Konfiguration des Steuerelements des Typs Anhang im Rahmen der Integration des Archiv-Modul mit dem Workflow-Modul

Achtung

In der aktuellen Version von Comarch DMS sind bei den Workflow-Typen, für die die Aufzeichnung von Anhängen zum Archiv, folgende Funktionalitäten nicht verfügbar:

Übertragung nach der eingestellten Zeit

Übertragung von der Liste

In zukünftigen Versionen von Comarch DMS wird daran gearbeitet, diese Funktionalitäten verfügbar zu machen.

Die Integration des Archiv-Moduls mit dem Workflow-Modul ermöglicht:

automatisches Übertragen von Dateien in das Archiv, die über das Steuerelement „Anhang” in einem DMS-Dokument im Workflow-Modul hinzugefügt wurden;
ab Version 2023.1.0 das Hinzufügen von Dateien aus dem Archiv-Modul zum Steuerelement „Anhang” im Workflow-Modul (siehe Hinzufügen eines Anhangs aus dem Archiv-Modul).

In den Eigenschaften des Steuerelements des Typs Anhang wurde eine Unterteilung in zwei Registerkarten eingeführt: „Allgemein“ und „Archive“.

Felder im Lesezeichen „Allgemein“ des Steuerelements des Typs Anhang

Wenn die Zusammenarbeit mit dem Archiv-Modul deaktiviert ist, gibt es in der Registerkarte „Archive“ ein Kontrollkästchen „Dokumentenmanager“. Wenn die Zusammenarbeit mit dem Archiv aktiviert ist, erscheint hier das Kontrollkästchen „Im Archiv speichern“.

Option „Im Archiv speichern“ in der Registerkarte „Archive“ in den Eigenschaften des Steuerelements des Typs Anhang (bevor das Kontrollkästchen markiert wird).

Um die Funktionalität zum Übertragen von Dateien von einem Steuerelement ins Archiv oder zum Hinzufügen von Dateien aus dem Archiv zum Steuerelement zu ermöglichen, müssen Sie in der Desktop-Anwendung DMS den Abschnitt „Archive” auswählen und die Option „Im Archiv speichern” aktivieren. Anschließend können Sie die Speicherbedingungen festlegen, wie zum Beispiel:

bei Auswahl der Option „Lokalisation“: der Ort im Archiv, an den die Dateien hochgeladen werden sollen; wählen Sie aus allen Ordnern aus, die im Archiv-Modul erstellt wurden (mit Ausnahme des Hauptverzeichnisses), geordnet nach der Verzeichnisbaumstruktur.

Auswahl eines bestimmten Speicherortes (in diesem Fall Ordner 1) im Archiv-Modul aus der Ebene der Eigenschaften des Steuerelements des Typs Anhang in der Desktop-Anwendung.

innerhalb der Felder: 'Betreiber-Login zum Archiv verwenden’ und 'Wenn Sie mit einem Anhang aus dem Archiv arbeiten, verwenden Sie’, verfügbar ab Version 2024.2.0 als Ergebnis der Ersetzung des Feldes 'Betreiber-Login zum Archiv verwenden’, wählen Sie die Arten von Berechtigungen zum Speichern und Lesen von Daten im Workflow-Modul in Zusammenarbeit mit dem Archiv-Modul. In jedem Feld sind zwei Optionen verfügbar:
- Eigen – das Schreiben des Anhangs/die Arbeit mit dem Anhang erfolgt im Namen des DMS-Bedieners, der den Anhang über das Steuerelement hinzugefügt hat oder mit dem Anhang arbeitet.
- von der Konfiguration – das Speichern eines Anhangs/ die Arbeit mit einem Anhang erfolgt im Namen des Standard-Bedieners, der auf der Registerkarte „Einstellungen” im Abschnitt „ Speicherung von Dateien“ nach Anklicken des Feldes „ Steuerelement vom Typ Anhang“ und der Schaltfläche „Einstellen“ ausgewählt wurde

Der Bediener kann, abhängig von den in diesen beiden Feldern ausgewählten Optionen, Folgendes nutzen:

Eigene Berechtigungen sowohl beim Speichern des Anhangs als auch bei der weiteren Arbeit mit dem Anhang (Werte-Mapping, Anhang lesen) – wenn die folgenden Einstellungen gewählt wurden:

Berechtigungen des Bedieners aus der Konfiguration sowohl beim Speichern des Anhangs als auch bei der weiteren Arbeit mit dem Anhang (Werte-Mapping, Anhang lesen) – wenn die Option „von der Konfiguration“ im Feld „Betreiber-Login zum Archiv verwenden“ ausgewählt wurde (in diesem Fall wird das Feld „Wenn Sie mit einem Anhang aus dem Archiv arbeiten, verwenden Sie“ automatisch gesetzt und ist nicht bearbeitbar):

Eigene Berechtigungen beim Speichern des Anhangs und Berechtigungen des Bedieners aus der Konfiguration bei der weiteren Arbeit mit dem Anhang (Werte-Mapping, Anhang lesen) – wenn die folgenden Einstellungen gewählt wurden:

Beispiel für das Speichern eines Anhangs im Archiv im Namen eines Benutzers von einer Konfiguration:

Unter „Einstellungen“ wurde im Feld „Login des Default-Archiv-Benutzers“ der Betreiber „Anna Nowa“ ausgewählt.

Einstellen des Standard-Betreibers für das Archiv

In den Eigenschaften des Steuerelements des Typs Anhang ist im Feld „Betreiber-Login zum Archiv verwenden“ die Option „von der Konfiguration“ markiert.

Auswahl des Archiv-Betreiber-Logins aus der Konfiguration.

Dann fügte der Betreiber „Administrator“ ein neues Dokument hinzu und fügte diesem einen Anhang mit dem Namen „Faktura FZ_5_2021“ hinzu.

Dokument mit einem Steuerelement des Typs Anhang vom Administrator gespeichert (mit der markierten Option „von der Konfiguration“).

Nach dem Öffnen des Ordners „Documents“ im Archiv-Modul in der Webanwendung wird der Anhang „Faktura FZ_5_2021“ als vom Betreiber „Anna Nowa“ erstellt angezeigt, obwohl er in Wirklichkeit vom Betreiber „Administrator“ erstellt wurde.

Von einem Administrator erstelltes Dokument – Anna Nowa erscheint als Autorin des Dokuments, da sie als Standardbetreiber im Archiv ausgewählt wurde

Allerdings nach Auswahl der Option „Einstellungen des Dokumenttyps“ und dem Anklicken der Schaltfläche „Hinzufügen“ unter der Aufschrift „Typen“ sollten die folgenden Eigenschaften ausgewählt werden:

Typ der Dokumente, der den übertragenen Dateien zugeordnet werden, sowie der festgelegte Standardtyp (es kann nur ein Standardtyp ausgewählt werden). Die Liste der Dokumenttypen ist alphabetisch geordnet. Wird der Dokumenttyp nicht festgelegt, werden die Anhänge an das Archiv mit dem Typ „Nieokreślony“ („Nicht spezifiziert“) gesendet. Es ist möglich, mehrere Dokumenttypen auszuwählen, aber nur einer kann als Standardtyp festgelegt werden. Die Liste der verfügbaren Dokumenttypen hängt von den Dokumenttypen ab, die im Archiv Modul im Abschnitt „Einstellungen“ im Fenster „Verwaltung der Anwendungen“ in der Registerkarte „Dokumenttypen“ definiert sind.

Ansicht der im Archiv-Modul definierten beispielhaften Dokumenttypen

Auswahl der Dokumenttypen in den Eigenschaften des Steuerelements des Typs Anhang.

DMS-Steuerelemente, die auf die als erforderlich gekennzeichneten Attribute einem Mapping unterliegen werden (sofern sie für einen bestimmten Dokumenttyp definiert sind). Wenn die erforderlichen Attribute in den Einstellungen des Archiv-Moduls für den ausgewählten Dokumenttyp nicht festgelegt sind, ist es nicht erforderlich, die Attribute und Steuerelemente für das Mapping anzugeben. Nach Auswahl eines bestimmten Attributs durch Anklicken von „Einstellen“ wird eine Liste von Steuerelementen angezeigt, aus der die unter diesem Attribut verfügbaren Steuerelemente ausgewählt werden können.

Achtung

Die Funktionalität Mapping der Attribute aus dem Workflow-Modul zum Archiv-Modul steht nicht zur Verfügung, wenn auf der Registerkarte „Workflow-Diagramm“ im Abschnitt „ Übertragung“ und dann „Übertragung nach Zeitüberschreitung“ die Option „Übertragung nach der eingestellten Zeit“ ausgewählt ist.

Beispiel:

Für den Dokumenttyp „Kaufrechnung“ wurden die Attribute „Name“ und „Ausgabedatum“ in den Einstellungen des Archiv-Moduls als erforderlich ausgewählt. Aus diesem Grund ist es notwendig, die Steuerelemente für diese Attribute zu setzen, wenn der Dokumenttyp „Kaufrechnung“ zum Steuerelement des Typs Anhang hinzugefügt wurde. Für den Dokumenttyp „Instruktion“ wurden die erforderlichen Attribute in den Einstellungen des Archiv-Moduls jedoch nicht ausgewählt. Wenn also der Dokumenttyp „Instruktion“ zum Steuerelement des Typs Anhang hinzugefügt wurde, ist das Setzen der Attribute optional. Im Rahmen des Attributs „Ausgabedatum“ ist es möglich, zwischen zwei Steuerelementen des Typ Datum und Uhrzeit auf der Workflow-Karte zu wählen.

Nicht erforderliche Attribute können mit dem Papierkorb-Symbol aus der Liste in den Eigenschaften des Steuerelements gelöscht werden. Für erforderliche Attribute ist diese Option nicht verfügbar.

Definieren des Dokumenttyps „Kaufrechnung“ im Archiv – Attribute als erforderlich eingestellt

Definieren des Dokumenttyps „Instruktion“ im Archiv-Modul – Attribute sind nicht als erforderlich eingestellt

Hinzufügen von Attributen und Steuerelementen in den Eigenschaften des Steuerelements „Anhang“.

Im Rahmen des Feldes „Mapping-Phase“: die Stufe im Dokumenten-Workflow, in der die Werte der Steuerelemente dem Mapping in die Attribute unterliegen werden und der Dokumententyp wird dem Mapping in die im Archiv hochgeladenen Datei unterliegen. Die Auswahl der Stufe Mapping für jeden ausgewählten Dokumenttyp ist notwendig, um den Workflow zu speichern.

Steuerelemente, die angezeigt werden, hängen davon ab, welcher Attributtyp ausgewählt wurde. Ein bestimmtes Attribut kann nur einmal innerhalb eines Dokumenttyps hinzugefügt werden. Es wurden folgende Attributtypen unterschieden, zusammen mit den Typen von Steuerelementen, die zu ihnen gehören können:

Kurztextattribut – Steuerelement des Typs elektronisches Dokument, des Typs ERP XL-Dokument, des Typs Dokumente im Workflow, des Typs verwandte Dokumente, des Typs Geschäftspartner, des Typs Liste, des Typs Text, des Typs Artikel, des Typs URL, des Typs Eigentümer

Langtextattribut – Steuerelement des Typs elektronisches Dokument, des Typs ERP XL-Dokument, des Typs Dokumente im Workflow, des Typs verwandte Dokumente, des Typs Geschäftspartner, des Typs Liste, des Typs Text, des Typs Artikel, des Typs URL, des Typs Eigentümer

Attribut Zahl (mit deaktivierter Option Dezimalwert) – Steuerelement des Typs Ganzzahl

Attribut Zahl (mit markierter Option Dezimalwert) – Steuerelement des Typs Ganzzahl, Reelle Zahl, Festkommazahl

Attribut Datum – Steuerelement des Typs Datum und Uhrzeit

Attribut logischer Wert – Steuerelement des Typs Logischer Wert

Wenn in den Eigenschaften des Steuerelements zwei oder mehr Dokumenttypen ausgewählt wurden, erscheint beim Hinzufügen eines Anhangs zum Dokument ein Fenster mit der Möglichkeit, den Typ auszuwählen, dem der Betreiber den Anhang zuordnen möchte. Wenn ein anderer Typ als der Standardtyp ausgewählt wird, erhält das Dokument den Status „Nieokreślony“ („Nicht spezifiziert”).