Nach der Definition der neuen Firmen auf dem Formular „Verbindung mit ERP“ (vgl. Verbindung mit ERP), sollte der Betreiber für jede der Gesellschaften eine Organisationsstruktur in der Registerkarte „Organisationsstruktur“ erstellen.
Für jede Gesellschaft sollte der Betreiber neue Abteilungen/Mitarbeiter/Stellen definieren. Betreiber, Abteilungen und Stellen, die in einer Gesellschaft erstellt werden, sind in anderen Gesellschaften nicht sichtbar.
Die einem Mitarbeiter erteilte Berechtigungen gelten nur für die Gesellschaft, unter der sie erteilt wurden. Die Ausnahme ist hier die Berechtigung „Administrator“. Ein Betreiber mit aktiver „Administrator“-Berechtigung kann die Dokumente der einzelnen Gesellschaften einsehen. Andere Betreiber können die ihnen zustehenden Dokumente einsehen.
In der Anwendung definierte Workflow-Typen sind für alle Gesellschaften gleich. Die Zugangsberechtigung oder Zugangsverweigerung für bestimmte Workflow-Typen hängt jedoch von den individuellen Einstellungen des Betreibers in jeder Gesellschaft ab.
Es kann vorkommen, dass beispielsweise in der Gesellschaft 1 der Betreiber (Sekretärin) Zugriff auf den Workflow-Typ „Workflow 1“ hat und in der Gesellschaft 2 derselbe Mitarbeiter den Zugang zu diesem Workflow-Typ untersagt hat.
