Zurückversetzen des Dokuments zur vorherigen Stufe
Mit dieser Funktionalität können Sie ein fehlerhaft weitergeleitetes Dokument zur früheren Stufe zurückversetzen. Es ist möglich, ein Dokument zur vorherigen Stufe oder zu den noch früheren Stufen zurückzuversetzen, jedesmal eine Stufe zurück. Dabei spielt es keine Rolle, ob in einem bestimmten Workflow-Typ ein Dokumenten-Workflow-Diagramm definiert ist. Das Dokument wird immer zur Stufe weitergeleitet, aus der es in die aktuelle Stufe gelangt ist. Die Funktionalität des Zurückversetzens umfasst keine Dokumente, die in Objekten wie „Dokumenten-Repository“ ausgestellt wurden.
Der Betreiber zieht die Dokumente mit dem Symbol 
, das sich im Feld „Übertragung“ befindet zurück.
Die Funktionalität des Zurückversetzens von Dokumenten steht jedem Betreiber zur Verfügung, sie hängt nicht von individuellen Berechtigungen ab. Wenn das Dokument zurückversetzt wird, zeigt die Anwendung eine Nachricht an, die den Betreiber über die durchgeführte Aktion informiert: „Durch die Rückgabe wird das Dokument in die vorherige Phase übertragen. Möchten Sie fortsetzen?“
Bei Dokumenten mit dem Status „Mir nicht zugewiesen“ und „Abgeschlossen, mir nicht zugewiesen“ wird das Zurückversetzen-Symbol nicht angezeigt. Die Betreiber, die zu einem bestimmten Zeitpunkt keine Berechtigung zum Dokument haben, können das Dokument nicht zurückversetzen. Ausnahmen sind Betreiber mit der Berechtigung des Administrators und Beobachter mit dem Recht „Vorschau und Bearbeitung“ für Dokumente in einem bestimmten Workflow-Typ.
Es kann Situation geben, in der der Betreiber das Dokument in der Anwendung geändert hat, bevor er das Dokument zurückversetzt hat. Die Steuerelemente, die in der Stufe sichtbar sind, in die das Dokument zurückgezogen wurde, werden auf dem zurückversetzen Dokument dargestellt. Die Eigenschaft, das Ausfüllen und Bearbeiten von Steuerelementen hängt von der Eigenschaft der Stufe ab, der das Dokument zurückversetzt wurde. Andererseits werden die Werte in einzelnen Steuerelementen in der Stufe dargestellt, aus der das Dokument zurückversetzt wurde.
Nachdem das Dokument zurückversetzt wurde, berücksichtigt die Anwendung die Einschränkung der Berechtigungen, die in der Stufe definiert wurden, aus der das Dokument zurückversetzt wurde.
In einer Situation, in der ein Dokument in eine Stufe zurückversetzt wird, in der die Bedingungen für den Eintritt in die Stufe definiert wurden, prüft die Anwendung diese nicht. Es ist davon auszugehen, dass das Dokument die Voraussetzungen für den Eintritt in die Stufe erfüllt, da es sich bereits vorher darin befand.
Wenn in der Stufe, aus der das Dokument zurückversetzt wurde, die Berechtigung „Strukturbezogene Stelle“ gesetzt war, sollte das Dokument nach dem Zurückversetzen vom Leiter des Dokumentbesitzers aus dieser Stufe gesehen werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Parameter „Automatische Änderung des Dokumenteigentümers“ in der Stufe aktiv ist, aus der das Dokument zurückversetzt wurde. Die Anwendung merkt sich den Dokumentbesitzer aus der vorherigen Stufe (vor der manuellen oder automatischen Änderung).
Wenn der Parameter in der Stufe eingestellt ist, zu der das Dokument zurückversetzt wurde:
- „Eine E-Mail an Personen senden, die mit der Phase verbunden sind”
- „Eine E-Mail an den Beobachter senden”
- „Eine E-Mail über abgelaufene Dokumente senden”
- „Eine Erinnerungsmail senden”
werden E-Mail-Informationen im Moment des Zurückversetzens des Dokuments zu dieser Stufe gesendet.
Die Funktion Zurückversetzen von Dokumenten funktioniert genauso wie die Weiterleitung des Dokuments zur nächsten Stufe. Wenn in der Stufe, in der der Betreiber das Dokument zurückversetzt, die Zeit, um die Aufgabe abzuschließen, festgelegt wird, wird die Zeit infolge des Zurückversetzens des Dokuments unterbrochen. Dasselbe gilt für die Funktion „Die Aufgabe in den ERP XL-Zeitplan legen“. Das Zurückversetzen des Dokuments führt dazu, dass die Aufgabe im Zeitplan des Mitarbeiters geschlossen und eine neue Aufgabe im Zeitplan für die Stufe erstellt wird, in die das Dokument zurückversetzt wurde (wenn der Parameter zur Anordnung des Dokuments im Zeitplan in seinen Eigenschaften aktiv war).