Das Steuerelement vom Typ „Anhang” ermöglicht das Anhängen von Dateien:
- von der Festplatte;
- direkt von einem Scanner oder anderen Geräten;
- aus dem Archiv-Modul (ab Version 2023.1.0; wenn die Integration von Comarch DMS mit dem Archiv aktiviert ist; siehe Hinzufügen eines Anhangs aus dem Archiv-Modul).
Das Steuerelement hat die Möglichkeit, den Scanner zu starten, um das Dokument zu scannen. Das Starten des Scanners ist nur mit der Desktop-Anwendung möglich.
Es gibt zwei Abschnitte in den Eigenschaften des Steuerelements:
- Allgemein – wo die folgenden Optionen verfügbar sind:
Anzeigename – das ist ein Feld, dessen Inhalt auf der Workflow-Karte sichtbar sein wird, der Feldwert muss nicht eindeutig sein, wodurch es möglich ist, mehrere Steuerelemente hinzuzufügen, für die derselbe Name angezeigt wird.
Name (ID) – das ist ein Feld, dessen Wert nur in den Eigenschaften des Steuerelements sichtbar ist. Der Wert dieses Feldes muss innerhalb der Workflow-Karte einzigartig sein.
Elektronische PDF-Signaturen – ein Kontrollkästchen, das in der Version 2023.0.0 hinzugefügt wurde. Wenn es aktiviert ist, steht für PDF-Anhänge eine Schaltfläche zum Signieren von Dokumenten zur Verfügung (siehe Elektronische Signaturen für PDF-Dokumente).
Mobile Signatur – Parameter eingeführt in Version 2024.3.0; befindet sich in der Definition des Steuerelements vom Typ Anhang; standardmäßig nicht markiert. Wenn der Parameter aktiviert ist, ändert sich die Funktionsweise des Steuerelements vom Typ „Anhang“- siehe Mobilsignatur in der Steuerung des Anhang-Typs.
Blockieren Sie das Löschen von Anhängen – Parameter eingeführt in Version 2024.3.0; befindet sich in der Definition des Steuerelements vom Typ Anhang; standardmäßig nicht markiert. Wenn der Parameter aktiviert ist, kann kein Benutzer in irgendeiner Phase die Datei(en) aus dem betreffenden Steuerelement vom Typ Anhang löschen (siehe Möglichkeit zur Sperre der Löschung von Anhängen im Steuerelement vom Typ Anhang).
Anzeige auf der gesamten Breite – durch Markierung dieser Eigenschaft wird das Steuerelement in voller Breite des Fensters „Workflow-Datenblatt“ angezeigt.
Steuerelement in einer neuen Zeile anzeigen – der Parameter ist dafür verantwortlich, das Steuerelement an den Anfang einer neuen Zeile der Workflow-Karte zu setzen, ohne dass die Separatoren zwischen dem aktuellen und dem vorherigen Steuerelement hinzugefügt werden müssen. Die Möglichkeit der Nutzung des Parameters „Steuerelement in einer neuen Zeile anzeigen“ ist abhängig vom Wert des Parameters „Anzeige auf der gesamten Breite“. Wenn der Parameter „Anzeige auf der gesamten Breite“ ausgewählt wurde, ist es nicht möglich das Parameter „Steuerelement in einer neuen Zeile anzeigen“ zu benutzen. Wenn der Parameter „Steuerelement in einer neuen Zeile anzeigen“ aktiviert ist, ist der Parameter „Anzeige auf der gesamten Breite“ verfügbar. Seine Auswahl schaltet aus und deaktiviert den Parameter „Steuerelement in einer neuen Zeile anzeigen“.
Versionierung der Datei– ermöglicht es, mehrere Versionen derselben Datei mit demselben Namen an ein Steuerelement anzuhängen. Jede neu hinzugefügte Datei hat eine fortlaufende Versionsnummer in Klammern am Ende ihres Namens.
- Archive – wo die folgenden Felder verfügbar sind:
Dokumentenmanager – ermöglicht das Anhängen von Dateien aus dem Dokumentenmanager oder „Im Archiv speichern“ – wenn die Zusammenarbeit mit dem Archiv aktiviert ist.
Organisation – Parameter verfügbar im Multigesellschaftsmodus, im Parameter ist die Gesellschaft anzugeben, in der die Anhänge gespeichert werden.
Lokalisation – Feld, das verfügbar ist, wenn die Checkbox neben „Im Archiv speichern“ aktiviert ist; Ort im Archiv, an den die Dateien hochgeladen werden sollen
Betreiber-Login zum Archiv verwenden – eines der beiden Felder, die ab 2024.2.0 verfügbar sind, anstelle des Feldes 'Betreiber-Login zum Archiv verwenden’; das Feld ist verfügbar, wenn das Kontrollkästchen für 'Im Archiv speichern’ aktiviert ist; in diesem Feld wählen Sie den Operator aus, in dessen Namen die Anhänge im Archiv gespeichert werden sollen.
Wenn Sie mit einem Anhang aus dem Archiv arbeiten, verwenden Sie – eines der beiden Felder, die ab 2024.2.0 verfügbar sind, anstelle des Feldes 'Betreiber-Login zum Archiv verwenden’; verfügbar, wenn das Kontrollkästchen neben 'Im Archiv speichern’ aktiviert ist; in diesem Feld wählen Sie den Betreiber aus, in dessen Namen die Anhänge im Archiv bearbeitet werden.
Schaltfläche „Hinzufügen“ im Abschnitt „Einstellungen des Dokumenttyps“ – Feld, das verfügbar ist, wenn die Checkbox neben „Im Archiv speichern“ aktiviert ist; unter „Typen“ sind Eigenschaften auszuwählen wie z.B.:
Dokumenttyp, der den hochgeladenen Dateien zugewiesen wird, sowie der angegebene Standardtyp
nachdem Sie auf „Hinzufügen“ geklickt und dann die konkreten Attribute ausgewählt und auf „Einstellen“ geklickt haben – die DMS-Steuerelemente, die dem Mapping in die Attribute unterliegen
Mapping-Phase – Feld, das verfügbar ist, wenn die Checkbox neben „Im Archiv speichern“ aktiviert ist; Etappe im Dokumentenumlauf, in der die Werte der Steuerelemente dem Mapping in die Attribute unterliegen werden und der Dokumententyp wird dem Mapping in die im Archiv hochgeladenen Datei unterliegen.
Die im Abschnitt „Archive“ verfügbaren Optionen werden in diesem Kapitel ausführlich besprochen: Konfiguration des Steuerelements des Typs Anhang im Rahmen der Integration des Archiv-Modul mit dem Workflow-Modul.
Neben dem Dateinamen des angehängten Dokuments werden folgende Symbole angezeigt:
- für einen Anhang, der von der Festplatte oder einem Scanner hinzugefügt wurde:
- Ein Symbol für die elektronische Signatur (wenn die Option „Elektronische PDF-Signaturen” in den Einstellungen der Anhang-Steuerung aktiviert ist und der Anhang im PDF-Format vorliegt);
- Ein Symbol zum Speichern des Anhangs (ermöglicht das Speichern der Datei auf der lokalen Festplatte);
- Ein Symbol für den Papierkorb (ermöglicht das Entfernen des Anhangs vom Dokument). Das Papierkorbsymbol ist inaktiv, wenn die Option „Schreibgeschützt” in den Eigenschaften des Steuerelements ausgewählt ist;
- für einen Anhang aus dem Archiv-Modul:
- Ein Symbol für die elektronische Signatur (nach dem Speichern des Dokuments in Comarch DMS – wenn die Option „Elektronische PDF-Signaturen” in den Einstellungen der Anhang-Steuerelement aktiviert ist und der Anhang im PDF-Format vorliegt);
- Ein Symbol zum Speichern des Anhangs (ermöglicht das Speichern der Datei auf der lokalen Festplatte);
- Ein Symbol für den Papierkorb (ermöglicht das Entfernen des Anhangs vom Dokument). Das Papierkorbsymbol ist inaktiv, wenn die Option „Schreibgeschützt” in den Eigenschaften des Steuerelements ausgewählt ist;
- Ein Symbol zum Ändern des Dokumententyps (ermöglicht das Ändern des Dokumententyps im Archiv-Modul zu einem der in den Einstellungen des Anhang-Steuerelements verfügbaren Typen). Das Symbol ist nicht sichtbar, wenn die Option „Schreibgeschützt” in den Eigenschaften des Steuerelements ausgewählt ist.
Für Parameter „Organisation“ sind folgende Optionen verfügbar:
- „Keine Organisation – OD-Datenbank“ – Anhänge werden in der Datenbank von Comarch DMS gespeichert
- „Keine Organisation – IBARD“ – Anhänge werden im Comarch-IBARD-Service gespeichert
Die Datei Web.config enthält den Schlüssel: <add key=”DestinationAttachmentsWorkflow”value=”” />.
Der Wert dieses Schlüssels bestimmt die Datenbank, in der den Dokumenten hinzugefügte Anhänge gespeichert werden.
Der Schlüssel <add key=”DestinationAttachmentsWorkflow” value=”” /> Nimmt folgende Werte an:
- „DO” – DMS-Datenbank,
- „IBARD” – IBARD-Service.
Das Anhängen von den im Dokumentmanager gespeicherten Dateien ist für Mitarbeiter verfügbar, die berechtigt sind, mit dem Dokumentmanager-Modul in den Workflow-Typen zu arbeiten, bei denen der Parameter „Dokumentenmanager“ im Steuerelement des Typs Anhang ausgewählt ist. Es ist möglich, Anhänge vom Dokumentmanager auf eine lokale Festplatte zu übertragen. Der Speicherort der an den Dokumentmanager gesendeten gespeicherten Dateien wird durch den Schlüssel definiert:
<add key=”DestinationAttachmentsRepository” value=”DO” />. Übernimmt Werte:
- „DO” – DMS-Datenbank, Tabellen des Dokumentenmanagers
- „IBARD” – IBARD-Service.
Ein Betreiber mit den Berechtigungen zum Dokumentenmanager hat beim Hinzufügen von Dateien in das Steuerelement des Typs Anhang die Option „Aus Dokumentmanager“ zur Auswahl.
Der Betreiber kann dem Steuerelement des Typs Anhang nur solche Dateien hinzufügen, für die er mindestens die Berechtigung zum Anzeigen hat.
Die Datei wird angehängt, nachdem Sie sie im geöffneten Fenster des Dokumentenmanagers markiert und auf das Symbol 
geklickt oder auf die Zeile doppelgeklickt haben, in der Informationen über die Datei angezeigt werden.
Anhänge im Comarch DMS Archiv
Wenn das Unternehmen das Comarch DMS Archiv verwendet, können an das Archiv gesendete Anhänge in der MongoDB-Datenbank oder im IBARD-Service gespeichert werden. Die Dokumentation zur Funktionalität des Archivs ist auf den Websites der einzelnen Partner verfügbar.
Möglichkeit zur Sperre der Löschung von Anhängen im Steuerelement vom Typ Anhang
In Version 2024.3.0 wurde die Funktionalität bereitgestellt, das Löschen von Anhängen im Steuerelement vom Typ Anhang zu blockieren.
Zu diesem Zweck wurde in der Desktop-Anwendung in der Definition des Steuerelements vom Typ Anhang der Parameter „Blockieren Sie das Löschen von Anhängen“ (standardmäßig nicht aktiviert) hinzugefügt. Wenn der Parameter aktiviert ist, kann kein Operator in keiner Phase eine Datei bzw. Dateien aus dem jeweiligen Steuerelement vom Typ Anhang entfernen.
