Dokumentenverarbeitung durch den Service Comarch OCR

Nachdem Sie einen Punkt ausgewählt und konfiguriert haben, der mit Comarch OCR funktioniert, werden die folgenden Schaltflächen im Fenster „Automatische Generierung von Dokumenten“ angezeigt:

 

 [OCR Einstellungen] – Schaltfläche, die ein Fenster öffnet, in dem ein Verzeichnis ausgewählt werden soll, aus dem Dokumente zur Verarbeitung durch den Service Comarch OCR heruntergeladen werden. Die Angabe des Ordners ist eine notwendige Bedingung, um mit der Verarbeitung von Dokumenten mit Comarch OCR zu beginnen. Im angegebenen Verzeichnis werden Unterverzeichnisse: temp, gesendet und Fehler angelegt. In dem Fenster sollten Sie auch die Art der Verknüpfung der Seiten der übertragenen Dateien definieren: nach Inhalt oder eine übertragene Datei als ein Dokument.

 


Achtung

Es kann nicht mehr als eine DMS-Konfiguration auf einem Netzwerkverzeichnis arbeiten. Jeder Benutzer, der mit einem ACD-Punkt arbeitet, sollte ein eigenes Verzeichnis für die Arbeit mit Dokumenten haben.

 

In der Version 2021.2.0 wurde auch die Möglichkeit hinzugefügt, hier einen zu verarbeitenden Seitenbereich zu definieren. Wenn ein Seitenbereich angegeben wird, wählt OCR zuerst diesen Seitenbereich aus dem Dokument aus und verkettet dann die Dokumentseiten innerhalb dieses Bereichs nach Inhalt oder unter der Annahme, dass eine hochgeladene Datei einem Dokument entspricht (je nach ausgewählter Option). Die Funktionalität der Auswahl des Seitenbereichs ist nur ab der Ebene des Konfigurationspunkts im Rahmen der Zusammenarbeit mit Comarch OCR verfügbar.

 

Achtung
Um den ausgewählten Seitenbereich per OCR korrekt lesen zu können, sollte dieser in folgender Form angegeben werden:

einzelne Ziffern oder Zahlen, z. B. 98

durch Kommas getrennte Ziffern oder Zahlen, z. B. 8, 9

Ziffern oder Zahlen, die durch einen Bindestrich getrennt sind, wenn das Ziel darin besteht, einen Seitenbereich auszuwählen, z. B. 6-9

gemischt, d. h. den zu verarbeitenden Dokumentenbereich als Kombination aus Einzelseiten und Seitenbereichen angeben, z. B. 8, 9, 15, 18-30

Sie können Leerzeichen zwischen Zahlen und Satzzeichen verwenden, aber Sie sollten kein Leerzeichen oder Komma am Ende stehen lassen.

 

Das Fenster „OCR Einstellungen“ mit einem bestimmten Seitenbereich und einer sichtbaren Option zur Auswahl der Methode zum Zusammenfügen von Seiten.

 

Ab Version 2023.1.2 steht im Fenster 'OCR Einstellungen’ ein neuer Parameter zur Verfügung: 'Verarbeitete Dateien nicht archivieren’. Wenn ein Benutzer diesen Parameter auswählt und dann auf die Schaltfläche [Speichern] klickt, werden die verarbeiteten Dateien nicht archiviert. Nach der Verarbeitung werden sie gelöscht und sind nicht mehr im Verzeichnis verfügbar, das als Quelle für die zu verarbeitenden Dokumentdateien ausgewählt wurde.

Die Verwendung dieses Parameters ist besonders wichtig, wenn Benutzer begrenzten Speicherplatz für Dateien haben, wie z.B. bei der Arbeit mit Comarch DMS in der Cloud.

 

Fenster 'OCR Einstellungen’ mit aktiviertem Parameter 'Verarbeitete Dateien nicht archivieren’.

 

[Dateien hinzufügen] – ermöglicht, Dateien von der Computerfestplatte auszuwählen, die Dateien werden im Verzeichnis abgelegt, das im Fenster OCR-Einstellungen angegeben ist.

 

[Scannen] – mit dieser Schaltfläche kann ein Dokument direkt vom Scanner hinzugefügt werden.

 

– Parameter, der das Senden von Dokumenten an den Service Comarch OCR ermöglicht. Der Parameter kann ausgewählt werden, nachdem der Ordner festgelegt wurde, aus dem Dokumente an Comarch OCR gesendet werden.

 

Um die Dokumentenverarbeitung im Comarch OCR-Service zu starten, wählen Sie den Parameter „Dokumentenverarbeitung aktivieren“. Nach Auswahl des Parameters werden die im angegebenen Ordner abgelegten Dokumente automatisch an Comarch OCR gesendet und in das Unterverzeichnis „wyslane“ („Gesendet“) weitergeleitet.

 

Automatische Generierung von Dokumenten – Konfigurationspunkt in Zusammenarbeit mit Comarch OCR.

 

Wenn die Dokumente im Service Comarch OCR verarbeitet werden, werden die Informationen über die Anzahl der verarbeiteten Dokumente aktualisiert . Um die aktuelle Liste der bearbeiteten Dokumente anzuzeigen, sollte die Listenansicht über die Schaltfläche aktualisiert werden.

 

In Version 2022.0.3 wurde in den ACD-Punkten, die mit OCR zusammenarbeiten, die Spalte Dokument Nr. in die Kopfzeile der Liste der verarbeiteten Dokumente eingefügt. Innerhalb der Spalte ist die durch OCR gelesene Dokumentennummer sichtbar.

Achtung
Wenn im Feld Dokument Nr. auf dem Dokument nur Buchstaben eingegeben wurden, wird eine solche Nummer von OCR nicht als Dokumentnummer erkannt, und in der Liste wird ein Ausrufezeichen und die Meldung „keine Nummer“ angezeigt.

 

Kopfzeile über der Liste der verarbeiteten Dokumente

 

Es ist auch möglich, zusätzliche Informationen aus diesen Dokumenten in die Liste der verarbeiteten Dokumente aufzunehmen. Um der Liste der Dokumente Informationen hinzuzufügen, gehen Sie zur Definition des betreffenden Konfigurationspunktes und fügen Sie auf der Registerkarte „Liste“ der SQL-Abfrage Spalten aus der Tabelle do.OC_Documents hinzu, die bestimmte Informationen enthalten. Die zusätzlichen Daten sind in der Liste der verarbeiteten Dokumente in der Spalte Dokument Nr. sichtbar – der Name der Kopfzeile wird dabei nicht verändert.

 

SQL-Abfrage mit zusätzlichen Spalten aus der Tabelle do.OC_Documents, die in der Liste der verarbeiteten Dokumente angezeigt werden sollen.

 

Liste der verarbeiteten Dokumente mit zusätzlichen Informationen

 

 

Die Standardreihenfolge, in der die Liste angezeigt wird, ist die Reihenfolge der Verarbeitung der Dokumente, wie sie zuvor war.

Wenn der Bediener auf den Namen der Spalte Dokument Nr. klickt, wird die Liste in der folgenden Reihenfolge sortiert (vom Anfang der Liste an):

  •  Dokumentennummern, die nur Ziffern enthalten – sortiert in numerischer Reihenfolge
  •  Dokumentennummern, die sowohl Ziffern als auch Buchstaben und Sonderzeichen enthalten – zunächst alphabetisch (a-z) und dann in numerischer Reihenfolge (0-9) sortiert

 

Achtung
Sonderzeichen werden bei der Sortierung weggelassen.

 

Wenn der Benutzer auf den Namen der Spalte Dokument Nr. klickt, wird die Liste in der oben gezeigten Reihenfolge sortiert, und neben dem Spaltennamen wird ein nach oben gerichteter Pfeil angezeigt .

Wenn der Benutzer erneut auf den Spaltennamen klickt, wird die Liste in umgekehrter Reihenfolge sortiert, und neben dem Spaltennamen wird ein nach unten gerichteter Pfeil angezeigt . Nach dem erneuten Anklicken des Spaltennamens wird die Liste in der ursprünglichen Reihenfolge sortiert.

 

Sortierte Spalte „Dokument Nr.“ mit einem Pfeilzeichen neben dem Spaltennamen

 

Die von Comarch OCR verarbeiteten Dokumente werden nach dem Klicken auf die Schaltfläche in der Dokumentenliste von Comarch DMS initialisiert.

 

[Info] – nach dem Klicken auf das Symbol werden Informationen zum Status der Verwendung des Comarch OCR-Pakets angezeigt.

 

[Achtung Fehler] – das Symbol wird angezeigt, wenn der Server des Services Comarch OCR einen Fehler oder zusätzlich zum verarbeiteten Dokument zusätzliche Informationen an den Benutzer zurückgibt. Die Schaltfläche öffnet ein Fenster, in dem Informationen angezeigt werden: Datum, Uhrzeit und Inhalt der Nachricht vom Service Comarch OCR.