Umgang mit ACD-Punkt (Download von Einkaufsdokumenten aus KSeF)

Im rechten Bereich des ACD-Punkts vom Typ Einkaufsdokumente aus KSeF importieren ist der Button [Import von Rechnungen aus KSeF] verfügbar, mit dem der Import von Dokumenten aus KSeF gestartet wird.

Anzeige des ACD-Punkts vom Typ Einkaufsdokumente aus KSeF importieren.

In der Version 2024.3.0 wurde das Fenster „Import von Rechnungen aus KSeF”, das durch Klicken auf die Schaltfläche [Import von Rechnungen aus KSeF] angezeigt wird, geändert. Im Fenster „Import von Rechnungen aus KSeF“ sind drei Optionen verfügbar:

Neu – diese Option ist standardmäßig ausgewählt; der Benutzer sollte diese Option wählen, wenn er möchte, dass die Daten aller Rechnungen heruntergeladen werden, die seit dem letzten Rechnungsimport (der in KSeF am Tag der letzten Durchführung des Imports oder später akzeptiert wurde) erfasst wurden;

Achtung

Wenn noch keine Rechnungen heruntergeladen wurden, werden bei Auswahl dieser Option und Anklicken der Schaltfläche „Importieren“ die Rechnungsdaten des aktuellen und des vorhergehenden Monats importiert. Bei dieser Option wird nicht überprüft, ob es Lücken in der Importhistorie der Rechnungen gibt.

Für den Zeitraum Von [Tag. Monat. Datum] Bis [Tag. Monat. Datum] – der Benutzer sollte diese Option auswählen und dann die Daten in den Feldern „Von“ und „Bis“ wählen, wenn er möchte, dass die Daten der im ausgewählten Zeitraum in KSeF akzeptierten Rechnungen heruntergeladen werden; standardmäßig ist in den Feldern das aktuelle Datum ausgewählt;

Achtung

Bei der Option Für den Zeitraum Von [Tag.Monat.Datum] Bis [Tag.Monat.Datum] muss sowohl in den Feldern „Von“ als auch „Bis“ ein Wert ausgewählt werden. Das System prüft anhand der KSeF-Nummer des Dokuments, ob die heruntergeladenen Rechnungen bereits in die Comarch DMS Datenbank importiert worden sind.

KSeF-Nummer – der Benutzer sollte diese Option wählen, wenn er die Details einer bestimmten in KSeF akzeptierten Rechnung herunterladen möchte. Nach Auswahl der Option muss die KSeF-Nummer der ausgewählten Rechnung in das dafür vorgesehene Feld eingegeben werden;

Achtung

Das System prüft anhand der KSeF-Nummer des Dokuments, ob die betreffende Rechnung bereits in die Comarch DMS-Datenbank importiert wurde.

Nach der Auswahl der Optionen im Fenster „ Import von Rechnungen aus KSeF“ und dem Ausfüllen der erforderlichen Felder muss der Benutzer auf die Schaltfläche [Importieren] klicken, um die Rechnungsdaten aus der KSeF-Datenbank in die Comarch DMS-Datenbank herunterzuladen, und zwar entsprechend den ausgewählten Kriterien.

Wenn der Benutzer dagegen im Fenster „Import von Rechnungen aus KSeF“ auf die Schaltfläche [Abbrechen] klickt, wird das Fenster geschlossen und die Rechnungsdaten aus KSeF werden nicht in Comarch DMS heruntergeladen.

Nach der Betätigung des Buttons [Importieren]:

erscheint der Dialog Dokumente importieren sowie Zertifikat auswählen (Wybierz certyfikat), in dem ein Zertifikat zur KSeF-Authentifizierung auszuwählen ist – vorausgesetzt, dass im Reiter Intergracje (Integrationen)(SingeCompany-Modus) bzw. Verbindung mit ERP (MultiCompany-Modus) die USt.-IdNr der Firma angegeben und das Feld KSeF-Token leer ist. Fehlt die Angabe des KSeF-Tokens, muss der Benutzer jedes Mal nach dem Betätigen des Buttons [Importieren] das Zertifikat auswählen.

Achtung

Es wird empfohlen, für die Authentifizierung ein Token zu nutzen.

erscheint der Dialog Dokumente importieren, ohne dass der Benutzer ein Zertifikat auswählen muss – vorausgesetzt, dass im Reiter Intergracje (Integrationen) (SingeCompany-Modus) bzw. Verbindung mit ERP (MultiCompany-Modus) die Felder USt.-IdNr der Firma und KSeF-Token gefüllt sind.

Achtung

Sollte das im Feld KSeF-Token festgelegte Token im KSeF-System ungültig gemacht werden, müssen Sie nach der Betätigung des Buttons [Importieren] ein Zertifikat auswählen.

Wenn ein ungültiges Zertifikat ausgewählt wird oder ein anderer Fehler auftritt (siehe Mögliche Fehler), ist der Download von Rechnungen aus KSeF nicht möglich – die folgende Meldung wird angezeigt:

Diese Meldung wird beim Versuch des Downloads mit einem ungültigen Zertifikat angezeigt.

Dokumente, die in Comarch DMS bereits erfasst, aber noch nicht als Comarch-DMS-Dokumente generiert wurden, sind im rechten Bereich angezeigt.

Die Namen der KSeF-Dokumente, die noch nicht an einem ACD-Punkt geöffnet wurden, sind in der Dokumentenliste fett hervorgehoben.

ACD-Punkt vom Typ Import von Rechnungen aus KSeF mit ungelesenen Dokumenten

In der Version 2024.3.0 wurden folgende Änderungen an der Dokumentenliste in der ACD- Punkt vom Typ „Einkaufsdokumente aus KSeF importieren“ vorgenommen:

Die bisherige Bezeichnung der Dokumentenlistenspalte „ Dokument Nr.“ wurde in „Dokument“ geändert;
Wenn der Benutzer auf den Spaltennamen „ Dokument “ klickt, erscheint daneben ein Symbol – in diesem Fall wird die Liste in der Spalte nach Wert in aufsteigender Reihenfolge sortiert. Wenn der Benutzer erneut auf den Spaltennamen „Dokument“ klickt, wird neben diesem Namen ein Symbol – angezeigt – in diesem Fall wird die Liste in der Spalte nach Werten in absteigender Reihenfolge sortiert.

Die Dokumente werden in aufsteigender Reihenfolge wie folgt sortiert:

alphabetisch sortiert;
sortiert nach der numerischen Reihenfolge (0-9);
geordnet nach Sonderzeichen.

Die Dokumente sind in absteigender Reihenfolge wie folgt sortiert:

geordnet nach Sonderzeichen;
geordnet in numerischer Reihenfolge (9-0);
alphabetisch sortiert.

Liste der Dokumente in ACD Punkt in aufsteigender Reihenfolge sortiert (wenn das Pfeilsymbol nach oben gerichtet ist)

Über der Dokumentenliste wurden neue Symbole hinzugefügt:

[Filter] – wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie Bedingungen für die Suche nach Dokumenten in der Liste festlegen können. Die folgenden Felder sind in diesem Fenster verfügbar:

- Steueridentifikationsnummer des Unternehmens – in diesem Feld können Sie die Suche nach dem eingegebenen Steuernummernwert einschränken; der eingegebene Wert kann durch Klicken auf das x rechts neben dem Feld gelöscht werden;
- Datum der Aufnahme an der KSeF – von – in diesem Feld können Sie das Datum auswählen, nach dem die Liste der Dokumente am ACD-Punkt gefiltert wird – es werden nur die Rechnungen angezeigt, die ab dem ausgewählten Datum in den KSeF aufgenommen wurden; der eingegebene Wert kann durch Anklicken des x rechts neben dem Feld gelöscht werden;
- Datum der Aufnahme an der KSeF – bis – in diesem Feld können Sie das Datum auswählen, nach dem die Liste der Dokumente am ACD-Punkt gefiltert wird – nur Rechnungen, die bis zum ausgewählten Datum in KSeF aufgenommen wurden, werden angezeigt; der eingegebene Wert kann durch Klicken auf das x-Zeichen rechts neben dem Feld gelöscht werden;
- Bruttowert [Wert von] [Wert bis] – als Teil des Filters ist es möglich, einen Bereich von Bruttorechnungswerten einzugeben, nach dem die gesammelten Daten eingegrenzt werden; es stehen zwei Felder zur Verfügung: das erste Feld von links ist der „Wert von“, das zweite Feld von links ist der „Wert bis“; der Benutzer kann den Wert in einem der Felder oder in beiden Feldern auswählen;
- Dokumentenart – innerhalb des Filters ist es möglich, eine Dokumentenart auszuwählen, nach der der Abruf von Dokumentendaten eingegrenzt werden soll. Die verfügbaren Optionen sind:
- Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer
- Vereinfachte Rechung
- Abrechnungsrechnung
- Vorabrechnung
- Korrekturrechnung
- Rechnung zur Korrektur der Abrechnungsrechnung
- Vorabkorrektur der Rechnung

Der eingegebene Wert kann durch einen Klick auf das x rechts neben dem Feld gelöscht werden;

Liste der im Feld „Dokumentenart“ verfügbaren Optionen

- Rechnungsstatus – innerhalb des Filters kann ein Dokumentenstatus ausgewählt werden, nach dem der Abruf der Dokumentendaten eingegrenzt werden soll. Die verfügbaren Optionen sind:
  - im DMS registriert– d.h. Dokumente mit denselben KSeF-Nummern wurden zuvor in Comarch DMS erstellt und nicht am ACD-Punkt abgelehnt;
  - nicht im DMS registriert – diese Option ist standardmäßig ausgewählt; Dokumente mit denselben KSeF-Nummern wurden zuvor nicht in Comarch DMS erstellt und wurden am ACD-Punkt nicht abgelehnt;
  - abgelehnt – Dokumente, die am ACD-Punkt abgelehnt wurden;
  - alle – alle Dokumente: registrierte, nicht registrierte und abgelehnte.

Um die Liste der Dokumente nach den im Fenster „Filter“ definierten Bedingungen zu filtern, klicken Sie auf die Schaltfläche [Filter] – dann wird die Liste der Dokumente am ACD-Punkt entsprechend den ausgewählten Werten eingegrenzt.

Fenster „Filter”

[Filter löschen] – wenn der Benutzer auf dieses Symbol klickt, werden alle im Fenster „Filter“ und in der Suchmaschine neben der Schaltfläche „Suche“ definierten Suchbedingungen für Dokumente gelöscht

[Aktualisieren] – wenn der Benutzer auf dieses Symbol klickt, wird die aktuelle Liste der Dokumente angezeigt

Der Benutzer kann auch die Dokumentenliste eingrenzen oder nach einem Dokument in der Liste suchen, indem er einen Begriff in das Suchfeld über der Dokumentenliste eingibt und dann auf die Schaltfläche [Suche] klickt, wie es in früheren Versionen der Fall war.

Die Option, ein Dokument am ACD-Punkt abzulehnen, wurde hinzugefügt – dazu sollte der Benutzer mit der rechten Maustaste auf das Element in der Dokumentenliste am ACD-Punkt klicken und die dann erscheinende Schaltfläche [Abbrechen] anklicken – das Dokument verschwindet dann aus der Liste der nicht registrierten Dokumente (falls es diesen Status hatte) und wird archiviert;

Achtung

Die Auswahl „Abbrechen“ ist nur für jeweils ein Dokument möglich.

Die Option, ein Dokument an einem ACD-Punkt wiederherzustellen, wurde hinzugefügt – dazu muss der Benutzer folgende Schritte ausführen:

- Drücken Sie die Schaltfläche [Filter];
- Wählen Sie die Option „abgelehnt“ oder „alle“ im Feld „Rechnungsstatus”;
- Drücken Sie die Schaltfläche [Filter];
- Klicken Sie in der angezeigten Liste aller Dokumente oder der abgelehnten Dokumente mit der rechten Maustaste auf das Element und drücken Sie auf die Schaltfläche [Wiederherstellen], die dann angezeigt wird – das Dokument wird dann wiederhergestellt und ist in der Liste der nicht registrierten Dokumente sichtbar (wenn es zuvor diesen Status hatte);

Achtung

Die Auswahl der Option „Wiederherstellen“ ist nur für jeweils ein Dokument möglich.

Wiederherstellen des Dokuments am ACD-PunktÜber den Klick auf einen Eintrag in der Dokumentenliste wird im linken Bereich die Vorschau des ausgewählten KSeF-Dokuments geöffnet. Darunter ist eine Liste der Steuerelemente verfügbar, die in der Definition des jeweiligen Konfigurationspunkts unter dem Tab Steuerelemente festgelegt wurde.

Ist der Bearbeiter zur Bearbeitung des KSeF-Dokuments am ACD-Punkt nicht berechtigt (deaktivierter Parameter Bearbeiten eines Dokuments in der Konfiguration des ACD-Punkts vom Typ Einkaufsdokumente aus KSeF importieren unter dem Tab Berechtigungen), sind die Steuerelemente für das Dokument am ACD-Punkt ausgegraut und nicht bearbeitbar.

Aktivierter Parameter Bearbeiten eines Dokuments für den Benutzer Administrator

Aktiver Konfigurationspunkt vom Typ Einkaufsdokumente aus KSeF importieren (für Benutzer mit Berechtigung zur Bearbeitung von Steuerelement-Werten)

Aktiver Konfigurationspunkt vom Typ Einkaufsdokumente aus KSeF importieren (für Benutzer ohne Berechtigung zur Bearbeitung von Steuerelement-Werten)

Nach Überprüfung und ggf. Vervollständigung der Steuerelement-Werten betätigen Sie den Button [Generieren], um ein neues Dokument im Rahmen des für den ACD-Punkt festgelegten Workflows zu erzeugen.

Im Dialogfenster Erstellung von Dokumenten können Sie mit der Schaltfläche [Anhalten] die Erzeugung von Dokumenten abbrechen. Der Vorgang wird daraufhin ausgesetzt.

Dialogfenster Erstellung von Dokumenten, Schaltfläche [Anhalten]

Dokument, das vom Konfigurationspunkt des Typs Einkaufsdokumente aus KSeF importieren erzeugt wurde

Wenn Sie den ACD-Punkt korrekt konfiguriert und die Änderungen gespeichert haben, wird beim Erzeugen eines bestimmten Dokuments in Comarch DMS automatisch ein PDF-Anhang mit der KSeF-Rechnung zu diesem Dokument hinzugefügt, wobei der Rechnungsname als Anhangsname verwendet wird (entsprechend dem Rechnungsnamen in der Spalte KSD_NumerFaktury in der Tabelle do.KS_Documents). Wenn Sie auf den Namen des Anhangs klicken oder automatisch, wenn das Dokument geöffnet wird, wird die Dokumentenvorschau im Fenster auf der rechten Seite der Registerkarte Workflow angezeigt, ähnlich wie bei anderen Anhängen.

Vorschau auf eine pdf-Datei mit einer Rechnung aus KSeF

Mögliche Fehler

Nach der Betätigung des Buttons [Importieren]:

im Fenster Zertifikat auswählen (Wybierz certyfikat) klicken Sie auf den Button [Abbrechen] (Anuluj) oder auf das Symbol X, wird der Dialog geschlossen und die folgende Meldung ausgegeben:

Fehlermeldung bei fehlender Auswahl des Zertifikats

im Fenster Zertifikat auswählen (Wybierz certyfikat) wählen Sie ein ungültiges Zertifikat aus, wird das Fenster geschlossen und der folgenden Fehlermeldung angezeigt:

Fehlermeldung nach Auswahl eines ungültigen Zertifikats

im Reiter Integracje (Integrationen, SingeCompany-Modus) oder Verbindung mit ERP (MultiCompany-Modus) ist die Angabe des KSeF-Tokens korrekt, aber es fehlt die Angabe im Feld Steueridentifikationsnummer des Unternehmens, so ist der Download von Rechnungen nicht möglich und es wird die folgende Meldung angezeigt:

Fehlermeldung bei fehlender Angabe der Steuernummer der Firma

im Reiter Integracje (Integrationen, SingeCompany-Modus) oder Verbindung mit ERP (MultiCompany-Modus) das Feld „KSeF-Token“ korrekt ausgefüllt wurde, aber das Feld „Steueridentifikationsnummer des Unternehmens“ nicht ausgefüllt wurde, dann ist ein Rechnungsdownload nicht möglich und es wird folgende Meldung angezeigt: