Verschieben von Ordnern und Dokumenten zwischen Speicherorten

Nach Auswahl eines oder mehrerer Elemente in der Leiste über der Dokumentenliste im Kontextmenü , im Kontextmenü neben einem bestimmten Element oder nach Drücken der Schaltfläche [Weitere Aktionen] in der Dokumentenvorschau ist die Option verfügbar. Es ist möglich, einzelne oder mehrere Ordner (mit Inhalt) und Dokumente zu verschieben. Zugriff auf die Option Verschieben erhalten:

Systemadministrator für jeden Ordner und seinen Inhalt und jede Datei im Archive mit Ausnahme von Bereichen (Ordner, denen Bereichsadministrator zugewiesen wurde)
Bereichsadministrator oder Editor eines Bereichs in Bezug auf die Ordner und deren Inhalte in diesem Bereich. Ordner werden nur innerhalb der Speicherorte verschoben, die einem bestimmten Betreiber zur Verfügung stehen.
Bereichsadministrator oder Editor des Ordners in Bezug auf den Ordner und seinen Inhalt

Achtung

Dateien können an einen beliebigen Speicherort verschoben werden (innerhalb der Berechtigungen des Betreibers), während Ordner nicht an einen Speicherort verschoben werden können, der ein untergeordneter Speicherort des bestimmten Ordners ist, z. B. wenn der Ordner Rechnungen einen Unterordner Einkaufsrechnungen enthält, kann der Ordner Rechnungen nicht dorthin verschoben werden. Es ist auch nicht möglich, den Ordner auf sich selbst zu verschieben, z. B. kann der Ordner Rechnungen im Bereich Notizen nicht in den Ordner Rechnungen im Bereich Notizen verschoben werden.

Um einen Ordner oder ein Dokument an einen neuen Speicherort zu verschieben, müssen Sie mindestens über Editorberechtigungen verfügen. Für einen Betreiber mit Berechtigungen des Anzeigenden Benutzers für einen bestimmten Speicherort ist ein solcher Speicherort im Fenster der Ordner- oder Dateiübertragung sichtbar, es ist jedoch nicht möglich, die Übertragung durchzuführen.

Der Bediener kann sowohl aktive als auch archivierte Dokumente verschieben, einschließlich der von der Aufbewahrungsregel betroffenen Dokumente.

Soll ein Element an einen Ort verschoben werden, an dem sich seine Entsprechung nach Typ (Ordner / Dokument) und Name befindet, so wird es als Dateiname (1) gespeichert. Die nächste Nummer der Datei mit demselben Namen und Typ, die an den angegebenen Speicherort hochgeladen wird, wird in Klammern angezeigt.

Um Elemente zu verschieben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Elementen in der Liste der Dokumente und klicken Sie dann in der Leiste, die über der Dokumentenliste angezeigt wird, auf das Kontextmenü und wählen Sie die Option aus.

Wenn nur ein Element verschoben wird:

Bewegen Sie den Cursor auf eine einzelne Position und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option aus

oder

in der Dokumentenvorschau die Schaltfläche und dann die Option wählen

Achtung

Es ist nicht möglich Bereiche (Ordner mit lokalem Bereichsadministrator) an einen anderen Speicherort zu verschieben.

Auswahl der Option „Verschieben nach“ im Kontextmenü

Nach Auswahl der Option wird das Fenster Datei verschieben angezeigt, in dem der Betreiber den Speicherort auswählen sollte, an den das ausgewählte Element/die ausgewählten Elemente verschoben werden sollen. Innerhalb der Speicherorte, an denen ein bestimmter Betreiber Administrator- oder Editorberechtigungen hat, ist es möglich, ein Element/Elemente in einen beliebigen Bereich oder Ordner zu verschieben, auch in einen Unterordner (außer wie im obigen Hinweis erwähnt). Es ist jedoch nicht möglich, ein Element/Elemente in einen Bereich oder Ordner zu verschieben, für den der Betreiber keine Berechtigungen oder nur die Berechtigungen des Anzeigenden Benutzers hat.

Fenster „Datei verschieben“ – Ansicht aller Bereiche, die dem Betreiber zur Verfügung stehen

Fenster „ Verschieben ausgewählter Elemente“ mit 4 ausgewählten Elementen – Ansicht aller Bereiche, die dem Betreiber zur Verfügung stehen

Nach dem Klicken auf einen der Bereiche können das Element/die Elemente entweder direkt in diesem Bereich oder in einem der Unterordner gespeichert werden. Sie können auch einen neuen Ordner hinzufügen, in den das Element/die Elemente verschoben werden. Dazu im Fenster Datei verschieben in einen der Bereiche oder Ordner gehen und die Schaltfläche auswählen, den Namen des neuen Ordners in das dafür vorgesehene Feld eingeben und dann drücken. Der neu erstellte Ordner wird dann in der Liste der verfügbaren Ordner angezeigt, der vom Betreiber ebenso wie andere Ordner ausgewählt werden kann. Wenn der Betreiber den Namen eines neuen Ordners eingibt und dann sofort die Schaltfläche auswählt, wird der neue Ordner nicht hinzugefügt, und das Element/ die Elemente wird in den übergeordneten Bereich verschoben, in dem versucht wurde, einen neuen Ordner hinzuzufügen.

Fügen Sie im Fenster „Verschieben ausgewählter Elemente“ einen neuen Ordner hinzu, in den die Elemente verschoben werden

Es ist nicht möglich ein Element versehentlich an seinen aktuellen Speicherort zu verschieben – sowohl alle darin enthaltenen Elemente als auch die Schaltfläche sind ausgegraut.

Innerhalb des Fensters Datei verschieben/Verschieben ausgewählter Elemente ist es nicht möglich, einen neuen Bereich zu erstellen, in den das Element/die Elemente verschoben werden sollen.

Wenn ein Element/Elemente an einen neuen Speicherort verschoben werden, gehen die Berechtigungen der Benutzer vom vorherigen Standort in Bezug darauf verloren, die sowohl vom vorherigen Speicherort stammen als auch manuell gewährt wurden, und das Element/die Elemente erben Berechtigungen aus dem Bereich oder dem übergeordneten Ordner, in den sie verschoben wurden. Nach Auswahl des Speicherortes und Anklicken wird eine Meldung angezeigt, die Sie über die Änderung der Berechtigungen an dem Element/den Elementen informiert.

Fenster mit Informationen zum Ändern der Berechtigungen für das Element

Fenster mit Informationen zum Ändern der Berechtigungen für Elemente

Der Betreiber kann die Verschiebung des Elements/der Elemente durch Auswählen von bestätigen oder die Verschiebung durch Drücken von , dem Zeichen oder durchs Klicken außerhalb des Fensters abbrechen. Wenn der Betreiber nicht möchte, dass die Meldung in Zukunft angezeigt wird, sollte er das Kontrollkästchen neben dem Text Diese Meldung nicht mehr anzeigen. Ich weiß schon, dass die Berechtigungen beim Übertragen immer geändert werden auswählen.

Achtung

Damit die Auswahl des Kontrollkästchens Diese Meldung nicht mehr anzeigen gespeichert wird, muss nach Auswahl des Kontrollkästchens die Schaltfläche

oder

gedrückt werden, um die Änderungen zu speichern. Wählt der Betreiber nach der Auswahl des Kontrollkästchens das Zeichen

aus oder klickt außerhalb des Fensters, wird die Meldung beim nächsten Verschieben der Elemente erneut angezeigt.

Dann werden das Element/die Elemente nach Auswahl der Schaltfläche an den ausgewählten Speicherort verschoben. Wenn mehrere Elemente ausgewählt sind, werden sie alle an denselben Speicherort verschoben.

Fenster „Datei verschieben“ – Auswahl eines Unterordners mit dem Inhalt, in den das Element verschoben werden kann

Fenster „Verschieben ausgewählter Elemente“ – Auswahl eines leeren Unterordners, in den die Elemente verschoben werden können

Achtung

Befindet sich im zu verschiebenden Ordner ein untergeordneter Bereich, kann der Ordner nicht an den neuen Speicherort verschoben werden.

Das Verschieben eines Elements/von Elementen an einen anderen Speicherort gilt nicht als Änderung, daher ändert sich das Feld Zuletzt geändert auf der Registerkarte Details im rechten Panel des Dokuments nicht, wenn die Verschiebung durchgeführt wird.

Nach dem Klicken auf die Schaltfläche im Fenster erscheint ein roter Punkt auf dem Symbol in der Leiste über dem Archive, und nach dem Klicken auf das Symbol öffnet sich das Fenster Laufende Aktionen (siehe Fenster „Laufende Aktionen“). Die Elemente werden an den ausgewählten Speicherort verschoben, und wenn sie nicht verschoben wurden, kann der Betreiber im Fenster Laufende Aktionen auf „Nein verschoben“ klicken – dann wird ein Fenster mit einer Fehlerliste angezeigt.

Meldung, die nach dem Klicken auf „Nein verschoben“ angezeigt wird

Um das Meldungsfenster zu verlassen, wählen Sie die Schaltfläche oder das Zeichen aus oder klicken Sie außerhalb des Fensters.

Fenster „Laufende Aktionen“ beim Verschieben von Elementen an einen anderen Speicherort

Verschiedene Schritte beim Verschieben von Elementen an einen anderen Speicherort

Achtung

Das Bearbeiten von Dokumentattributen sperrt das Dokument für das Verschieben, aber die Verschiebeaktion blockiert nicht die Bearbeitung der Attribute

Nach der Übertragung behält das Dokument:

ID
Typ
Attribute mit Werten
Dokumentbezogene Prozesse – wenn ein Dokument von einem Steuerelement des Typs Anhang als Teil der Integration mit dem Workflow-Modul hochgeladen wurde (siehe Integration von Comarch DMS Archiv mit dem Workflow-Modul)

Existiert am Zielspeicherort bereits ein Element gleichen Typs mit gleichem Namen, wird die Versionsnummer in Klammern dem Namen des neu hochgeladen Dokuments hinzugefügt, z. B. Name (1).

Wenn der Benutzer im Rahmen der Integration des Archive-Moduls mit dem Workflow-Modul das Hinzufügen von Anhängen zum Archive mithilfe der Steuerelemente des Typs Anhang im Namen des Standardbetreibers aus der Konfiguration verwendet, achten Sie auf die Berechtigungsstufe dieses Betreibers an dem Speicherort, an den der Ordner verschoben wird:

wenn der Betreiber aus der Konfiguration ein Editor oder Administrator in dem Bereich oder Ordner ist, in den der Ordner verschoben wurde, wird der Anhang im ausgewählten Ordner an einem neuen Speicherort gespeichert
wenn der Betreiber aus der Konfiguration ein Anzeigender Benutzer ist oder keine Berechtigungen für den Bereich oder Ordner hat, in den der Ordner verschoben wurde, wird eine Meldung über fehlende Berechtigung zum Speicherort angezeigt und der Anhang wird nicht gespeichert

Meldung, die angezeigt wird, wenn versucht wird, ein Dokument mit einem Anhang als Teil der Archive-Integration mit dem Workflow-Modul zu speichern, wenn der Betreiber aus der Konfiguration keine Berechtigungen für den Speicherort hat, an den der Ordner verschoben wurde

Beispiel für den Widerruf der Berechtigungen eines Betreibers beim Verschieben eines Elements

Der Betreiber „Joanna Bławatek“ ist der Bereichsadministrator des Bereichs Dokumentenordner.

Der Betreiber „Anna Kowalik“ ist der Editor des Bereichs Dokumentenordner und des Bereichs Anleitungen.

Betreiberberechtigungen für den Bereich „Dokumentenordner“

„Anna Kowalik“ verschiebt das Dokument Steuerelemente zum Mapping aus dem Bereich Anleitungen in den Bereich Dokumentenordner.

Verschieben des Dokuments Steuerelemente zum Mapping zum Bereich Dokumentenordner

Gleichzeitig entfernt „Joanna Bławatek“ die Berechtigungen des Betreibers „Anna Kowalik“ für den Bereich Dokumentenordner – im Resultat hat „Anna Kowalik“ keinen Zugriff mehr auf das Dokument Steuerelemente zum Mapping.