„Übertragung“ – Weiterleitung des Dokuments

In diesem Feld erfolgt die Weiterleitung von Dokumenten zwischen den Stufen. Die Darstellung der Methode der Weiterleitung des Dokuments hängt von den Konfigurationseinstellungen ab: manuelle Weiterleitung (beliebige Stufe) oder basierend auf dem Prozessdiagramm. Sie können ein Dokument im gelöschten/archivierten Zustand nicht weiterleiten.

Die manuelle Weiterleitung eines Dokuments gilt für den Fall, dass bei der Definition des Workflow-Typs durch den Administrator das Workflow-Diagramm nicht auf der Registerkarte „Workflow-Diagramm“ definiert wurde. In den Dokumentdetails werden alle definierten Stufen des Workflows in Form eines Steuerelements mit einer Dropdown-Liste von Werten dargestellt.

Automatische Weiterleitung eines Dokuments (basierend auf einem Diagramm) – ein vom Administrator definiertes Dokumenten-Workflow-Diagramm ist in den Dokumentdetails unter dem Symbol  verfügbar. Die Weiterleitung erfolgt anhand eines Schemas (Algorithmus). Die nächste Stufe des Weiterleitungsschemas wird im Steuerelement „Nächste Phase“ angezeigt. Die Dropdown-Liste in diesem Steuerelement zeigt alternative Stufen an, wenn das Diagramm die Option zur Auswahl einer Stufe enthält.

Weiterleitung nach der Soll-Zeit – gilt für beide oben genannten Formen der Weiterleitung. Es besteht darin, das Zielstadium und die Zeit festzulegen, nach denen das System das Dokument selbst weiterleitet, wenn der Betreiber dies nicht innerhalb einer bestimmten Frist tut. Einstellungen der zeitgesteuerten Weiterleitung sind in der Dokumenten-Workflow-Definition auf der Registerkarte „Workflow-Diagramm“ → „Übertragung“ → „Übertragung nach Zeitüberschreitung“ verfügbar.

Ein Dokument, das sich in einer Stufe mit dem Status „Abgeschlossen“ befindet, kann einer „automatischen zeitgesteuerten Weiterleitung“ unterzogen werden.

Wenn ein Workflow-Diagramm mit dem Dokument nicht auf der Dokumenten-Workflow-Definition aufgebaut wurde, war es möglich, das Dokument zur Stufe weiterzuleiten, in der sich der angemeldete Betreiber derzeit befindet. Die Lösung kann in einer Situation verwendet werden, in der viele Betreiber Anspruch auf dieselbe stufe haben und die Zustimmung aller erforderlich ist, während die Liste der Betreibern, die Anspruch auf die Stufe haben, für jedes Dokument unterschiedlich ist.