Integration von Comarch DMS Archiv mit dem Workflow-Modul

Achtung
In der aktuellen Version von Comarch DMS ist bei den Workflow-Typen, für die die Aufzeichnung von Anhängen an die Archiv-Funktionalität aktiviert wurde:

Die Zeitübertragung und die Listenübertragung funktionieren möglicherweise nicht richtig.

In zukünftigen Versionen von Comarch DMS werden wir daran arbeiten, diese Funktionalitäten verfügbar zu machen.

 

Durch die Integration des Archiv-Moduls in das Workflow-Modul können Dateien, die dem Archiv über das Steuerelement des Typs Anhang des DMS-Dokuments im Workflow-Modul hinzugefügt wurden, automatisch an das Archiv gesendet werden.

In der Version 2023.1.0 wurde die Möglichkeit eingeführt, Dateien aus dem Archivmodul als Anhang zu einem Dokument im Workflow-Modul hinzuzufügen (siehe: Hinzufügen eines Anhangs aus dem Archiv-Modul).

In den Eigenschaften des Steuerelements des Typs Anhang wurde eine Unterteilung in zwei Lesezeichen eingeführt: „Allgemein“ und „Archive“.

 

 

Felder im Lesezeichen „Allgemein“ des Steuerelements des Typs Anhang.

 

Im Lesezeichen „Archive“ gibt es, wenn die Zusammenarbeit mit dem Archiv-Modul deaktiviert ist, ein Kontrollkästchen „Dokumentenmanager“ – wenn diese Option aktiviert ist, werden dem Dokument hinzugefügte Anhänge an den Dokumentenmanager gesendet und dort aufbewahrt. Wenn die Zusammenarbeit mit dem Archiv aktiviert ist, erscheint hier das Kontrollkästchen „Im Archiv speichern“. Wenn dieses markiert wird, werden dem Dokument hinzugefügte Anhänge an das Archiv gesendet und dort aufbewahrt.

 

Lesezeichen „Archive“, wenn der Benutzer nicht mit dem Archiv Modul arbeitet, Einzelgesellschaftsmodul

 

Lesezeichen „Archive“, wenn der Benutzer nicht mit dem Archiv Modul arbeitet, Multigesellschaftsmodul

 

Option „Im Archiv speichern“ im Lesezeichen „Archive“ in den Eigenschaften des Steuerelements des Typs Anhang (bevor das Kontrollkästchen markiert wird), Einzelgesellschaftsmodul.

 

 

Option „Im Archiv speichern“ im Lesezeichen „Archive“ in den Eigenschaften des Steuerelements des Typs Anhang (bevor das Kontrollkästchen markiert wird), Multigesellschaftsmodul.

 

 

Damit die Funktion des Hochladens von Dateien aus dem Steuerelement in das Archiv möglich ist, muss in der DMS-Desktop-App das Lesezeichen „Archive“ ausgewählt und die Option „Im Archiv speichern“ markiert werden; anschließend müssen die Bedingungen für das Speichern festgelegt werden, wie z. B.:

  • bei Auswahl der Option „Lokalisation“: der Ort im Archiv, an den die Dateien hochgeladen werden sollen; auszuwählen aus allen Ordnern, die im Archiv-Modul erstellt wurden (mit Ausnahme des Hauptkatalogs), geordnet nach der Ordnerbaumstruktur

 

Lokalisation- Die Struktur des Ordnerbaums im Archiv-Modul

 

 

Auswahl eines bestimmten Speicherortes (in diesem Fall Ordner 1) im Archiv Modul aus der Ebene der Eigenschaften des Steuerelements des Typs Anhang in der Desktop-App im Workflow Modul.

 

 

  • Bei der Auswahl von „Betreiber-Login zum Archiv verwenden“ gibt es zwei Optionen:

  • eigen (Standardwert) – die Dateien werden im Namen des DMS-Betreibers hinzugefügt, der den Anhang mithilfe des Steuerelements hinzugefügt hat

 

Auswahl einer Option im Rahmen des Feldes „Betreiber-Login zum Archiv verwenden“ im Lesezeichen „Archive“ nach Auswahl von „Im Archiv speichern“

 

 

Auswahl des eigenen Logins des Archiv-Betreibers.

 

 

  • von der Konfiguration – dann werden die Dateien im Namen des Standardbetreibers hinzugefügt, der im Lesezeichen „Einstellungen“ im Abschnitt Speicherung von Dateien ausgewählt wurde, nachdem auf das Feld Steuerelement vom Typ Anhang und Dokumentmanager und die Schaltfläche „Einstellen“ geklickt wurde

 

Beispiel:

Unter „Einstellungen“ wurde im Feld „Login des Default-Archiv-Benutzers“ der Betreiber „Anna Nowa“ ausgewählt.

 

Einstellen des Standardbetreibers für das Archiv.

 

 

In den Eigenschaften des Steuerelements des Typs Anhang ist im Feld „Betreiber-Login zum Archiv verwenden“ die Option „von der Konfiguration“ markiert.

 

 

Auswahl des Archiv-Betreiber-Logins aus der Konfiguration.

 

 

Als nächstes fügt der Betreiber „Administrator“ ein neues Dokument hinzu, dem er einen Anhang mit dem Namen Faktura FZ_5_2021 hinzufügt.

 

Dokument mit einem Steuerelement des Typs Anhang vom Administrator gespeichert (mit der markierten Option „Von der Konfiguration“).

 

Nach dem Öffnen des Ordners 1 im Archiv-Modul wird der Anhang Faktura FZ_5_2021 als vom Betreiber „Anna Nowa“ erstellt angezeigt, obwohl er in Wirklichkeit vom Betreiber „Administrator“ erstellt wurde.

 

Von einem Administrator erstelltes Dokument – Anna Nowa erscheint als Autorin des Dokuments, da sie als Standardbetreiber im Archiv ausgewählt wurde

 

Nach dem Anklicken der Option „Einstellungen des Dokumenttyps“ in der Karte des Steuerelements des Typs Anhang und dem Anklicken der Schaltfläche „Hinzufügen“ unter der Aufschrift „Typen“ sollten die folgenden Eigenschaften ausgewählt werden:

  • Dokumenttyp, der den hochgeladenen Dateien zugewiesen wird, sowie der angegebene Standardtyp. Die Liste der Dokumenttypen ist alphabetisch geordnet. Wird der Dokumenttyp nicht angegeben, werden die Anhänge an das Archiv mit dem Typ „Unbestimmt“ („Nieokreślony“) gesendet. Es ist möglich, mehrere Dokumenttypen auszuwählen, aber nur einer kann als Standardtyp festgelegt werden. Die Liste der verfügbaren Dokumenttypen hängt von den Dokumenttypen ab, die im Archiv Modul im Abschnitt Einstellungen im Fenster Verwaltung der Anwendungen im Lesezeichen Dokumenttypen definiert sind.

 

 

Ansicht der im Archiv-Modul definierten beispielhaften Dokumenttypen

 

Auswahl der Dokumenttypen in den Eigenschaften des Steuerelements des Typs Anhang

 

  • DMS-Steuerelemente, die auf die als erforderlich gekennzeichneten Attribute einem Mapping unterliegen werden (sofern sie für einen bestimmten Dokumenttyp definiert sind). Wenn die erforderlichen Attribute in den Einstellungen des Archiv-Moduls für den ausgewählten Dokumenttyp nicht festgelegt sind, ist es nicht erforderlich, die Attribute und Steuerelemente für das Mapping anzugeben. Nach Auswahl eines bestimmten Attributs durch Anklicken von „Einstellen“ wird eine Liste von Steuerelementen angezeigt, aus der die unter diesem Attribut verfügbaren Steuerelemente für das Mapping ausgewählt werden können.

 

Achtung
Die Funktionalität der Mapping der Attribute aus dem Workflow-Modul zum Archiv-Modul ist nicht verfügbar, wenn auf dem Tab „Workflow-Diagramm“ im Abschnitt „Übertragung“ und dann „ Übertragung nach Zeitüberschreitung“ die Option „Übertragung nach der eingestellten Zeit“ ausgewählt ist.

 

Beispiel:

Für den Dokumenttyp „Kaufrechnung“ wurden die Attribute „Name“ und „Ausgabedatum“ in den Einstellungen des Archiv-Moduls als erforderlich ausgewählt. Aus diesem Grund ist es notwendig, die Steuerelemente für diese Attribute zu setzen, wenn der Dokumenttyp „Kaufrechnung“ zum Steuerelement des Typs Anhang hinzugefügt wurde. Für den Dokumenttyp „Instruktion“ wurden die erforderlichen Attribute in den Einstellungen des Archiv-Moduls jedoch nicht ausgewählt. Wenn also der Dokumenttyp „Instruktion“ zum Steuerelement des Typs Anhang hinzugefügt wurde, ist das Setzen der Attribute optional. Im Rahmen des Attributs „Ausgabedatum“ ist es möglich, zwischen zwei Steuerelementen des Typ Datum und Uhrzeit auf dem Umlaufblatt zu wählen.

 

Nicht benötigte Attribute können mit dem Papierkorb-Symbol aus der Liste der Steuerelemente gelöscht werden. Für benötigte Attribute ist diese Option nicht verfügbar.

 

Definieren des Dokumenttyps „Kaufrechnung“ im Archiv-Modul – Attribute als erforderlich eingestellt

 

Definieren des Dokumenttyps „Instruktion“ im Archiv-Modul – Attribute sind nicht als erforderlich eingestellt

 

 

Hinzufügen von Attributen und Steuerelementen in den Eigenschaften des Steuerelements „Anhang“ – Konfiguration des Mappings der Steuerelemente.

 

 

  • Im Rahmen des Feldes „Mapping-Phase“: die Etappe im Dokumentenumlauf, in der die Werte der Steuerelemente dem Mapping in die Attribute unterliegen werden und der Dokumententyp wird dem Mapping in die im Archiv hochgeladenen Datei unterliegen. Die Auswahl der Mapping-Etappe für jeden ausgewählten Dokumenttyp ist notwendig, um den Umlauf zu speichern.

 

 

Auswahl der Mapping-Etappe.

 

 

Steuerelemente, die angezeigt werden, hängen davon ab, welcher Attributtyp ausgewählt wurde. Ein bestimmtes Attribut kann nur einmal innerhalb eines Dokumenttyps hinzugefügt werden. Es wurden folgende Attributtypen unterschieden, zusammen mit den Arten von Steuerelementen, die zu ihnen gehören können:

  •  Kurztextattribut (Kurzer Text)– Steuerelement des Typs elektronisches Dokument, des Typs ERP XL-Dokument, des Typs Dokumente im Umlauf, des Typs verbundene Dokumente, des Typs Auftragnehmer, des Typs Liste, des Typs Text, des Typs Ware, des Typs URL, des Typs Eigentümer
  • Langtextattribut (Langer Text)– Steuerelement des Typs elektronisches Dokument, des Typs ERP XL-Dokument, des Typs Dokumente im Umlauf, des Typs verbundene Dokumente, des Typs Auftragnehmer, des Typs Liste, des Typs Text, des Typs Ware, des Typs URL, des Typs Eigentümer
  • Attribut des Typs Zahl (Nummer) (mit deaktivierter Option Dezimalteil) – Steuerelement des Typs Ganzzahl
  • Attribut des Typs „Zahl“ (Nummer- mit markierter Option Dezimalteil) – Steuerelement des Typs Ganzzahl, Reelle Zahl, Festkommazahl
  • Attribut des Typs Datum (Datum) – Steuerelement des Typs Datum und Uhrzeit
  • Attribut des Typs Logischer Wert (Der logische Wert) – Steuerelement des Typs Logischer Wert

 

Wenn in den Eigenschaften des Steuerelements zwei oder mehr Dokumenttypen ausgewählt wurden, erscheint beim Hinzufügen eines Anhangs zum Dokument ein Fenster mit der Möglichkeit, den Typ auszuwählen, dem der Betreiber den Anhang zuordnen möchte. Wenn ein anderer Typ als der Standardtyp ausgewählt wird, erhält das Dokument den Status „Unbestimmt“

 

Das Fenster zur Auswahl des Dokumenttyps nach Anklicken des Steuerelements des Typs Anhang

 

Wenn ein Dokument im Archiv einer Aufbewahrungsregel unterliegt, verbleibt die Datei nach dem Löschen aus dem Steuerelement des Typs Anhang im Workflow-Modul im aktuellen Ordner im Archiv und wird nicht gelöscht, verliert aber Informationen über die mit dem Dokument verbundenen Prozesse. Nach dem Löschen eines solchen Anhangs im Workflow-Modul und dem Versuch zu speichern, erscheint die folgende Meldung:

 

 

Default-Archiv-Benutzer

Betreiber, die keine Berechtigungen für bestimmte Speicherorte im Archiv oder für das Archiv-Modul haben, können Dateien als Anhänge zu DMS-Dokumenten hinzufügen, deswegen wurde die Funktion des Standardbetreibers hinzugefügt.

Der Standardbetreiber wird vom DMS-Administrator im Fenster Einstellungen im Lesezeichen Speicherung von Dateien (ehemals „IBARD“ Lesezeichen) im Abschnitt Steuerelement vom Typ Anhang und Dokumentmanager festgelegt, wenn die Option „Login des Default-Archiv-Benutzers“ ausgewählt ist. Im Namen dieses Betreibers können andere Betreiber Dateien in das Archiv hochladen. Die Auswahl des Standardbetreibers erfolgt innerhalb der Liste der DMS-Betreiber, die auf die Betreiber beschränkt ist, die über die Berechtigung zur Arbeit mit dem Archiv-Modul verfügen. Wenn der Multigesellschaftsmodus aktiv ist, wird der Betreiber aus der Liste der Betreiber der ausgewählten Gesellschaft angezeigt. Die Betreiber auf der Liste sind in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. In der Liste können maximal 11 Betreiber angezeigt werden; bei mehr als einem Betreiber erscheint eine Bildlaufleiste. Es ist möglich, den Standardbetreiber zu ändern, nachdem der vorherige gelöscht wurde, indem man auf das Papierkorb-Symbol klickt und eine andere Auswahl aus der Liste trifft.

 

Lesezeichen Speicherung von Dateien – Einstellungen des Standardbetreibers.