Nationales System für elektronische Rechnungen (KSeF) – Handhabung der Funktion in Comarch DMS

Die Version 2024.0.0 unterstützt die Handhabung des polnischen Systems für e-Rechnungen (KSeF).

Der Import von Einkaufsbelegen erfolgt über den speziellen Typ des ACD-Punktes – Import von Einkaufsdokumenten aus KSeF.

Die Daten aus Dokumenten (xml) werden in speziellen Tabellen der DMS-Datenbank gespeichert.

In dem speziellen ACD-Punkt und in den Dokumenten-Details können einzelne Dokumente anhand von XML im Vorschaumodus geöffnet werden.

Jedes Dokument kann aus KSeF nur einmal heruntergeladen werden – jeder weitere Versuch wird blockiert.

Im Rahmen der Integration von Comarch DMS und KSeF sind folgende Aktionen möglich:

Neuer Karteireiter „KSeF“

In der Version 2024.0.0 wurde die neue Registerkarte „KSeF“ implementiert. Sie ist nur für den SingleCompany-Modus verfügbar und dient zur Dateneingabe für die KSeF-Authentifizierung.

Die Registerkarte enthält zwei Eingabefelder:

Das erforderliche Token kann in Comarch DMS generiert werden. Hierfür klicken Sie auf den Link [Token generieren] rechts neben dem Feld „KSeF-Token”, und anschließend wählen Sie das entsprechende Zertifikat zur Authentifizierung aus. Darauf wird ein KSeF-Token automatisch erzeugt und in das Feld KSeF-Token übernommen.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Button [Speichern].

Änderungen der Registerkarte „Verbindung mit ERP“

In der neuen Version 2024.0.0 wurden zwei KSeF-Felder im Tab „Verbindung mit ERP“ implementiert:

– in diesem Feld geben Sie die USt.-IdNr. des Unternehmens für KSeF ein;

– in diesem Feld geben Sie das Token zur Authentifizierung für KSeF ein.

Das erforderliche KSeF-Token kann in Comarch DMS generiert werden. Hierfür klicken Sie auf den Link [Token generieren] rechts neben dem Feld „KSeF-Token”, und anschließend wählen Sie das entsprechende Zertifikat zur Authentifizierung aus. Darauf wird ein KSeF-Token automatisch erzeugt und in das Feld KSeF-Token übernommen.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Button [Speichern].

Einführung des neuen ACD-Punkt-Typs Import von Einkaufsdokumenten aus KSeF

Mit der Version 2024.0.0 steht Ihnen ein neuer Typ des ACD-Punkts zur Verfügung, der bei der Kooperation mit KSeF verwendet wird – Import von Einkaufsdokumenten aus KSeF

Um einen neuen Konfigurationspunkt vom Typ Import von Einkaufsdokumenten aus KSeF anzulegen, fügen Sie über das Symbol im Feld Automatisches Erzeugen von Dokumenten einen neuen Konfigurationspunkt hinzu und anschließend wählen Sie aus der Liste der Arbeitsmodi die Option Import von Einkaufsdokumenten aus KSeF aus.

Für Comarch DMS im SingleCompany-Modus wird die Kommunikation mit KSeF auf der Basis von den Daten, die im Karteireiter KSeF, [Einstellungen] erfasst wurden: Steuernummer des Unternehmens und Token zur Authentifizierung (siehe Neuer Karteireiter „KSeF“)

Für Comarch DMS im MultiCompany-Modus wird die Kommunikation mit KSeF auf der Basis von den Daten, die im Karteireiter Verbindung mit ERP, [Einstellungen] erfasst wurden: USt.-IdNr. des Unternehmens und Token zur Authentifizierung (siehe Änderungen der Registerkarte „Verbindung mit ERP“) Anfragen, die in den Karteireitern Liste und Steuerelemente erstellt wurden, werden auch im Datenbankkontext der betroffenen Firma ausgeführt.

Im Karteireiter Liste soll mit einer SQL-Abfrage eine Dokumentenliste für ACD ermittelt werden.

Beispiel: Exemplarische Anfrage zur Ermittlung der Dokumentenliste

BEGIN TRY

select KSD_Id, NULL, KSD_NumerFaktury from do.KS_Documents

left join do.KS_WorkAPProcess on KSD_Id = KSW_DocumentId /* Tabelle der verarbeiteten Dokumente*/

join do.DF_ConfAPDictionary on KSW_APDId=APD_ID

where KSW_Status <>5

and KSW_APDId=@PointId@ -- dynamische Variable

--and KSW_OperatorId=@IdOperatorDMS@ /*eine zusätzliche Bedingung für die Anzeige der vom aktuellen User bearbeiteten Dokumente*/

END TRY

BEGIN CATCH

DECLARE @ErrorMessage varchar(max) = 'Beim Anfragen ist ein Fehler aufgetreten: ' + ERROR_MESSAGE();

THROW 50001, @ErrorMessage ,1;

END CATCH

Im Karteireiter Steuerelemente sollen über SQL-Anfragen die Werten ermittelt werden, welche in den einzelnen Steuerelementen nach der Verarbeitung eines Dokuments angezeigt werden.

Im Karteireiter Berechtigungen geben Sie die Mitarbeiter an, die für die Verarbeitung von Dokumenten innerhalb des Punktes berechtigt sein sollen. Zusätzlich steht Ihnen die Spalte Dokument bearbeiten zur Verfügung.

Wird für einen Mitarbeiter die Checkbox in dieser Spalte aktiviert, kann der Mitarbeiter Steuerelement-Werten direkt am ACD-Punkt ändern.

Jeder Karteireiter enthält das Symbol [Export], mit dem ein ACD-Punkt zum Festplattenspeicher exportiert wird. Ähnlich wie ACD-Punkte anderer Typen kann auch der Konfigurationspunkt vom Typ Import von Einkaufsdokumenten aus KSeF importiert werden.

Funktionsweise des ACD-Punkts vom Typ Import von Einkaufsdokumenten aus KSeF

Im rechten Bereich des ACD-Punkts vom Typ Import von Einkaufsdokumenten aus KSeF ist der Button [Rechnungen aus KSeF importieren] verfügbar, mit dem der gleichnamige Dialog aufgerufen wird.

Nach der Betätigung des Buttons [Rechnungen aus KSeF importieren] :

Über den Button [Rechnungen aus KSeF importieren] wird der Dialog Rechnungen aus KSeF importieren aufgerufen. Um die Liste der KSeF-Eingangsrechnungen anzugeigen, sind die folgenden Schritte durchzuführen:

Daraufhin wird eine Liste mit den für den ausgewählten Datumsbereich ermittelten Belegen bzw. der gesuchte Beleg angezeigt.

Neben dem Suchfeld befindet sich der Parameter [In DMS registrierte Dokumente anzeigen] – ist der Parameter aktiviert, werden die in Comarch DMS bereits erfassten KSeF-Dokumente angezeigt – diese Dokumente sind in der Dokumentenliste ausgegraut und können nicht erneut heruntergeladen werden.

Nach dem Laden der Dokumentenliste wählen Sie die in Comarch DMS zu importierenden Dokumente aus und klicken Sie auf [OK], um den Dialog Rechnungen aus KSeF importieren zu schließen und die Dokumente in Comarch DMS zu erfassen.

Dokumente, die in Comarch DMS bereits erfasst, aber noch nicht als Comarch-DMS-Dokumente generiert wurden, sind im rechten Bereich aufgezählt

Die Namen der KSeF-Dokumente, die noch nicht an einem ACD-Punkt geöffnet wurden, sind in der Dokumentenliste fett hervorgehoben.

Unterhalb des Buttons [Rechnungen aus KSeF importieren] ist eine Suchfunktion verfügbar, mit der Dokumente nach Fremdnummern (Nummer in der Spalte KSD_NumerFaktury in der Tabelle do.KS_Documents) gesucht werden können. Hierfür geben Sie eine vollständige Nummer oder die ersten Ziffern ein und anschließend klicken Sie auf [Suche].

Nach dem Betätigen des Buttons [Suche] wird das gewünschte Dokument aus KSeF abgerufen und in der Spalte Dokument Nr. angezeigt.

Über den Klick auf einen Eintrag in der Dokumentenliste wird im linken Bereich die Vorschau des ausgewählten KSeF-Dokuments geöffnet. Darunter ist eine Liste der Steuerelemente verfügbar, die in der Definition des jeweiligen Konfigurationspunkts unter dem Tab Steuerelemente festgelegt wurde.

Ist der Bearbeiter zur Bearbeitung des KSeF-Dokuments am ACD-Punkt nicht berechtigt (deaktivierter Parameter Dokument bearbeiten in der Konfiguration des ACD-Punkts vom Typ Import von Einkaufsdokumenten aus KSeF unter dem Tab Berechtigungen), sind die Steuerelemente für das Dokument am ACD-Punkt ausgegraut und nicht bearbeitbar.

.

Nach Überprüfung und ggf. Vervollständigung der Steuerelement-Werten betätigen Sie den Button [Generieren], um ein neues Dokument im Rahmen des für den ACD-Punkt festgelegten Workflows zu erzeugen.