisch, mit Ausnahme der als initial gekennzeichneten Stufe. Beim Fehlen definierter Berechtigungen erhält der Betreiber beim Arbeiten mit dem Dokument folgende Meldung: „Berechtigungen wurden für die Anfangsphase nicht definiert. Möchten Sie das Recht auf dieses Stadium erhalten?”

• Übertragung nach Zeitüberschreitung
• Übertragung von der Liste
• Bearbeitungsdauer
• Parallele Annahme des Dokuments
• Bedingungen definieren

Übertragung nach der eingestellten Zeit – das System ermöglicht die Weiterleitung des Dokuments ohne Mitwirkung des Betreibers. Wenn dieser Parameter aktiv ist und der Zeitpunkt und die Stufe, in die das Dokument nach der eingestellten Zeit gesendet werden soll, angegeben ist und der Betreiber das Dokument nicht vorher überträgt, verschiebt das System das Dokument in die angegebene Stufe.

• Phase – Auswahl der Stufe, in die das Dokument nach der Soll-Zeit weitergeleitet wird.
• Zeit – es ist möglich, den Zeitraum zu definieren, nach dem das Dokument vorübergehend in die im Feld „Phase“ angegebene Stufe weitergeleitet wird.
• Nur Werktage berücksichtigen – ein Parameter, der nur Arbeitstage innerhalb des definierten Zeitraums umfasst, nach denen das Dokument automatisch übertragen wird. Die Standardarbeitstage sind: Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag. Mit der Tabelle do.DF_ConfDaysOff können arbeitsfreie Tage definiert werden.

• Standardphase – Ort, um die Standardstufe anzugeben, an die das Dokument weitergeleitet wird, nachdem in der Spalte „Zu übertragen aus der Liste“ auf den Namen der ausgewählten Standardstufe geklickt wurde. Die Standardstufe muss die definierten Berechtigungen haben.

Bearbeitungsdauer – ermöglicht die Festlegung der Zeit, um Aufgabe abzuschließen, durch den Betreiber in der genannten Stufe (s.a. Zeit, um die Aufgabe abzuschließen). Die Auswahl eines Parameters aktiviert die restlichen Steuerelemente in diesem Abschnitt.

• Nur Werktage berücksichtigen – ein Parameter, der nur Arbeitstage innerhalb des definierten Zeitraums umfasst.
• Bearbeiter darf Bearbeitungsdauer ändern – Funktionalität, die es dem Betreiber ermöglicht, die Zeit, um die Aufgabe abzuschließen, zu ändern (s.a. Änderung der Zeit, um die Aufgabe in der aktuellen Stufe abzuschließen).
• Es ist möglich, die Zeit zu einem früheren Zeitpunkt zu ändern – Funktionalität, die es Ihnen ermöglicht, die definierte Zeit, um die Aufgabe in der früheren Stufe abzuschließen, zu ändern, z. B. der Vorgesetzte kann bei der Weiterleitung des Dokuments in die nächste Stufe die Zeit angeben, in der der Mitarbeiter die Aufgabe erledigen soll (s.a. Änderung der Zeit, um die Aufgabe in der nächsten Stufe abzuschließen).

Übertragung nach Genehmigung durch alle Benutzer – Parameter, der dafür verantwortlich ist, die Genehmigung des Dokuments durch alle Betreiber zu erzwingen, die in einer bestimmten Stufe Zugriff auf das Dokument haben.

• Das Dokument wird an die angegebene Stufe weitergeleitet (z. B. „Dokument genehmigt“), wenn alle Betreiber einstimmig die gleiche nächste Stufe angeben und das Dokument dort weiterleiten. Wenn mindestens einer der Betreiber eine andere Stufe angibt (z. B. „Abgelehntes Dokument“), wird die teilweise Genehmigung (zur Stufe „Genehmigtes Dokument“) storniert und das Dokument wird sofort an die angegebene andere Stufe weitergeleitet („Abgelehntes Dokument“).

• Bearbeitungsfeld der Bedingungen,
• Liste der in Workflow gebrachten Steuerelemente,
• Liste der logischen Betreibern,
• Anwendungsbeispiel.

• Eine E-Mail an Personen senden, die mit der Phase verbunden sind – eine E-Mail wird an die für eine bestimmte Stufe berechtigte Person gesendet, die über das ihr zugewiesene Dokument informiert. Durch Auswahl eines Parameters werden andere Parameter aktiviert.
• Jedes Mal nach dem Weiterleiten eines Dokuments– die Nachricht wird für jedes Dokument getrennt gesendet.
• Alle <Anzahl> Tag um Uhr <hh:mm:ss> – es wird eine Nachricht mit Informationen zu allen dem Betreiber zugeordneten Dokumenten an die Adressaten gesendet, aufgeschlüsselt nach Workflow-Typen und Stufen, in denen sich die Dokumente befinden
  • • Nur Werktage berücksichtigen – beschränkt das Versenden von E-Mails mit Benachrichtigungen auf Werktage
• In <Wochentag> um Uhr <hh:mm:ss> – E-Mail-Benachrichtigungen werden an den angegebenen Wochentagen zur angegebenen Uhrzeit versendet.

• Eine E-Mail an den Beobachter senden – die Nachricht wird an den Betreiber, der als Beobachter des Dokuments bestimmt wird. Der Beobachter des Dokuments kann im Menü der Workflow-Definitionen in der Registerkarte „Workflow-Einstellungen“ im Abschnitt „Beobachter des Dokuments“ eingestellt werden. Durch Auswahl eines Parameters werden andere Parameter aktiviert.
• Jedes Mal nach dem Weiterleiten eines Dokuments – die Nachricht wird für jedes Dokument getrennt gesendet.
• Alle <Anzahl> Tag um Uhr <hh:mm:ss> – es wird eine Nachricht mit Informationen zu allen dem Betreiber zugeordneten Dokumenten an die Adressaten gesendet, aufgeschlüsselt nach Workflow-Typen und Stufen, in denen sich die Dokumente befinden
  • • Nur Werktage berücksichtigen – beschränkt das Versenden von E-Mails mit Benachrichtigungen auf Werktage
• In <Wochentag> um Uhr <hh:mm:ss> – E-Mail-Benachrichtigungen werden an den angegebenen Wochentagen zur angegebenen Uhrzeit versendet.

• • Eine E-Mail über abgelaufene Dokumente senden – die Auswahl eines Parameters aktiviert andere Parameter.
    • Alle <Anzahl> Tag um Uhr <hh:mm:ss> – es wird eine Nachricht mit Informationen zu allen dem Betreiber zugeordneten Dokumenten an die Adressaten gesendet, aufgeschlüsselt nach Workflow-Typen und Stufen, in denen sich die Dokumente befinden
    • Nur Werktage berücksichtigen – beschränkt das Versenden von E-Mails mit Benachrichtigungen auf Werktage
    • In <Wochentag> um Uhr <hh:mm:ss> – E-Mail-Benachrichtigungen werden an den angegebenen Wochentagen zur angegebenen Uhrzeit versendet.

• Eine Erinnerungsmail senden – Auswahl eines Parameters aktiviert andere Parameter.
• Alle <Anzahl> Tag um Uhr <hh:mm:ss> – es wird eine Nachricht mit Informationen zu allen dem Betreiber zugeordneten Dokumenten an die Adressaten gesendet, aufgeschlüsselt nach Workflow-Typen und Stufen, in denen sich die Dokumente befinden
  • • Nur Werktage berücksichtigen – beschränkt das Versenden von E-Mails mit Benachrichtigungen auf Werktage.
• In <Wochentag> um Uhr <hh:mm:ss> – E-Mail-Benachrichtigungen werden an den angegebenen Wochentagen zur angegebenen Uhrzeit versendet.

• Steuerelement – eine Spalte mit einer Liste aller definierten Steuerelemente in einem bestimmten Workflow-Typ,
• Sichtbar – Parameter, der für die Sichtbarkeit eines bestimmten Steuerelements in einer bestimmten Stufe des Workflows verantwortlich ist,
• Schreibgeschützt – Parameter, mit dem Sie den Wert des Steuerelements anzeigen können, ohne die Möglichkeit der Bearbeitung,
• Erfordert – Parameter für den Befehl zum Füllen des Steuerelements in einer bestimmten Stufe. Wird kein Wert in das so gekennzeichnete Steuerelement eingetragen, ist es unmöglich, das Dokument zu speichern oder in die nächste Stufe weiterzuleiten. Im Steuerelement des Typs tabellarische Daten soll mindestens eine Zelle ausgefüllt werden. In Versionen vor 2019.0 muss mindestens eine Zeile ausgefüllt werden.
• Initialisierung von SQL/C# – der Parameter gilt für Steuerelemente, deren Wert mit einer SQL-Abfrage oder C#-Code initialisiert wird. Durch die Auswahl eines Parameters für eine bestimmte Stufe wird der Wert als Ergebnis der SQL-Abfrage/des C#-Codes in das Steuerelement eingeführt.
• Tabellenaktualisierung bei Bedarf – nach Auswahl eines Parameters für ein Steuerelement des Typs tabellarische Daten wird die Schaltfläche „Aktualisieren“ unter diesem Steuerelement auf der Registerkarte „Workflow-Datenblatt“ angezeigt, mit der Sie die Werte in der Tabelle aktualisieren können.
• Reihenfolge – ermöglicht es Ihnen, die Reihenfolge anzugeben, in der die Steuerelemente mit SQL-Abfragen/C#-Code initialisiert werden. Ab Version 2023.1.0 kann der Benutzer parallele Initialisierungen von Steuerelementen einstellen. Dazu muss in der Spalte „Reihenfolge” dieselbe Ziffer ausgewählt werden.