[Hinzufügen] – die Option zum Hinzufügen eines neuen Dokuments. Die Schaltfläche ist inaktiv, bis ein anderer Workflow-Typ als „Alle“ ausgewählt wird. Nachdem Sie einen bestimmten Typ ausgewählt haben, können Sie ein neues Dokument hinzufügen. Die Schaltfläche zum Hinzufügen eines neuen Dokuments ist auch inaktiv, wenn der Betreiber nicht berechtigt ist, Dokumente in einem bestimmten Workflow-Typ zu initialisieren.
[Löschen] – ermöglicht das Löschen eines Dokuments aus der Liste. Ein eingeloggter Betreiber kann nur ihm zugewiesene aktive Dokumente löschen. Ein Operator mit Administratorrechten kann Dokumente auf Etappen löschen, die nicht als Endetappen gekennzeichnet sind.
Die Darstellung des Symbols hängt von dem in den Betreibereigenschaften markierten Parameter ab. Das Symbol erscheint, wenn in den Betreibereigenschaften im Feld „Dokumente löschen“ „Ja“ ausgewählt ist.
[Suche] – Steuerelement, mit dem Sie nach einem Dokument suchen können, nachdem Sie einen Ausdruck aus einer beliebigen Spalte eingegeben haben. Der eingegebene Satz muss nicht genehmigt werden, die Anwendung sucht sofort nach Eingabe des Werts nach Daten.
[Erweiterte Suche/Filter] – die Funktionalität ermöglicht es Ihnen, nach der Definition der Bedingungen nach Dokumenten in der Liste zu suchen. Die Steuerelemente im erweiterten Suchformular werden angezeigt, wenn sich die Liste der Dokumente nicht im Modus „Alle“ befindet und die Steuerelemente für die erweiterte Suche in der Definition des ausgewählten Workflow-Typs definiert wurden.
– durch Auswählen dieses Parameters wird die Liste der Dokumente erst dann gefiltert, wenn alle erforderlichen Bedingungen angegeben wurden und auf die Schaltfläche 
geklickt wurde.
– ermöglicht die Suche nach der eingegebenen Phrase in den Feldern der Workflow-Karte (Ganzzahl, Reelle Zahl, Datum und Uhrzeit, Text, Liste, Festkommazahl)
– ermöglicht die Suche nach dem eingegebenen Ausdruck in den Feldern des Typs „Tabellarische Daten“
– Steuerelemente zur Eingabe des Datumsbereichs, nach dem die Liste der Dokumente gefiltert wird. Die Funktionalität ist für alle Benutzer verfügbar. Der eingegebene Datumsbereich grenzt die Liste der dargestellten Dokumente ein.
– Filtern von Dokumenten nach ihren Status. Die Dokumentstatus bestimmen, welche Dokumente in der Liste angezeigt werden:
- Mir zugewiesen (aktiv) – eine Liste von Dokumenten, auf die der Betreiber berechtigt ist. Die Auswahl dieses Filters spiegelt das aktuelle Verhalten der Anwendung wider.
- Im Umlauf (inaktiv) – eine Liste von Dokumenten, mit denen der Betreiber gearbeitet hat und derzeit nicht berechtigt ist
- Abgeschlossen – die Liste der Dokumente, mit denen der Betreiber gearbeitet hat, und das Dokument befindet sich in der Stufe, die als abgeschlossen gekennzeichnet ist.
- Alles – alle Dokumente, unabhängig von ihrem Status.
– Merkmale von Dokumenten sind ihre Zustände, die sich aus der Überfälligkeit, dem Nichtlesen, dem Zurückgehen in die vorherige Stufe oder dem Recht auf Folgen des Dokuments ergeben. Dokumente können nach folgenden Merkmalen gefiltert werden:
- Neu – ermöglicht es Ihnen, nur ungelesene Dokumente mit dem ausgewählten Status anzuzeigen
- Verspätet – ermöglicht Ihnen, die Dokumente anzuzeigen, für die die Zeit, um die Aufgabe abzuschließen, abgelaufen ist.
- Zurückgegeben – ermöglicht Ihnen, Dokumente anzuzeigen, die die aktuelle Stufe erreicht haben, indem Sie das Dokument in die vorherige Stufe zurückversetzen.
- Beobachtet – ermöglicht Ihnen, Dokumente anzuzeigen, für die der Betreiber zum Folgen eines Dokuments berechtigt ist (siehe Beobachter des Dokuments).
- Zu übertragen aus der Liste – ermöglicht Ihnen, nur Dokumente anzuzeigen, die direkt aus der Liste in die Standardstufe weitergeleitet werden können (vorausgesetzt, dass die Standardstufe in den Stufeneinstellungen eines bestimmten Workflow-Typs unter „Übertragung von der Liste“ in der Registerkarte „Übertragung“ ausgewählt ist)
Beim Filtern von Dokumenten mit den Optionen:
- Benutzerfilter, die bei der Definition des Workflow-Typs auf der Registerkarte Einstellungen festgelegt wurden
- Feld Suche oberhalb der Dokumentenliste
- Parameter Mehrere Bedingungen angeben
- Datumsbereich für die Weiterleitung von Dokumenten
- Parameter In allen Workflow-Datenblatt Feldern such
- Parameter Suche in Tabellendaten
Die Liste der Dokumente wird entsprechend der ausgewählten Option und unter Berücksichtigung des Status und der Merkmale des Dokuments eingegrenzt.
[Filter löschen] – das Symbol zum Löschen aller definierten Dokumentsuchbedingungen. Filter, die in der erweiterten Suche (Filter) und im Steuerelement Suche definiert sind, werden entfernt.
/ 
[Spalten ausblenden/zeigen] – die Funktion zum Ein- und Ausblenden gilt für vordefinierte Spalten in der Dokumentenliste.
[Dokumentenliste aktualisieren] – die Funktionalität aktualisiert die Dokumentenliste.
[Ausgewählte Dokumente übertragen] – die Schaltfläche ermöglicht die Weiterleitung von Dokumenten, für die der Betreiber berechtigt ist, direkt aus der Liste zur nächsten Stufe, ohne dass eine Vorschau angezeigt werden muss. Das Symbol ist im oberen Feld des Fensters sichtbar, wenn in den Filteroptionen die Funktion „Zu übertragen aus der Liste“ ausgewählt ist und dann die Kontrollkästchen für die Dokumente, die zur nächsten Stufe weitergeleitet werden sollen, aktiviert sind.
[Starten] – die Schaltfläche öffnet das Fenster „Programm starten”; sie ist nur für Benutzer sichtbar, denen die Berechtigung für das entsprechende Programm auf der Registerkarte „Berechtigungen” im Fenster „Konfiguration des automatischen Arbeitsmodus” erteilt wurde (siehe Robotisierung von Prozessen).
[Chat ERP] – Schaltfläche hinzugefügt in Version 2024.3.0; öffnet das ChatERP-Fenster (siehe Integration mit Chat ERP).
[Mehr] – die Schaltfläche öffnet eine Registerkarte mit den folgenden Funktionalitäten:
[Dokumentliste in Excel exportieren] – die Funktionalität zum Exportieren von Daten in eine Tabelle aus der aktuell angezeigten Dokumentenliste. Diese Funktionalität steht den Betreibern zur Verfügung, die für die Mitarbeitereigenschaften die Berechtigung „Exportieren der Dokumentliste in Excel“ haben. Voraussetzung für einen ordnungsgemäß funktionierenden Datenexport ist die Installation von Microsoft Excel.
[Ausdruck des Postausgangsbuches] – die Funktionalität ermöglicht es Ihnen, eine Dokumentenliste in Form eines Ausgangsbuches zu drucken.
Das Fenster enthält eine Dokumentenliste, die unter allen Workflow-Typen definiert sind. Die Liste von Dokumenten-Workflow-Typen wird auf der linken Seite des Fensters im Dropdown-Listenfeld angezeigt.
Das Feld mit der Liste der Workflow-Typen kann auf zwei Arten angezeigt werden:
ausgeblendet, dann wird der Name des Hauptverzeichnisses angezeigt, beim Anklicken wird und bleibt das Feld eingeblendet, solange der Mauszeiger darauf bleibt. Der Name des Felds ändert sich je nachdem, welches Verzeichnis oder welcher Workflow-Typ zuletzt angegeben wurde.
Eingeblendet, diesen Zustand erreicht das Feld, nachdem es durch Klicken auf die Reißzwecke-Schaltfläche angedockt wurde. Der zuletzt ausgewählte Typ oder Verzeichnis von Typen des Dokumenten-Workflows wird auf dem Feld mit grauer Hervorhebung dargestellt. Wenn das Feld erweitert und an die Liste angeheftet wurde. Nachdem Sie den Mauszeiger über die Linie bewegt haben, die die Liste der Workflow-Typen von der Liste der Dokumente trennt, ist es möglich, die Feldbreite zu ändern:
Das Feld mit den Dokumenten-Workflow-Typen in der Dokumentenliste fungiert als Filter. Die Angabe des Workflow- oder Verzeichnistyps schränkt die Dokumentenliste auf den angegebenen Typ oder auf die unter dem angegebenen Verzeichnis gruppierten Typen ein.
In der Liste der Workflow-Typen im Kontextmenü stehen die Optionen Alle erweitern und Alles ausblenden zur Verfügung. Die Optionen sind für jedes Verzeichnis verfügbar und gelten für alle Objekte, die einem bestimmten Verzeichnis untergeordnet sind.
Dokumente auf der Liste sind vom neuesten zum ältesten angeordnet (mit Ausnahme von überfälligen Dokumenten, die von den am meisten überfälligen geordnet werden).
Reihenfolge der Dokumentendarstellung in der Liste:
- Aktive überfällige Dokumente – es sind Dokumente, deren Zeit, um die Aufgabe abzuschließen, abgelaufen ist und die dem angemeldeten Betreiber zugewiesen sind. Dokumente sind in der Dokumentenliste mit dem Symbol
gekennzeichnet. - Inaktive überfällige Dokumente – es sind Dokumente, deren Zeit, um die Aufgabe abzuschließen, abgelaufen ist, und die Dokumente wurden zu Stufen weitergeleitet, in denen ein anderer Betreiber als der angemeldete Betreiber zugewiesen ist.
- Abgeschlossene überfällige Dokumente – es sind Dokumente, deren Zeit, um die Aufgabe abzuschließen, abgelaufen ist und Workflow dieser Dokumente abgeschlossen wurde.
- „Aktive“ Dokumente mit einer bestimmten Zeit, um die Aufgabe abzuschließen – sind Dokumente in der Stufe, für die der eingeloggte Betreiber berechtigt ist.
- „Aktive“ Dokumente ohne bestimmte Zeit, um die Aufgabe abzuschließen – es sind Dokumente in der Stufe, für die der angemeldete Betreiber berechtigt ist.
- Inaktive (übertragene) Dokumente – Dokumente, die zu Stufen weitergeleitet wurden, denen ein anderer als der angemeldete Betreiber zugewiesen ist.
- Abgeschlossene oder archivierte Dokumente – werden in der Liste angezeigt, nachdem Sie das Steuerelement „Abgeschlossen“ ausgewählt haben. Es werden nur die Dokumente angezeigt, mit denen der eingeloggte Betreiber verbunden war.
In der Liste der auf einen Workflow beschränkten Dokumente werden zuerst überfällige Dokumente angezeigt, dann werden nacheinander Dokumente angezeigt, die dem aktuell angemeldeten Betreiber zugeordnet sind, Dokumente, die dem aktuell eingeloggten Betreiber nicht zugeordnet sind, und abgeschlossene Dokumente. Außerdem werden die Dokumente unter jedem der oben genannten Typen in der Reihenfolge von den am spätesten ausgestellten Dokumente zu den am frühesten ausgestellten Dokumenten angezeigt.
Die dargestellte Dokumentenliste besteht aus Grundspalten (Nummer, Workflow-Name, Name der Phase, Datum der Übertragung, Status, Phase, Bearbeitungsdauer, Wird überwiesen (automatische Weiterleitung), Übertragen, (Name der Standardstufe) und der eigenen durch den Betreiber definierten Dokumenten. Sie können Dokumente in der Liste nach allen Spalten sortieren.
Ungelesene Dokumente werden in der Dokumentenliste fett markiert. Nach dem Öffnen des Dokuments und Rückkehr zur Liste wird das zuletzt bearbeitete Dokument hervorgehoben und in Normalschrift dargestellt.
In der Liste der Dokumente wurde eine Markierung für Dokumente eingeführt, die in die vorherige Stufe zurückgezogen wurden. Wenn das Dokument in die aktuelle Stufe zurückgezogen ist, wird das Symbol in der Spalte mit dem Stufennamen angezeigt 
.
Wenn die Liste der Dokumente aus mehr als einer Seite besteht, können Sie mit den Pfeilen 
im unteren Teil des Fensters zwischen den Seiten wechseln.