Die Funktionalität des Beobachters wurde für Benutzer eingeführt, die die Arbeit von Kollegen in vielen Tätigkeitsbereichen des Unternehmens überwachen müssen. Der Beobachter muss für keine der Stufen des Workflow-Typs berechtigt sein.
Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ geklickt haben:
- In der Spalte „Organisation“ wird die jeweilige Gesellschaft gesetzt (im Multigesellschaftsmodus)
- In der Spalte „Typ“ wird der Berechtigungstyp „Mitarbeiter“ eingestellt. Derzeit kann nur ein Mitarbeiter Beobachter sein.
- In der Spalte „Wert“ geben Sie den konkreten Benutzer an
- In der letzten Spalte „Arbeitsmodus“ legen Sie seinen Rechteumfang fest.
Die möglichen Betriebsmodi sind:
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- Vorschau – der Betreiber kann alle Dokumente innerhalb des Workflow-Typs anzeigen, für die ihm eine solche Berechtigung erteilt wurde.
- Die Berechtigung erlaubt nur die Vorschau des Dokuments ohne das Recht, das Dokument zu bearbeiten und weiterzuleiten.
- Ist der Zuschauer zugleich Stellvertreter der Person, die Berechtigung für Stufe hat, geht die Berechtigung für Vertretung der Berechtigung „schreibgeschützt“ des Beobachters vor.
- Vorschau – der Betreiber kann alle Dokumente innerhalb des Workflow-Typs anzeigen, für die ihm eine solche Berechtigung erteilt wurde.
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- Vorschau und Bearbeitung – der Betreiber kann alle Dokumente innerhalb des Workflow-Typs einsehen, für den ihm eine solche Berechtigung erteilt wurde. Außerdem kann er das Dokument bearbeiten, auch wenn ihm das Dokument nicht zugewiesen ist.
- Die Berechtigung ermöglicht es Ihnen, das Dokument in der Vorschau anzuzeigen, es zu bearbeiten und das Dokument in die nächste Stufe weiterzuleiten.
- Vorschau und Bearbeitung – der Betreiber kann alle Dokumente innerhalb des Workflow-Typs einsehen, für den ihm eine solche Berechtigung erteilt wurde. Außerdem kann er das Dokument bearbeiten, auch wenn ihm das Dokument nicht zugewiesen ist.
Die obigen Einstellungen sind global und gelten in allen Instanzen für alle Dokumente, die innerhalb eines bestimmten Workflow-Typs ausgegeben werden.
Damit die beobachteten Dokumente in der Liste der Dokumente angezeigt werden, sollten entsprechende Filter gesetzt werden:
- Alles + Beobachtet – alle Dokumente, denen der Betreiber als Beobachter zugewiesen ist, werden angezeigt;
- Im Umlauf (inaktiv) + Beobachtet – wenn der Betreiber nur Beobachter ist und keiner Stufe oder Stufe zugeordnet ist, in der sich das Dokument gerade befindet;
- Mir zugewiesen (aktiv) + Beobachtet – wenn der Betreiber ein Beobachter ist und einer bestimmten Stufe zugeordnet ist;
