Postserver
Allgemeine Information
Auf der Registerkarte „Postserver“ wird das Standard-E-Mail-Konto festgelegt, von dem Benachrichtigungen gesendet werden, wie z. B.: Dokumentenzustellung (s.a. Registerkarte Mail), Erinnerungen an überfällige Dokumente (s.a. Überfällige Dokumente) usw.
In Version 2022.0.3 wurde die MailKit-Komponente für Comarch DMS, das auf einer MSSQL-Datenbank läuft, verfügbar gemacht. Der Systemadministrator kann wählen zwischen:
- Versenden von E-Mails über SQL-Server
- Versenden von E-Mails über MailKit
MailKit ist eine eigenständige Komponente, die sich auf dem IIS-Server befindet und mit der Datenbank zusammenarbeitet. Im Gegensatz zu einem E-Mail-Profil auf MSSQL ermöglicht es die Übersendung von E-Mails samt Anlagen.
Wenn MailKit zum Senden von E-Mails ausgewählt wurde, sendet die SendMail-Prozedur die Nachrichten nicht, sondern speichert die Daten nur in der Tabelle, aus der MailKit die E-Mails abruft und übersendet. Die MailKit-Komponente prüft, ob in den ProcessMails- und ProcessMailsAttachment-Tabellen Nachrichten und Anlagen vorhanden sind, die noch nicht gesendet wurden.
In Version 2022.0.3 auf der Registerkarte Postserver wurde das Feld Um E-mails zu senden, verwenden Sie mit zwei verfügbaren Optionen hinzugefügt:
- SQL-Server-Profil
- Mailing-Komponente auf IIS-Server
Die Registerkarte „Postserver“ besteht (je nach der im Feld „Um E-mails zu senden, verwenden Sie“ gewählten Option) aus zwei oder drei Abschnitten.
Wenn im Feld „Um E-mails zu senden, verwenden Sie“ die Option „SQL-Server-Profil“ ausgewählt wurde, sind in der Registerkarte drei Abschnitte verfügbar:
- SQL-Server-Profil
- E-Mail-Konto-Einstellungen
- E-Mail-Textnachricht senden
Wenn hingegen im Feld „Um E-mails zu senden, verwenden Sie“ die Option „Mailing-Komponente auf IIS-Server“ ausgewählt wurde, sind in der Registerkarte zwei Abschnitte verfügbar:
- E-Mail-Konto-Einstellungen
- E-Mail-Textnachricht senden
SQL-Server-Profil
Um E-Mail-Nachrichten senden zu können, müssen die im Bereich E-Mail-Konto-Einstellungen eingegebenen Daten über die Schaltfläche 
gespeichert werden. Nach dem Anklicken der Schaltfläche erscheint ein Fenster, in dem folgende Angaben gemacht werden müssen:
- im Feld „Login“ – das Login des Server-Administrators – das Login, mit dem sich der Administrator bei der SQL-Datenbank anmeldet
- im Feld „Passwort“ – das Passwort des Server-Administrators – das Passwort, mit dem sich der Administrator bei der SQL-Datenbank anmeldet
und klicken Sie auf die Schaltfläche „Ok“. Das Profil und die E-Mail-Kontoeinstellungen werden auf dem SQL-Server gespeichert.
Wurden falsche Daten eingegeben, wird die folgende Meldung angezeigt:
Klicken Sie in diesem Fall im Meldungsfenster auf „Ok“, wählen Sie die Schaltfläche 
erneut aus, korrigieren Sie die falschen Daten und klicken Sie erneut auf „Ok“. Wenn die Daten korrekt sind, wird die folgende Meldung angezeigt:
Wenn der Benutzer das Profil und die Einstellungen des E-Mail-Kontos löschen möchte, muss er auf das Symbol 
klicken und in dem geöffneten Fenster Folgendes ergänzen:
- im Feld „Login“ – das Login des Server-Administrators – das Login, mit dem sich der Administrator bei der SQL-Datenbank anmeldet
- im Feld „Passwort“ – das Passwort des Server-Administrators – das Passwort, mit dem sich der Administrator bei der SQL-Datenbank anmeldet
und klicken Sie auf die Schaltfläche „Ok“. Das Profil und die E-Mail-Kontoeinstellungen auf dem SQL-Server werden gelöscht.
Wenn die eingegebenen Daten korrekt sind, wird die folgende Meldung angezeigt:
In Version 2022.0.3 wurde [Abbrechen]-Schaltfläche in den Fenstern hinzugefügt, die auf der Registerkarte „Einstellungen“ unter „Postserver“ angezeigt werden, nachdem „SQL-Server-Profil“ ausgewählt und das Symbol [Speichern] oder [Löschen] angeklickt wurde.
Abschnitt „SQL-Server-Profil“
Der Abschnitt enthält die folgenden Parameter:
- Name – Name des Profils des SQL-Servers, das den Vorgang des E-Mail-Versands bedient. Schreibgeschützte Daten.
- Beschreibung – zusätzliche Beschreibung des Profils. Schreibgeschützte Daten. Wenn ein Profil korrekt gespeichert wurde, sollte sich unterhalb dieses Feldes die Meldung „Das Profil existiert“ befinden – die Änderung ist möglicherweise erst sichtbar, wenn Sie die Registerkarte „Einstellungen“ verlassen und zu ihr zurückkehren
Abschnitt „E-Mail-Konto Einstellungen“
Der Abschnitt enthält die folgenden Parameter:
- Senden von E-Mails aktivieren – Parameter zur Aktivierung der E-Mail-Versandfunktion – hierfür sollte der Benutzer „Ja” auswählen,
- Kontoname – Name des E-Mail-Kontos auf dem Postserver, z.B. Comarch DMS.
- E-Mail (ausgehend) – E-Mail-Adresse des Postfachs, aus dem die Korrespondenz kommt, z.B. ursulakowal@domain.com
- Anzeigename – Name des E-Mail-Kontos, z.B. Comarch DMS – Benachrichtigungen – der Name ist in der E-Mail als Name des Absenders sichtbar.
- Absenderadresse – optionale E-Mail-Adresse, z.B. ursulakowal@domain.com – kann sich von der ausgehenden unterscheiden,
- Beschreibung – Beschreibung des E-Mail-Kontos
- Servertyp – Standardmäßig SMTP – schreibgeschützte Daten.
- Name des Servers – Name des Postservers, z.B. smtp.domain.com
- Anschluss– Port, der von dem Protokoll verwendet wird, das E-Mails sendet, z.B. 587.
- Login – Daten zum Einloggen im Postfach.
- Passwort – Passwort zum Einloggen im Postfach.
- Passwort anzeigen – Parameter hinzugefügt in Version 2024.2.0; durch Anklicken des Parameters wird der im Feld „Passwort“ eingegebene Inhalt angezeigt, wodurch die Richtigkeit des Passworts überprüft werden kann;
- SSL – E-Mail-Verschlüsselungsoption: wählen Sie „Ja“ oder „Nein“.
Abschnitt „E-Mail-Textnachricht senden”
Der Abschnitt enthält die folgenden Parameter:
- Empfänger-E-Mail-Adresse – ein Feld, in das Sie die E-Mail-Adresse eingeben, an die die Testnachricht gesendet werden soll
- Thema – ein Feld, in das der Text eingegeben werden soll, der in das Feld „Thema“ der zu versendenden Nachricht aufgenommen werden soll
- Inhalt der Nachricht– in diesem Feld ist ein Text einzugeben, der den Hauptteil der Nachricht darstellen soll
Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche 
[Nachricht senden]. Die E-Mail wird dann gesendet und die folgende Meldung wird angezeigt:
- das korrekte Ausfüllen der Felder im Abschnitt „E-Mail-Konto-Einstellungen“.
- Speichern des Profils und der E-Mail-Kontoeinstellungen auf dem SQL-Server über die Schaltfläche
(siehe oben) - Eingabe der E-Mail-Adresse und des Betreffs des E-Mails im Abschnitt „ E-Mail-Textnachricht senden“.
Mailing-Komponente auf IIS-Server
Hat der Bediener hingegen die E-Mail-Komponente auf dem IIS-Server ausgewählt, werden die E-Mails über die MailKit-Komponente gesendet. Dadurch ist es möglich, E-Mails zusammen mit Anlagen zu senden. Wenn die Option Mail-Komponente auf dem IIS-Server ausgewählt wurde, wird der Abschnitt SQL-Server-Profil nicht angezeigt und die Schaltfläche [Mülleimer] fehlt ebenfalls – sie ist für den IIS-Server nicht relevant.
Wenn die Option Mailing-Komponente auf IIS-Server ausgewählt wurde, sollte der Bediener:
- Die Daten im Abschnitt E-Mail-Konto Einstellungen ergänzen
- auf das Symbol
[Speichern] klicken, um die Einstellungen zu speichern – im Gegensatz zu früheren Versionen und der Option SQL-Server-Profil wird dann kein Fenster zur Eingabe der Anmeldedaten für die MSSQL-Datenbank angezeigt, und es erscheint auch nicht die Meldung Das Profil existiert. - Nach Auswahl der Schaltfläche
[Speichern] wird die folgende Meldung angezeigt, die über das Speichern der Daten informiert:
Abschnitt „E-Mail-Konto Einstellungen“
Der Abschnitt enthält die folgenden Parameter:
- Senden von E-Mails aktivieren – Parameter zur Aktivierung der E-Mail-Versandfunktion – hierfür sollte der Benutzer „Ja” auswählen,
- Kontoname – Name des E-Mail-Kontos auf dem Postserver, z.B. Comarch DMS.
- E-Mail (ausgehend) – E-Mail-Adresse des Postfachs, aus dem die Korrespondenz kommt, z.B. ursulakowal@domain.com
- Anzeigename – Name des E-Mail-Kontos, z.B. Comarch DMS – Benachrichtigungen – der Name ist in der E-Mail als Name des Absenders sichtbar.
- Absenderadresse – optionale E-Mail-Adresse, z.B. ursulakowal@domain.com – kann sich von der ausgehenden unterscheiden,
- Beschreibung – Beschreibung des E-Mail-Kontos
- Servertyp – Standardmäßig SMTP – schreibgeschützte Daten.
- Name des Servers – Name des Postservers, z.B. smtp.domain.com
- Anschluss – Port, der von dem Protokoll verwendet wird, das E-Mails sendet, z.B. 587.
- Verschlüsselungsmethode – in Version 2022.0.3 wurde eine Änderung im Abschnitt E-Mail-Konto Einstellungen nach Auswahl der Option Mailing-Komponente auf IIS-Server vorgenommen – anstelle des SSL-Feldes wurde das Feld Wahl der Verschlüsselungsmethode bereitgestellt, in dem die geeignete Verschlüsselungsmethode für E-Mail-Nachrichten ausgewählt werden kann. Der Standardwert ist „Keine“.
- Authentifizierungsmethode – Feld in Version 2022.0.4 hinzugefügt, um Office 365-E-Mail-Konten zu unterstützen. In diesem Feld können Sie eine von zwei Optionen auswählen:
- Login und Passwort – für E-Mail-Konten, die sich nicht in Microsoft Office 365 befinden
- OAuth2 – für E-Mail-Konten in Microsoft Office 365
- Login – Benutzername zum Einloggen im Postfach
- Passwort – Benutzer Passwort zum Einloggen im Postfach (Das Feld ist verfügbar, wenn im Feld „Authentifizierungsmethode“ die Option „Login und Passwort“ ausgewählt wurde).
- Passwort anzeigen – Parameter hinzugefügt in Version 2024.2.0; durch Anklicken des Parameters wird der Inhalt des Feldes „Passwort“ angezeigt, wodurch die Richtigkeit des Passwortes überprüft werden kann (Feld verfügbar, wenn „Login und Passwort“ im Feld „Authentifizierungsmethode“ ausgewählt ist)
Wenn im Feld „Authentifizierungsmethode“ die Option „Login und Passwort“ ausgewählt wurde, geben Sie in den Feldern „Login“ und „Passwort“ den Login und das Passwort des Benutzers des E-Mail-Kontos ein.
Ist hingegen im Feld „Authentifizierungsmethode” „OAuth2” ausgewählt, so erscheint unter dem Feld „Login” die Schaltfläche 
[Autorisierung], die nach korrektem Ausfüllen der restlichen Felder gedrückt werden sollte.
Dann wird der Standardbrowser in Windows mit dem Office 365 Dienst-Anmeldefenster geöffnet. Geben Sie im Fenster das Passwort ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Anmelden”.
Wenn der Benutzer zuvor keine Erlaubnis erteilt hat, mit Comarch DMS für ein bestimmtes E-Mail-Konto zu arbeiten (z. B. am OCR-Konfigurationspunkt, der mit der Mailbox zusammenarbeitet), öffnet sich im Browser ein Fenster, in dem Sie dem Zugriff der Comarch DMS-Anwendung auf die Mailbox zustimmen müssen. Um Ihr Postfach mit Office 365 zu verwenden, müssen Sie „Ja” auswählen.
Dann erscheint ein Fenster im Browser, das Sie darüber informiert, dass Sie sich angemeldet haben. Wenn die Berechtigungen für Comarch DMS Anwendung bereits erteilt wurden, erfolgt der Übergang zu diesem Bildschirm unmittelbar nach dem Einloggen.
War die Autorisierung erfolgreich, wird nach dem Schließen des Browserfensters in der Comarch DMS-Anwendung in den Mailserver-Einstellungen die Meldung „Benutzer [E-Mail-Benutzeranmeldung]” angemeldet” angezeigt.
Wenn sich ein Benutzer anmeldet, wird die Autorisierung in Office 365 mithilfe von Token, die über die API übergeben werden, ausgeführt.
Wenn die Anmeldung beim E-Mail-Konto fehlschlägt, wird die folgende Meldung im OCR-Punktdefinitionsfenster angezeigt: „Anmeldung beim Benutzerkonto fehlgeschlagen [E-Mail-Benutzeranmeldung]”
Abschnitt „E-Mail-Textnachricht senden”
Der Abschnitt enthält die folgenden Parameter:
- Empfänger-E-Mail-Adresse – ein Feld, in das Sie die E-Mail-Adresse eingeben, an die die Testnachricht gesendet werden soll
- Thema – ein Feld, in das der Text eingegeben werden soll, der in das Feld „Thema“ der zu versendenden Nachricht aufgenommen werden soll
- Inhalt der Nachricht– in diesem Feld ist ein Text einzugeben, der den Hauptteil der Nachricht darstellen soll
- Anhang – ab Version 2022.0.3 ist es nach Auswahl der Option Mailing-Komponente auf IIS-Server im Abschnitt E-Mail-Textnachricht senden möglich, der Nachricht eine Anlage hinzuzufügen – dazu klicken Sie auf das „+“-Zeichen und wählen Sie eine Datei aus einem Scan oder der Festplatte.
Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche 
[Nachricht senden]. Die E-Mail wird dann gesendet und die folgende Meldung wird angezeigt:
Hinweis: Fehler, die beim Senden von E-Mail-Nachrichten und Anlagen auftreten, werden in der Tabelle DF_WorkLogEntries gespeichert.
DeleteMailsAfterSending-Parameter – die Möglichkeit, Nachrichten nach dem Senden zu löschen oder beizubehalten
In Version 2022.0.3 wurde der Parameter <DeleteMailsAfterSending> zur Datei web.config hinzugefügt. In diesem Parameter sollte der Bediener festlegen, was mit E-Mails geschehen soll, nachdem sie versendet wurden.
Wenn:
- <add key = „DeleteMailsAfterSending” value=”True” />– dann werden sowohl E-Mails als auch Anhänge nach dem Senden gelöscht
- <add key = „DeleteMailsAfterSending” value=”False” />– dann werden sowohl E-Mails als auch Anhänge nach dem Versand in Tabellen archiviert
Wenn der Benutzer nach einiger Zeit den Wert im Schlüssel von „False” auf „True” ändert, in diesem Fall:
- E-Mails, die vor der Änderung versendet wurden, bleiben in der Tabelle archiviert
- E-Mails, die nach der Änderung versendet werden, werden gelöscht