Berechtigungen
Um mit Verzeichnissen und Dokumenten im Dokumentenmanager zu arbeiten, ist es neben der Erteilung von Berechtigungen zum Arbeiten mit dem Dokumentenmanager-Modul in den Eigenschaften des Mitarbeiters erforderlich, Berechtigungen für jedes Verzeichnis und Dokument zu erteilen.
Die den Mitarbeitern gewährten Rechte sind in zwei Abschnitte unterteilt: „Katalog“ und „Dokumente im Katalog“.
Im Abschnitt „Katalog“ stehen folgende Berechtigungen zur Verfügung:
- Einsehen des Inhalts des Verzeichnisses – ein Mitarbeiter erhält die Berechtigung, den Inhalt des Verzeichnisses einzusehen, wenn er in der Liste der Personen aufgeführt ist, die berechtigt sind, mit dem Verzeichnis zu arbeiten, aber keine anderen Berechtigungen ausgewählt wurden
- Administrator – ein Betreiber mit dieser Berechtigung kann eine Unterverzeichnisstruktur in einem Verzeichnis erstellen, in dem er über Berechtigungen des Administrators verfügt. Darüber hinaus kann er Berechtigungen und Eigenschaften der Unterordnerstruktur verwalten sowie Dokumente aus Unterverzeichnissen anzeigen, bearbeiten und archivieren.
- Auflage – Berechtigung, ein Verzeichnis hinzuzufügen, zu löschen und umzubenennen.
- Archivierung – diese Auswahl bedeutet, dass jedes neu in das Verzeichnis aufgenommene Dokument automatisch aus dem Verzeichnis die Einstellung der Anzahl von Tagen übernimmt, nach denen das Dokument automatisch archiviert wird.
Im Abschnitt „Dokumente im Katalog“ sind folgende Berechtigungen verfügbar:
- Anzeigen – das Recht, das Dokument in der Vorschau anzuzeigen, keine Möglichkeit, das Dokument herunterzuladen
- Auflage – erlaubt Ihnen, Dokumente hinzuzufügen, zu löschen und herunterzuladen sowie neue Versionen von Dokumenten hinzuzufügen, solange für das Dokument die Versionierungseigenschaft aktiviert ist.
- Archivierung – ermöglicht das Archivieren von Dokumenten mit dem Befehl „Archivieren“ im Kontextmenü des Dokuments.
In dem im Verzeichniskontext angezeigten Fenster „Berechtigungen“ ist es neben der Vergabe von Berechtigungen möglich, die Berechtigungen ausgewählter Mitarbeiter auf bestehende Unterverzeichnisse, auf Dokumente im Verzeichnis oder auf Dokumente im Verzeichnis und Unterverzeichnissen zu aktualisieren.
Um Berechtigungen zu aktualisieren, wählen Sie die Mitarbeiter aus, für die die Berechtigungen aktualisiert werden sollen.
Die Berechtigungen werden in drei Modi aktualisiert:
- Auf Unterverzeichnisse anwenden – Berechtigungen werden für alle untergeordneten Verzeichnisse des Verzeichnisses erteilt, von dem aus die Aktualisierung durchgeführt wurde.
- Auf Dokumente anwenden, die dem Katalog zugeordnet sind – Berechtigungen werden zu Dokumenten direkt in dem Verzeichnis aktualisiert, von dem aus die Aktualisierung durchgeführt wurde, Berechtigungen auf untergeordnete Verzeichnisse und Dokumente in untergeordneten Verzeichnissen bleiben unverändert.
- Auf Dokumente anwenden, die dem Katalog und den Unterverzeichnissen zugeordnet sind – Berechtigungen werden zu Dokumenten direkt in dem Verzeichnis, aus dem die Aktualisierung vorgenommen wurde, und zu Dokumenten in Unterverzeichnissen aktualisiert. Die Berechtigungen zu untergeordneten Verzeichnissen bleiben unverändert.
Wenn die Berechtigungen geändert wurden, um die Dokumente oder Unterverzeichnisse zu aktualisieren, wird das Auswählen der Schaltfläche „OK“ die Berechtigungen zum Verzeichnis ändern und folglich diese Berechtigungen zu neuen Dokumenten erteilen, die innerhalb des Verzeichnisses erstellt werden. Durch Auswahl der Schaltfläche „Abbrechen“ wird der Berechtigungssatz vor der Aktualisierung wiederhergestellt.
Sperren der Verzeichnisstruktur im Dokumentenmanager
Die Funktion zum Sperren der Verzeichnisstruktur ermöglicht es, die Betreiber anzugeben, die berechtigt sind, das Verzeichnislayout im Dokumentenmanager zu verwalten. Die Verwaltung des Verzeichnislayouts ist als Möglichkeit zu verstehen, ein bestimmtes Verzeichnis im Verzeichnisbaum nach oben oder unten zu verschieben.
In der Datei Web.config befindet sich ein Schlüssel:
<add key=”DMUsersIdAllowedToReorderDirectiories” value=” „/>.
Standardmäßig ist der Schlüsselwert leer – alle Betreiber können gemäß den im Dokumentenmanager gewährten Rechten die Reihenfolge der Verzeichnisse im Baum verwalten.
Wenn der Schlüsselwert mit den Betreiber-IDs ergänzt wird, können nur diese Betreiber die Verzeichnisstruktur verwalten, während die Funktionalität für andere Betreiber gesperrt wird. Geben Sie im Schlüssel die Betreiber-IDs aus der Spalte DCD_ID in der Tabelle DF_ConfOsDictionary. Die ID-Nummer sollten im Schlüssel durch Kommas getrennt werden z. B.: <add key=”DMUsersIdAllowedToReorderDirectiories” value=”1077, 2, 1012 „/>
