Ordner im Archive - Comarch BPM-Wissensdatenbank

Inhaltsverzeichnis

Ordner

Im Archive gibt es zwei Arten von Ordnern mit unterschiedlichen Kennzeichnungen und Funktionen hinsichtlich der zugewiesenen Berechtigungen:

– Berechtigungen für den Ordner werden von den im Verzeichnisbaum übergeordneten Ordern vererbt – bis zum ersten Ordner mit einem zugewiesenen Bereichsadministrator . Die Vererbung gilt für Anwenderberechtigungen auf allen Ebenen. Für den Ordner ist die Zuweisung der Berechtigungen von Typ Editor und Anzeigender Benutzer möglich. Es können aber keine Administratorrechte vergeben werden.
– ein Ordner, der als ein gesonderter Berechtigungsbereich fungiert. Beim Erstellen des Ordners wird ihm Bereichsadministrator zugewiesen. Zusätzlich vererbt der Ordner Administratorberechtigungen von den in der Verzeichnisstruktur übergeordneten Ordern . Die Berechtigungen Editor und Anzeigender Benutzer, die für den Ordner mit zugewiesenem Bereichsdministrator erteilt werden, werden für alle untergeordneten Elemente (Ordner und Dokumente) vererbt, mit Ausnahme von untergeordneten Ordnern mit zugewiesenem Bereichsadministrator.

Beispiel

Er wurde eine Verzeichnisstruktur erstellt.

Für den Ordner Anweisungen wird dem Anwender Kurt Bunkus die Berechtigung Editor erteilt.

Diese Berechtigung wird automatisch für folgende Elemente übernommen:

alle Dokumente, die sich im Ordner Anweisungen befinden
Ordner Benutzeranweisungen und alle Dokumente und Unterordner , die im Ordner Benutzeranweisungen enthalten sind.

Der Anwender Kurt Bunkus verfügt über keine Berechtigungen für:

Ordner Interne Anweisungen und dessen Inhalt

Ordner Archive – Hauptkatalog

Es ist der Hauptordner des Moduls, für den Berechtigungen in der Desktop-Anwendung erteilt werden. Auf den Archive-Ordner können nur Systemadministratoren zugreifen. Nach dem Speichern der Mitarbeiterkarte in der Desktop-App erhalten die Mitarbeiter Administratorberechtigungen für das gesamte Comarch BPM Archive.

Das Symbol für den Hauptkatalog

Für das Hauptmodul gelten folgende Regeln:

nur Ordner mit zugewiesenem Bereichsadministrator können erstellt werden
er ein Bereich ist (ihm ist ein Administrator zugeordnet),
ihm keine Dokumente hinzugefügt werden können,
Berechtigungen auf dieser Ebene nur in der Desktop-App definiert werden,
keine andere Berechtigungsstufe als Bereichsadministrator zugewiesen werden kann.

Erstellen von Ordnern

Das Anlegen eines neuen Ordners erfolgt über die Auswahl der Option Neuer Ordner auf der Dokumentenliste. Diese Funktion ist nur für Anwender mit Administrator- oder Bearbeitungsrechten verfügbar an dem Ort, an dem der Ordner erstellt werden soll.

Fenster zum Hinzufügen eines neuen Ordners mit zugewiesenem Bereichsadministrator

Der Anwender mit Berechtigungen vom Typ Editor kann in dem jeweiligen Ordner neue Ordner erstellen, gekennzeichnet mit , und Dokumente hinzufügen.

Der Anwender mit Administratorrechten kann in dem jeweiligen Ordner neue Ordner von beiden Typen erstellen.

Fenster zum Anlegen eines neuen Ordners ohne zugewiesenen Bereichsadministrator

Beim Erstellen eines neuen Ordners muss der Name eingegeben werden. Für Ordner ist zusätzlich der Parameter ‘Neuen Ordneradministrator zuweisen’ zu aktivieren und anhand der Suchfunktion Bereichsadministratoren für den Ordner auszuwählen.

Achtung

Wenn beim Hinzufügen eines neuen Bereichs

nur ein Bereichsadministrator angegeben wird, ist es nicht möglich, dessen Berechtigungen für diesen Bereich zu bearbeiten oder zu entfernen. Aus diesen Gründen wird empfohlen, mindestens zwei Bereichsadministratoren für den neuen Bereich anzugeben.

Anlegen eines neuen Ordners, Hinzufügen der Bereichsadministratoren

Der Ordnername muss in Rahmen des übergeordneten Ordners eindeutig sein. Es ist also durchaus möglich, ein Ordner mit dem Namen Dokumentation im Ordner Dokumentation anzulegen.

Über die Schaltfläche Erstellen wird ein neuer Ordner zu diesem Ordner hinzugefügt, für den das Fenster Neuer Ordner geöffnet wurde.

Löschen von Ordnern

Das Löschen eines Ordners ist nur dann möglich, wenn der Ordner keine archivierten Dokumente enthält oder die, die einer Aufbewahrungsregel unterliegen.

Betreiber mit Administrator- oder Editorberechtigungen können den Ordner löschen.

Nach dem Löschen des Ordners erscheint ein roter Punkt auf dem Symbol des Fensters der ausgeführten Aktionen, und nach dem Klicken auf das Symbol wird das Fenster der ausgeführten Aktionen mit Informationen über das Löschen des Elements angezeigt.

Information, die im Fenster der ausgeführten Aktionen nach Löschen des Katalogs angezeigt wird

Wenn sich im Katalog archivierte Dokumente befinden, erscheint beim Versuch, sie zu löschen, ein roter Punkt auf dem Symbol des Fensters der ausgeführten Aktionen, und nach dem Klicken auf das Symbol wird das Fenster der ausgeführten Aktionen mit Information über einen Fehler beim Löschen des Elements angezeigt.

Information über einen Fehler beim Löschen, angezeigt im Fenster der ausgeführten Aktionen

Nach Klicken des Links Nicht gelöscht: erscheint ein Meldungsfenster mit dem Hinweis, dass der Ordner aufgrund vorhandener archivierter Dokumente nicht gelöscht werden kann.

Fenster, das angezeigt wird, wenn man versucht, ein Katalog mit archivierten Dokumenten zu löschen

Wenn sich im Katalog Dokumente befinden, die der Aufbewahrungsregel unterliegen, wird dann beim Versuch den Katalog zu löschen, im Fenster der ausgeführten Aktionen nach dem Klicken auf den Link Nicht gelöscht: ein Meldungsfenster mit der Information angezeigt, dass es nicht möglich ist, den Ordner aufgrund des Vorhandenseins von Dokumenten, die der Aufbewahrungsregel unterliegen, zu löschen.

Fenster, das angezeigt wird, wenn versucht wird, ein Katalog mit der Aufbewahrungsregel unterliegen Dokumenten zu löschen

Wenn sich hingegen im Katalog Dokumente befinden, die der Aufbewahrungsregel unterliegen und archivierte Dokumente, wird dann beim Versuch den Katalog zu löschen, im Fenster der ausgeführten Aktionen nach dem Klicken auf den Link Nicht gelöscht: ein Meldungsfenster mit der Information angezeigt, dass es nicht möglich ist, den Ordner aufgrund des Vorhandenseins von Dokumenten, die der Aufbewahrungsregel unterliegen und von archivierten Dokumenten zu löschen.

Fenster, das angezeigt wird, wenn versucht wird, einen Katalog mit archivierten Dokumenten und der Aufbewahrungsregel unterliegenden Dokumenten zu löschen

Bearbeiten von Ordnern

Die Bearbeitung der Ordner wird nur auf Namensänderung beschränkt.