Einführung der Option zur automatischen Archivierung von Dokumenten aus dem Workflow im Archive

In der Version 2025.1.0 wurde die Möglichkeit eingeführt, den Status eines Dokuments automatisch auf „Archiviert“ zu setzen, während die Daten auf einer aus der Liste gewählten Etappe abgebildet werden.

Die Archivierung ist auf jeder vom Benutzer bestimmten Etappe nach der Mapping-Etappe verfügbar. Dazu wurde in der Registerkarte „Archive“ die Option „Automatische Archivierung des Dokuments im Repository“ hinzugefügt, die nur sichtbar ist, wenn der Operator den Parameter „Im Archive speichern“ aktiviert und einen oder mehrere Dokumenttypen festgelegt hat.

 

Ansicht der Steuerungsdefinition vom Typ „Anhang“ mit deaktiviertem Parameter „Automatische Archivierung des Dokuments im Repository”

 

Nach Aktivierung des Parameters „Automatische Archivierung des Dokuments im Repository“ erscheint darunter das Feld „Archivierungsphase“, in dem eine Liste der definierten Etappen für den betreffenden Workflow-Typ verfügbar ist. Es muss eine Etappe ausgewählt werden. Auf dieser Etappe wird das Dokument im Archive archiviert.

Falls der Operator den Parameter „Automatische Archivierung des Dokuments im Repository“ aktiviert, aber keine Etappe im Feld „Archivierungsphase“ auswählt, ist das Speichern des Workflow-Typs nicht möglich – eine Benachrichtigung über die fehlende Archivierungsphase wird angezeigt. Nach Klicken auf die Schaltfläche „OK“ wird die Benachrichtigung geschlossen, und der Operator bleibt in der Workflow-Definition.

Falls der Parameter „Automatische Archivierung des Dokuments im Repository“ nicht aktiviert wird, kann der Operator das Dokument weiterhin manuell im Archive-Modul archivieren, genau wie zuvor.

 

Benachrichtigung, die angezeigt wird, wenn der Parameter „Automatische Archivierung des Dokuments im Repository“ aktiviert, aber keine Phase im Feld „Archivierungsphase“ ausgewählt wurde

 

Ansicht der Steuerungsdefinition vom Typ „Anhang“ mit aktiviertem Parameter „Automatische Archivierung des Dokuments im Repository“ und ausgewählter Phase im Feld „Archivierungsphase“

 

Achtung

Das Mapping von Werten erfolgt nicht bei einem bereits archivierten Dokument. Wenn in den Feldern „Mapping-Phase“ und „Archivierungsphase“ dieselbe Etappe angegeben ist, wird zuerst das Mapping durchgeführt und erst danach die Archivierung des Dokument.

 

Wenn ein Dokument im Workflow-Modul die Archivierungs-Etappe erreicht, wird der Anhang im Archive-Modul archiviert.

Falls ein Dokument bereits zuvor archiviert wurde, ändert sich sein Status nicht.

Falls einem Dokument im Workflow-Modul ein Anhang hinzugefügt wurde, der im Archive-Modul den Status „Archiviert“ hat, werden Mapping und Archivierung nicht durchgeführt – der Dateistatus im Archive bleibt unverändert.

 

Achtung

Das Zurücksetzen eines Dokuments auf die Archivierungs-Etappe im Workflow-Modul führt nicht zur Archivierung des Dokuments im Archive-Modul.