Hinzufügen eines Anhangs aus dem Archiv-Modul

In Version 2023.1.0 wurde die Funktion zum Hinzufügen eines Anhangs aus dem Archiv-Modul in der Desktop-Anwendung Comarch DMS eingeführt, sofern Comarch DMS mit dem Archiv-Modul zusammenarbeitet.

Wenn der Benutzer das Kontrollkästchen „Im Archiv speichern” in den Einstellungen des entsprechenden Anhangssteuerelements (siehe Anhangssteuerelement, Abschnitt „Archive”) aktiviert und die Änderungen gespeichert hat, wird nach Klicken auf das Symbol im Anhangssteuerelement des Dokuments die Option „Aus dem Archiv” angezeigt.

Option „Aus dem Archiv” im Anhangssteuerelement in der Desktop-Anwendung.

 

Achtung
Die Funktion zum Hinzufügen eines Anhangs aus dem Archiv-Modul ist derzeit nur in der Desktop-Anwendung von Comarch DMS verfügbar.

Wenn der Benutzer auf die Option „Aus dem Archiv” klickt, wird das Fenster „Anhang hinzufügen” geöffnet, in dem Dateien ausgewählt werden können, die dem Anhangssteuerelement hinzugefügt werden sollen.

Achtung
Der Operator, der Dateien aus dem Archiv-Modul an das Dokument im Workflow-Modul anhängt:

    • muss im Repository-Modul mindestens die Berechtigung „Anzeigender Benutzer” für die jeweilige Datei/Dateien haben

oder

    • muss das Anhangssteuerelement verwenden, bei dem in den Einstellungen im Feld „Betreiber-Login zum Archiv verwenden” die Option „von der Konfiguration” ausgewählt wurde und der Standardoperator die Berechtigung für die jeweilige Datei/Dateien hat.

 

Achtung
 Der Anwender kann nur aktive und archivierte Dokumente an das Anhangssteuerelement anfügen.

 

Achtung
 Wenn ein Dokument aus dem Repository-Modul mehrere Versionen hat, kann in das Anhangssteuerelement des Workflow-Moduls nur die aktuelle Version aufgenommen werden.

 

Um ein Dokument aus dem Repository-Modul hinzuzufügen, sollte der Benutzer folgende Schritte ausführen:

  • in dem Fenster „Anhang hinzufügen” auf den Ordner klicken, in dem sich das Dokument befindet, das dem Anhangssteuerelement hinzugefügt werden soll;

 

Auswahl des Ordners aus dem Repository, aus dem eine Datei dem Dokument im Workflow-Modul hinzugefügt werden soll.

 

  • in der Liste der Dokumente auf den Namen des entsprechenden Dokuments klicken und dann auf die Schaltfläche [Hinzufügen];

 

Auswahl der Datei aus dem Repository, die dem Anhangssteuerelement im Workflow-Modul hinzugefügt werden soll.

 

Dann wird das Fenster „Anhang hinzufügen” geschlossen und das Dokument wird dem Anhangssteuerelement hinzugefügt. Der Benutzer kann mehrere Dokumente gleichzeitig markieren und hinzufügen.

Wenn die Dokumente markiert sind, wird die Anzahl auf dem dunkelblauen Balken über der Dokumentenliste angezeigt.

  • Die Schaltfläche [Hinzufügen] bleibt inaktiv, bis der Benutzer mindestens ein Dokument markiert.

 

Achtung
Das Anhängen von Ordnern aus dem Archiv ist nicht möglich. Wenn der Benutzer mehrere Dateien anhängen möchte, sollte er in den Ordner gehen und die entsprechenden Dateien markieren.

 

Achtung
Das Anhängen mehrerer Dateien ist nur innerhalb eines Ordners möglich. Die ausgewählten Dokumente werden gezählt und die Anzahl wird auf dem Balken an der Stelle der Filter angezeigt. Wenn der Benutzer in einen anderen Ordner wechselt, wird der Zähler für Dokumente zurückgesetzt und die Dokumente in diesem Ordner werden neu gezählt.

  • Wenn jedoch die Liste der Dokumente gefiltert wird (z. B. nach Attributwerten), werden die Dokumente mit Informationen über den Ordner, in dem sie sich befinden, angezeigt, und der Benutzer kann eine beliebige Anzahl von Dokumenten markieren.

 

Fenster „Anhang hinzufügen” ohne markierte Dokumente.

 

Fenster „Anhang hinzufügen” mit markierten Dokumenten, die dem Anhangssteuerelement hinzugefügt werden sollen.

 

  • Über der Liste der Dokumente im „Archiv”-Fenster befinden sich vier Felder, die zur Filterung der Liste dienen:
  • Status – in diesem Feld kann eine der folgenden Optionen ausgewählt werden:
    • Beliebig– es werden alle aktiven und archivierten Dokumente aus dem entsprechenden Ordner angezeigt;
    • Aktiv– es werden nur die aktiven Dokumente aus dem entsprechenden Ordner angezeigt;
    • Archiviert– Es werden nur die archivierten Dokumente aus dem entsprechenden Ordner angezeigt.

 

Ansicht des Filters „Status” im „Anhang hinzufügen”-Fenster.

 

  • Hinzufügungsdatum – durch Klicken auf dieses Feld wird ein Fenster geöffnet, in dem der Benutzer den Datumsbereich auswählen kann, in dem die Dokumente hinzugefügt wurden;

 

Ansicht des Filters „Hinzufügungsdatum” im „Anhang hinzufügen”-Fenster.

 

  • Dokumententyp – durch Klicken auf dieses Feld kann der Benutzer den/die Dokumententyp(en) auswählen, von dem/denen die Dokumente in der Liste sichtbar sein sollen. Standardmäßig sind alle verfügbaren Typen ausgewählt.

 

Achtung
Die verfügbaren Werte für diesen Filter hängen von den Einstellungen des entsprechenden Anhang-Steuerungselements ab, bei dem der Operator die unterstützten Dokumententypen festlegt. Im Filter werden nur die in den Einstellungen des entsprechenden Steuerungselements definierten Dokumententypen angezeigt.

 

Ansicht des Filters „Dokumententyp” im „Anhang hinzufügen”-Fenster mit einem Dokumententyp aus dem Archiv-Modul gemäß den Einstellungen des entsprechenden Anhang-Steuerungselements.

  • Weitere Filter – in diesem Feld im „Andere Filter”-Fenster können die Dokumente nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
    • Kriterium für Aufbewahrungsfrist;
    • Attributwerten.

 

Ansicht der Filter im „Andere Filter”-Fenster nach Auswahl der Option „Weitere Filter” und Klicken auf den Link „Weiteren Filter hinzufügen”.

 

Wenn der Benutzer einen Filter auswählt, wird neben den Filterfeldern ein Link „Filter löschen” angezeigt. Wenn der Operator auf diesen Link klickt, werden alle gesetzten Filter entfernt.

 

Liste der Dokumente im „Archiv”-Fenster nach Auswahl des Filters „Status” mit der sichtbaren Schaltfläche „Filter löschen”.

 

Nachdem ein Anhang aus dem Archiv-Modul dem Dokument in der Desktop-Anwendung von Comarch DMS hinzugefügt wurde und der Benutzer auf den Namen des Anhangs klickt, wird dessen Vorschau auf der rechten Seite des Dokuments angezeigt.

 

Achtung
Die Vorschau von Dokumenten, die aus dem Archiv-Modul hinzugefügt wurden, ist für dieselben Anhangstypen verfügbar, für die sie im „Anhang”-Tab verfügbar sind.

 

Achtung
Eine Datei, die dem Anhangs-Steuerungselement aus dem Archiv-Modul hinzugefügt wurde, wird genauso behandelt wie andere Anhänge.

 

Wenn ein Dokument mit einem Anhang aus dem Archiv-Modul an den Operator in einem Workflow-Schritt weitergegeben wird, der keinen Zugriff auf das Archiv hat, kann dieser Operator:

  • den Anhang anzeigen;
  • den Anhang vom Dokument trennen;
  • den Anhang auf der lokalen Festplatte speichern.

 

Wenn eine Datei aus dem Archiv-Modul in einem Workflow-Modul als Anhang an ein Anhangs-Steuerungselement hinzugefügt wird und später in den Papierkorb, den Aufbewahrungskorb oder aus dem System gelöscht wird, wird beim Versuch, die Datei auf der Festplatte zu öffnen, eine Vorschau, Details oder den Typ zu ändern, eine entsprechende Meldung angezeigt, die auf die Löschung des Dokuments und die Unmöglichkeit der Durchführung der betreffenden Aktion hinweist.

 

Achtung
Wenn eine Datei aus dem „Archiv”-Modul als Anhang in einem Workflow-Modul hinzugefügt wurde und diese Datei einer Aufbewahrungsfrist im „Archiv” unterliegt und der Aufbewahrungszeitraum abgelaufen ist, wird diese Datei nicht vom Dokument abgetrennt. Wenn der Versuch unternommen wird, eine Vorschau, Details oder den Typ eines solchen Anhangs anzuzeigen, auf die Festplatte zu speichern oder zu löschen, wird eine entsprechende Meldung angezeigt, die besagt: „Die Quelldatei des Dokuments wurde aus dem Archiv gelöscht.”.

 

Mappen von Steuerungs- zu Attributwerten

In Version 2023.1.0 wurde die Funktionalität zur Abbildung von Steuerungs- auf Attributwerte beim Hochladen einer Datei von der Festplatte in das „Archiv”-Modul als Anhang eines Dokuments im Workflow-Modul aktualisiert, um die Möglichkeit des Anhängens eines „Archiv”-Dokuments als Anhang an mehrere Dokumente im Workflow-Modul zu ermöglichen.

Folgende Szenarien sind möglich:

  • wenn eine Datei über die Option „Aus Ordner” dem Anhangs-Steuerungselement hinzugefügt und anschließend in das „Archiv”-Modul übertragen wird, werden die Attribute anhand der Werte aus den Steuerungselementen des Dokuments gemappt, die im Bereich „Mapping-Phase” auf der Registerkarte „Archive” in den Einstellungen des entsprechenden Anhangs-Steuerungselements ausgewählt wurden;
  • wenn eine Datei über die Option „Aus dem Archiv” dem Anhangs-Steuerungselement hinzugefügt wird, werden die Attribute nur gemappt, wenn es udem den ersten Prozess handelt, für den diese Datei aus dem „Archiv” als Anhang hinzugefügt wird.

 

Das Dokument im Workflow-Modul, von dem die Werte der Steuerungselemente auf die Attribute des Dokuments im „Archiv”-Modul abgebildet werden, wird als „Hauptprozess” bezeichnet. Der „Hauptprozess” ist das erste Dokument im Workflow-Modul, udem ein Dokument aus dem „Archiv”-Modul als Anhang hinzugefügt wird. Der „Hauptprozess” ist in der Rubrik „Dokumentenbezogene Prozesse” auf dem rechten Panel des Dokuments im „Archiv”-Modul mit „Haupt” gekennzeichnet.

 

Achtung
Es ist nicht möglich, den „Hauptprozess” auf ein anderes Dokument zu ändern.

 

Für Dokumente aus dem „Archiv”-Modul, die als Anhang zu einem Dokument im Workflow-Modul hinzugefügt wurden, werden auf dem rechten Panel die Prozessnummern angezeigt, zu denen sie hinzugefügt wurden (Dokumentennummern aus dem Workflow-Modul).

 

Achtung
Wenn eine Datei aus dem „Archiv”-Modul bereits mit einem anderen Prozess verknüpft war (z. B. bereits zu einem anderen Anhangs-Steuerungselement hinzugefügt wurde), werden die Attribute nicht gemappt.

 

Achtung
Wenn die Datei aus dem „Archiv”-Modul archiviert oder gelöscht wurde (in den Papierkorb, den Retention-Papierkorb oder aus dem System), bevor das Dokument in den Schritt übergeben wurde, in dem das Mapping von Werten aus den Steuerelementen zu den Attributen stattfinden sollte, wird das Mapping nicht durchgeführt und es wird eine Meldung angezeigt, die über die Archivierung/Löschung der Datei und das Fehlen des Mappings informiert.

 

Achtung
Wenn eine Datei aus dem „Archiv”-Modul von dem Hauptprozess abgetrennt und einem anderen Prozess hinzugefügt wurde, wird eine Meldung angezeigt, die besagt, dass die Attribute Werte haben. In dieser Meldung kann die Zustimmung zur Mapping neuer Werte aus dem neuen Dokument nach der Weiterleitung an den ausgewählten Schritt im Workflow-Modul gegeben werden.

Wenn nach dem Hinzufügen eines Anhangs aus dem „Archiv”-Modul zu einem Dokument im Workflow-Modul der Verbindung zum Server unterbrochen wird und keine Abbildung der Attributwerte aus den Steuerungselementen stattgefunden hat, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Wenn sich die Werte in den Steuerungselementen eines Dokuments im Workflow-Modul geändert haben und diese Werte auf die Attribute der Dokumente im Archiv-Modul abgebildet werden sollten, und diese Dokumente zuvor archiviert wurden, wird eine Meldung angezeigt, die besagt, dass eine Aktualisierung der Attribute mit den Daten aus dem Workflow-Datenblatt nicht möglich ist.