Definieren des Konfigurationspunkts: Zusammenarbeit mit einer Mailbox (Anhänge herunterladen)

Im Konfigurationspunkt, der mit dem Postfach im Anhang-Download-Modus zusammenarbeitet, ist es möglich, neue Dokumente von Comarch DMS zu erstellen, indem Anhänge von E-Mail-Nachrichten in das angegebene Verzeichnis heruntergeladen werden, aus dem Dateien automatisch an das OCR-Programm gesendet werden können.

Achtung

Wir weisen darauf hin, dass es Situationen geben kann, in denen es nicht möglich ist, einen Anhang aus einer E-Mail innerhalb des ACD-Punktemechanismus in Zusammenarbeit mit einem E-Mail-Postfach herunterzuladen. Solche Situationen hängen nicht von den in Comarch DMS verwendeten Mechanismen ab, sondern hängen mit nicht standardisierten E-Mail-Formaten zusammen, die von Anwendungen Dritter erzeugt werden, über die E-Mails versendet werden.

In solchen Situationen sollte der Absender der E-Mail überprüft und möglicherweise gefragt werden, ob die E-Mail über ein anderes Tool versendet werden kann.

 

Registerkarte Kooperationsmodus

Um einen Konfigurationspunkt zu erstellen, der mit dem Postfach im Anhang-Download-Modus Comarch DMS funktioniert, gehen Sie im Comarch DMS-Hauptmenü auf die Registerkarte ACD [Automatische Generierung von Dokumenten] und verwenden Sie das Symbol , um einen neuen Konfigurationspunkt hinzuzufügen.

Geben Sie im Fenster „Konfigurationspunkt“ den Punkttyp an, in diesem Fall: „Zusammenarbeit mit einer Mailbox (Anhänge herunterladen)“.

Im Fenster Kooperationsmodus füllen Sie die folgenden Informationen aus:

  • Eingehender Mailserver – Mailserver für ein bestimmtes Mailkonto, z.B. imap.domain.pl
  • Anschluss – Anschluss für das angegebene E-Mail Konto, z.B. 993
  • Authentifizierungsmethode – Feld in Version 2022.0.4 hinzugefügt, um Office 365-E-Mail-Konten zu unterstützen. In diesem Feld können Sie eine von zwei Optionen auswählen:
    • Login und Passwort – für E-Mail-Konten, die sich nicht in Microsoft Office 365 befinden
    • OAuth2 – für E-Mail-Konten in Microsoft Office 365

Achtung
Google-E-Mail-Konten mit OAuth2-Autorisierung werden in Comarch DMS nicht unterstützt.

  • Verschlüsselungsmethode – die Methode zur Verschlüsselung eines bestimmten E-Mail-Kontos – Sie können auch die Option „automatisch” oder „Keine” wählen
  • Login – Benutzeranmeldung für das E-Mail-Konto
  • Passwort – Benutzer-Passwort für das E-Mail-Konto; das Feld ist nur sichtbar, wenn im Feld „Authentifizierungsmethode“ die Option „Login und Passwort“ ausgewählt wurde

 

Wenn im Feld „Authentifizierungsmethode“ die Option „Login und Passwort“ ausgewählt wurde, geben Sie in den Feldern „Login“ und „Passwort“ den Login und das Passwort des Benutzers des E-Mail-Kontos ein.

Ab der Version 2024.2.0 steht neben dem Feld „Passwort“ ein Kontrollkästchen „Passwort anzeigen“ zur Verfügung. Ist der Parameter aktiviert, wird der Inhalt des Feldes „Passwort“ angezeigt, so dass die Korrektheit des Passwortes überprüft werden kann.

 

Definieren des Konfigurationspunktes „Zusammenarbeit mit einer Mailbox (Anhänge herunterladen)“ – auf der Registerkarte „ Kooperationsmodus” wenn im Feld „Authentifizierungsmethode”‚ die Option „Login und Passwort”‚ ausgewählt ist und das Kontrollkästchen „Passwort anzeigen” aktiviert ist

 

Ist hingegen im Feld „Authentifizierungsmethode” „OAuth2” ausgewählt, so erscheint unter dem Feld „Login” die Schaltfläche [Autorisierung], die nach korrektem Ausfüllen der restlichen Felder gedrückt werden sollte.

 

Definieren des Konfigurationspunkts: „Zusammenarbeit mit einer Mailbox (Anhänge herunterladen)“ – Registerkarte „Kooperationsmodus“, wenn im Feld „Authentifizierungsmethode“ die Option „OAuth2“ ausgewählt wurde.

 

Dann wird der Standardbrowser in Windows mit dem Office 365 Dienst-Anmeldefenster geöffnet. Geben Sie im Fenster das Passwort ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Anmelden”.

 

Beispiel für ein Office 365-Anmeldefenster

 

Wenn der Benutzer zuvor keine Erlaubnis erteilt hat, mit Comarch DMS für ein bestimmtes E-Mail-Konto zu arbeiten (z. B. im Tab ‘Postserver‘), öffnet sich im Browser ein Fenster, in dem Sie dem Zugriff der Comarch DMS-Anwendung auf die Mailbox zustimmen müssen. Um Ihr Postfach mit Office 365 zu verwenden, müssen Sie „Ja” auswählen.

 

Einwilligungsfenster für Comarch DMS-Zugriff auf die Mailbox

 

Dann erscheint ein Fenster im Browser, das Sie darüber informiert, dass Sie sich angemeldet haben. Wenn die Berechtigungen für Comarch DMS Anwendung bereits erteilt wurden, erfolgt der Übergang zu diesem Bildschirm unmittelbar nach dem Einloggen.

 

Anmeldefenster

 

War die Autorisierung erfolgreich, wird nach dem Schließen des Browserfensters in der Comarch DMS-Anwendung in den Mailserver-Einstellungen die Meldung „Benutzer [E-Mail-Benutzeranmeldung]” angemeldet” angezeigt.

 

Ein Beispiel für eine Meldung, die angezeigt wird, wenn die Autorisierung erfolgreich war

 

Wenn sich ein Benutzer anmeldet, wird die Autorisierung in Office 365 mithilfe von Token, die über die API übergeben werden, ausgeführt.

 

Achtung
Wenn die Token ablaufen, muss sich der Benutzer möglicherweise erneut bei Office 365 anmelden, bevor er die tokenbasierte Autorisierung erneut verwenden kann.

 

Wenn die Anmeldung beim E-Mail-Konto fehlschlägt, wird die folgende Meldung im OCR-Punktdefinitionsfenster angezeigt: „Anmeldung beim Benutzerkonto fehlgeschlagen [E-Mail-Benutzeranmeldung]”

 

Beispielnachricht, die angezeigt wird, wenn ein Versuch, sich bei Office 365 anzumelden, fehlschlägt

 

Registerkarte Allgemein

Nachdem Sie die Informationen auf der Registerkarte „Kooperationsmodus“ vervollständigt haben, wechseln Sie zur Registerkarte „Allgemein“, wo Sie den Namen des Konfigurationspunkts eingeben und die Aktion des Punktes mit den folgenden Parametern definieren müssen.

 

Definieren des Konfigurationspunkts: „Zusammenarbeit mit einer Mailbox (Anhänge herunterladen)“ – Registerkarte „Allgemein“.

 

In der Registerkarte „Allgemein“ sind folgende Parameter verfügbar:

  • Erlauben Sie das Löschen aus der Liste und aus dem Postfach – Parameter, der dafür verantwortlich ist, ob der Betreiber, der mit dem Konfigurationspunkt arbeitet, Nachrichten aus der E-Mail-Liste von Comarch DMS und aus dem E-Mail-Postfach löschen kann oder nur aus der E-Mail-Liste in Comarch DMS. Bei Auswahl des Parameters steht in der Liste der E-Mails im Konfigurationspunkt die Option „Löschen Sie aus der Liste und aus dem Postfach“ zur Verfügung.
  • Nachdem Sie das Dokument erstellt haben, löschen Sie es aus der Mailbox – durch Auswahl dieses Parameters wird die E-Mail-Nachricht aus dem Postfach gelöscht, nachdem das Dokument in Comarch DMS initialisiert wurde. Wenn der Parameter abgewählt ist, werden Nachrichten nicht gelöscht.
  • Verwenden Sie den Pfad vom OCR-Punkt. – ermöglicht Ihnen die Angabe eines vorhandenen Konfigurationspunkts, der mit dem Service Comarch OCR zusammenarbeitet, an den Anhänge zur Verarbeitung durch den OCR-Dienst weitergeleitet werden.
  • Definieren Sie den Pfad, wenn der Punkt arbeitet– durch Auswahl dieses Parameters wird die Schaltfläche [Verzeichnis auswählen] im Arbeitskonfigurationspunkt verfügbar, in dem es möglich ist, einen Ordner auszuwählen, in dem Anhänge aus der E-Mail gespeichert werden.
  • Kopieren Sie nur grafische Anhänge – durch Auswahl dieses Parameters werden nur Grafikanhänge, z. B. pdf, jpg, tif, png, in das Dokument in Comarch DMS übertragen.

 

Registerkarte Liste

Geben Sie nach dem Ausfüllen der Registerkarte „Allgemein“ an, welche Daten in der Liste der E-Mails auf der Registerkarte „Liste“ angezeigt werden. Die Daten zu E-Mails können in drei Spalten angezeigt werden, es ist möglich, den Betreff der E-Mail, den Absender und das Datum des E-Mail-Empfangs anzuzeigen, es ist erforderlich, dass mindestens eine dieser Spalten angezeigt wird.

 

Definieren des Konfigurationspunkts: „Zusammenarbeit mit einer Mailbox (Anhänge herunterladen)“ – Registerkarte Liste.

 

Registerkarte Berechtigungen

Die letzte Registerkarte der Definition des Konfigurationspunkts ist die Registerkarte „Berechtigungen“. In der Registerkarte werden Berechtigungen zum Arbeiten mit dem Konfigurationspunkt definiert. Die Berechtigungen können durch Auswahl von Mitarbeitern hinzugefügt werden, es ist nicht möglich, die Berechtigungen für Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung oder Mitarbeiter mit einer bestimmten Stelle hinzuzufügen.

 

Definieren des Konfigurationspunkts: „Zusammenarbeit mit einer Mailbox (Anhänge herunterladen)“ – Registerkarte „Berechtigungen“.

 

Achtung
Das Hinzufügen eines Betreibers zu den Berechtigungen am Konfigurationspunkt führt dazu, dass ihm Berechtigungen zur Registerkarte ACD gewährt werden – auch wenn der Betreiber in seinen Eigenschaften den Parameter „Automatische Generierung von Dokumenten“ nicht auf „JA“ gesetzt hat.