Verwaltung der Dokumentenversion
Der Zugriff auf die Verwaltung der Dokumentenversionen wird nur dem Betreiber gewährt, der über die folgenden Berechtigungen verfügt:
- Administrator
- Editor
Für einen Betreiber mit solchen Berechtigungen steht nach Auswahl eines Dokuments in der Leiste über der Liste der Dokumente im Kontextmenü 
die Aktion 
[Versionen verwalten] zur Verfügung. Diese Aktion kann auch durch Klicken auf den Link 
auf der Registerkarte Details im rechten Panel, der angezeigt wird, wenn das Dokument ausgewählt wird, oder über das Kontextmenü 
neben dem Dokument, ausgewählt werden.
[Versionen verwalten] ist nur im Kontextmenü eines einzelnen Dokuments verfügbar. Bei Auswahl mehrerer Dokumente ist die Option inaktiv.
[Versionen verwalten] ist weder auf der Registerkarte 
noch in der Liste der Dokumente im Abschnitt Nach der Aufbewahrung gelöschte Dateien auf der Registerkarte Verwaltung der Anwendungen verfügbar.
Nach Auswahl der Option Versionen verwalten öffnet sich das Fenster Versionen verwalten, in dem alle bisher hinzugefügten Dokumentversionen verfügbar sind. Die Option Versionen verwalten ist auch für Dokumente aktiv, die nur eine Version haben – im Fenster der Versionsverwaltung ist es möglich, eine weitere Version hinzuzufügen.
Innerhalb des Fensters der Versionsverwaltung wird Folgendes angezeigt:
- Der Name des Dokuments mit einem Symbol, das seine Erweiterung angibt (z. B.
) - Aktion
[Neue Version senden] – ermöglicht das Hinzufügen einer neuen Version, die als aktuelle Version der Datei zur Liste der Dokumente hinzugefügt wird. Diese Version wird als erste in der Liste der Versionen im Fenster der Versionsverwaltung angezeigt. Nachdem Sie diese Aktion ausgewählt haben, wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem Sie eine Datei auswählen können, die von der lokalen Festplatte hochgeladen werden soll. - Liste der Versionen mit 4 hervorgehoben Spalten
Version – weitere Versionen werden nummeriert, beginnend mit Nummer 1 als der ersten Version, die hinzugefügt wurde. Die maximale Anzahl von Versionen im Verwaltungsfenster kann gleichzeitig 50 oder mehr Versionen betragen (abhängig von der Einstellung des Parameters Dauerhaft speichern)
Verfasser – Name des Betreibers, der das Dokument hinzugefügt hat
Größe – Größe der Datei
Hinzugefügt – Datum, an dem die Datei hinzugefügt wurde
Die Anzahl der Versionen, die in der Liste angezeigt werden, hängt davon ab, ob der Parameter Dauerhaft speichern ausgewählt oder abgewählt wurde. Beispiele:
- 50 Versionen (einschließlich der aktuellen als fünfzigste) wurden der Liste hinzugefügt, aber keine Version wurde mit dem Parameter markiert Dauerhaft speichern – Version 1 wird automatisch gelöscht, wenn Version 51 hinzugefügt wird (wenn Version 1 den Parameter Dauerhaft speichern hat – wird Version 2 usw., je nach Markierung dieses Parameters, gelöscht)
- 50 Versionen wurden der Liste hinzugefügt (einschließlich der aktuellen als fünfzigste), und jede der 50 Versionen ist mit dem Parameter Dauerhaft speichern gekennzeichnet – beim Hinzufügen von Version 51 wird keine der vorherigen Versionen gelöscht und die Liste enthält 51 Versionen
Die aktuelle Version kann nicht automatisch gelöscht werden, da der Parameter Dauerhaft speichern für sie nicht ausgewählt werden kann.
im Dialogfenster eine Datei mit einem anderen Namen als das versionierte Dokument im Repository, aber mit der gleichen Erweiterung zum Hochladen ausgewählt, dann wird der Name der ausgewählten Datei mit dem Namen des Dokuments im Repository überschrieben. Wählt der Benutzer im Dialogfenster eine Datei mit einer anderen Endung als der Dokumentenendung im Repository aus, wird die neue Version nicht hochgeladen, sondern folgende Meldung angezeigt:
Neben jeder Position in der Liste gibt es auch ein Kontextmenü 
, nach dessen Anklicken steht Folgendes zur Verfügung:
- Für die aktuelle Version des Dokuments 2 Optionen:
[Abrufen] – ermöglicht das Herunterladen einer bestimmten Version des Dokuments
[Löschen] – löscht eine bestimmte Version eines Dokuments, im Falle des Löschens der aktuellen Version wird die weitere Version in der Reihenfolge als die aktuelle markiert (siehe Löschen einer Version im Fenster „Versionen verwalten”)
- Für frühere Versionen des Dokuments 4 Optionen:
[Als aktuelle Version einstellen] – Version, für die diese Option ausgewählt wurde, wird an den Anfang der Liste verschoben, sie wird als aktuelle Version markiert und in der Liste der Dokumente als die richtige Datei angezeigt. Nachfolgende Versionen werden in numerischer Reihenfolge angeordnet
[Abrufen] – ermöglicht das Herunterladen einer bestimmten Version des Dokuments auf die lokale Festplatte
[Dauerhaft speichern] – Aktivieren des Kontrollkästchens neben dieser Option für eine bestimmte Version eines Dokuments bedeutet, dass es nicht entfernt wird, wenn die Version dieses Dokuments 50 überschreitet.
[Löschen] – löscht eine bestimmte Version eines Dokuments (siehe Löschen einer Version im Fenster „Versionen verwalten”)
Innerhalb des Fensters der Versionsverwaltung für Dokumente, die archiviert wurden, ist für jede Version des Dokuments im Kontextmenü nur eine Option verfügbar– 
[Herunterladen]. Es ist nicht möglich, eine neue Version des Dokuments über die Schaltfläche 
[Neue Version senden] hochzuladen – nach dem Anklicken wird eine Meldung angezeigt, dass die Verwaltung von Dokumentversionen nicht möglich ist.
Das Fenster Versionen verwalten kann geschlossen werden, indem Sie auf die Schaltfläche 
, das Zeichen 
oder außerhalb des Fensters klicken.
Die Nummerierung der Version folgt folgenden Regeln:
- Von 1 bis <letzte Zahl>, in der Reihenfolge der Hinzufügung
- Wenn eine frühere Version als aktuell gekennzeichnet wird, ändert sich die Nummerierung der Version nicht
- Wenn eine der Versionen entfernt wird, ändert sich die Nummerierung der verbleibenden Versionen nicht (Versionsnummern sind für sie eindeutig)
Beispiel 1: Umbenennung der neuen Version des aktuellen Dokuments, nachdem das Dokument umbenannt wurde
Das Dokument Verzeichnis in der Liste der Dokumente hat 2 vorherige Versionen mit demselben Namen. Der Betreiber „Joanna Bławatek“ ändert auf der Ebene des Kontextmenüs der Liste der Dokumente den Namen des Dokuments von Verzeichnis auf Verzeichnis der Dokumente im Repository.
Dann öffnet der Betreiber „Joanna Bławatek“ das Fenster der Versionsverwaltung und wählt Version 2 als aktuelle Version aus. Version 2 ist in der Liste der Dokumente als Verzeichnis der Dokumente im Repository sichtbar, da ihr Name automatisch mit der Umbenennung der aktuellen Version zu diesem Zeitpunkt umbenannt wurde.
Beispiel 2: Ein Benutzer hat versucht, die Version eines Dokuments zu verwalten, während ein anderer das Dokument in den Papierkorb verschoben hat
Der Benutzer „Jan Kowalski“ hat das Fenster der Dokumentversionsverwaltung Organisationsstruktur geöffnet, aber gleichzeitig hat der Benutzer „Marian Kowalski“ das Dokument in den Papierkorb verschoben. Wenn „Jan Kowalski“ versucht, eine Option aus dem Kontextmenü einer bestimmten Version auszuwählen, erhält er folgende Meldung:
Beispiel 3: Zwei Benutzer haben gleichzeitig das Fenster der Versionsverwaltung für dasselbe Dokument geöffnet – der erste Benutzer löscht eine der Versionen, und der zweite versucht dann, sie herunterzuladen
Die Benutzer „Joanna Bławatek“ und „Anna Nowa“ haben gleichzeitig das Fenster der Versionsverwaltung für das Dokument Test geöffnet. Der Benutzer „Joanna Bławatek“ entfernt Version 2 dieses Dokuments.
Anschließend versucht der Benutzer „Anna Nowa“ in seinem Fenster der Versionsverwaltung Version 2 desselben Dokuments herunterzuladen.
Anschließend wird für den Benutzer „Anna Nowa“ folgende Meldung angezeigt:
Beispiel 4: Der erste Benutzer hat das Fenster der Versionsverwaltung geöffnet, aber während dieser Zeit verschiebt der zweite Benutzer das Dokument an einen Speicherort, an dem der erste Benutzer nicht über ausreichende Berechtigungen zum Verwalten der Dokumentversionen verfügt.
Wenn der erste Benutzer versucht, Versionen zu verwalten, wird folgende Meldung angezeigt:
Beim Hochladen einer neuen Version einer Datei wird das Fenster der Versionsverwaltung mit einem Spinner gesperrt.
