Die Anwendung Comarch DMS ermöglicht es, einen Workflow-Typ als Dokumenten-Archiv zu erstellen. Die Funktionalität ermöglicht es Ihnen, Dokumente in Steuerelementen des Typs Anhang zu speichern. Das Dokumenten-Archiv hat keine definierten Stufen oder Schemata und wird nicht in die nächste Stufe weitergeleitet. Das Detailfenster des Workflow des Typs Dokumenten-Archiv besteht aus zwei Registerkarten:
- Archiv – Ort zum Definieren von Steuerelementen und Festlegen ihrer Eigenschaften,
- Berechtigungen – ein Formular, auf dem die Liste der Personen definiert ist, die berechtigt sind, mit dem Dokument zu arbeiten.
– Steuerelement zur Eingabe des Namens des Workflow-Typs Archiv,
[Speichern] – Option zum Speichern von Daten nach der Änderung oder Erstellung eines Workflow-Typs Dokumenten-Archiv,
[Zurück navigieren (zurück)] – zurück zur Liste von Workflow-Typen,
[Export] – Option zum Exportieren eines definierten Workflow-Typs Dokumenten-Archiv in eine Datei .workflow (siehe Export und Import des Workflow-Typs),
[Löschen] – Option zum Löschen des Workflow-Typs.
[Chat ERP] – Schaltfläche hinzugefügt in Version 2024.3.0; öffnet das ChatERP-Fenster (siehe Integration mit Chat ERP).
Registerkarte Archiv
Der erste Schritt beim Erstellen eines neuen Workflow-Typs für Dokumenten-Archivs ist das Hinzufügen von Steuerelementen, an die Dokumente angehängt werden.
Liste von Beispieleigenschaften von Steuerelementen:
- Anhang
- Text
- Etikett
- Dokumente im Workflow
- URL
Liste der Eigenschaften der Steuerelemente:
- Anzeigename – der Name des Steuerelements, das auf der Workflow-Karte sichtbar ist,
- Name (ID) – das ist ein Feld, dessen Wert nur in den Eigenschaften des Steuerelements sichtbar ist. Der Wert dieses Feldes muss innerhalb der Workflow-Karte einzigartig sein, Im Falle des Umlauftyps als Archiv von Dokumenten besitzen die Steuerelemente des Typs Text und Typs Dokumente im Workflow dieses Feld nicht.
- Anzeige auf der gesamten Breite – Option ermöglicht Ihnen, das Steuerelement über die gesamte Breite der Workflow-Karte in den Dokumentendetails anzuzeigen,
- Versionierung der Datei – Eigenschaft des Steuerelements des Typs Anhang; ermöglicht das Verknüpfen mehrerer Versionen derselben Datei mit einem Steuerelement des Anhangs.
- Maximale Länge – Eigenschaft des Steuerelements des Typs Text; ermöglicht es, die maximale Anzahl von Zeichen festzulegen, die in das Steuerelement eingegeben werden können,
- Mehrzeiliger Text – eine Eigenschaft des Steuerelements vom Typ Text; ermöglicht es, ein Steuerelement um eine definierte Anzahl von Zeilen zu erweitern.
- Dokumente – Steuerelement des Typs Dokumente im Workflow. Ermöglicht Ihnen, die Liste der im Steuerelement angezeigten Dokumente einzugrenzen. Es nimmt Werte „Alle“ und „Aktiv“ an.
- Steuerelement in einer neuen Zeile anzeigen – der Parameter ist dafür verantwortlich, das Steuerelement an den Anfang einer neuen Zeile der Workflow-Karte zu setzen, ohne dass die Separatoren zwischen dem aktuellen und dem vorherigen Steuerelement hinzugefügt werden müssen. Die Möglichkeit der Nutzung des Parameters „Steuerelement in einer neuen Zeile anzeigen“ ist abhängig vom Wert des Parameters „Anzeige auf der gesamten Breite“. Wenn der Parameter „Anzeige auf der gesamten Breite“ ausgewählt wurde, ist es nicht möglich das Parameter „Steuerelement in einer neuen Zeile anzeigen“ zu benutzen. Wenn der Parameter „Steuerelement in einer neuen Zeile anzeigen“ aktiviert ist, ist der Parameter „Anzeige auf der gesamten Breite“ verfügbar. Seine Auswahl schaltet aus und deaktiviert den Parameter „Steuerelement in einer neuen Zeile anzeigen“. Im Fall des Workflow-Typs als Archiv haben die Steuerelemente des Typs Text und des Typs Dokumente im Workflow dieses Feld nicht.
- Dokumentenmanager – Parameter, der auf der Registerkarte „Archive” in den Eigenschaften des Steuerelements des Typs Anhang verfügbar ist, wenn die Arbeit mit dem Dokumentenmanager aktiv ist, auswählen eines Parameters ermöglicht das Anhängen von Dateien aus dem Dokumentenmanager
- Im Archiv speichern – Parameter, der auf der Registerkarte „Archive” in den Eigenschaften des Steuerelements des Typs Anhang verfügbar ist, wenn die Zusammenarbeit mit dem Comarch DMS Archiv-Modul aktiv ist; können Sie durch Auswahl des Parameters einen Anhang zum Comarch DMS Archiv-Modul hinzufüge (s.a. Konfiguration des Steuerelements des Typs Anhang im Rahmen der Integration des Archiv-Modul mit dem Workflow-Modul.)
- Organisation – Parameter verfügbar in den Eigenschaften des Steuerelements des Typs Anhang im Multigesellschaftsmodus, im Parameter ist die Gesellschaft anzugeben, in der die Anhänge gespeichert werden.
Registerkarte Berechtigungen
Die Registerkarte ist nur für Betreiber mit Administratorrechten verfügbar.
In der Registerkarte „Berechtigungen“ werden Berechtigungen zum Arbeiten mit dem Dokument definiert. Im Steuerelement „Name“ wird der Name des innerhalb vom Dokumenten-Archiv definierten Bereichs angegeben. Der Abschnitt „Berechtigungen“ wird verwendet, um Betreiber zu definieren, die berechtigt sind, mit dem Archiv zu arbeiten. Das Ausfüllen dieses Abschnitts ist für den Betreiber erforderlich, um ein neues Dokument innerhalb dieses Workflow-Typs zu initialisieren.
Im Abschnitt „Berechtigungen“ werden folgende Eigenschaften angezeigt:
- Organisation – dieses Steuerelement ist nur im Multigesellschaftsmodus vorhanden; es zeigt eine Liste der in Comarch DMS verfügbaren Gesellschaften an.
- Typ – das Steuerelement nimmt den Wert an: Mitarbeiter, Stelle oder Abteilung,
- Wert – das Steuerelement stellt die Liste der Mitarbeiter, Positionen oder Abteilungen, die in der Struktur definiert sind, dar,
- Hinzufügen – ermöglicht es, weitere Berechtigung zu erteilen.
Die erteilte Berechtigung kann über das Mülleimer-Symbol neben der jeweiligen Position entfernt werden. Die vorgenommenen Änderungen sollten durch Klicken auf das Diskettensymbol 
[Speichern] gespeichert werden.
