Abschnitt „Diagramm“ und der Abschnitt „Phasen“
Im linken Feld wird ein Diagramm angezeigt, d. h. eine grafische Form des Dokumenten-Workflows, bestehend aus Stufen, die durch Pfeile (Abhängigkeiten) miteinander verbunden sind.
Der Aufbau des Diagramms erfolgt über die Drap & Drop-Funktionalität, die definierte Stufen aus dem Bereich „Phasen“ übernimmt, die dann mit Pfeilen verbunden werden können.
Die Pfeile zeigen die Richtung des Dokumenten-Workflows im Unternehmen an. Es ist möglich, Pfeile zwischen den Stufen in beide Richtungen zu führen.
Beispiel für den Aufbau eines Diagramms
Comarch DMS ermöglicht zwei Arten der Dokumentenverarbeitung: manuell und automatisch auf der Grundlage eines Diagramms.
Wenn kein Dokumenten-Workflow-Diagramm (Algorithmus) erstellt wird, arbeitet der Workflow im manuellen Modus. In den Dokumentdetails werden alle definierten Stufen des Workflows in Form einer Dropdown-Liste dargestellt.
Das Definieren eines Workflow-Diagramms der Stufen schaltet den automatischen Modus ein. Die Einzelheiten des Dokuments stellen die Stufen dar, die sich aus der Konfiguration des Diagramms ergeben.
Sie können die Stufen und die Verbindungen zwischen ihnen aus dem Diagramm entfernen. Klicken Sie dazu einfach mit der rechten Maustaste auf die Stufe oder den Pfeil, den Sie löschen möchten, und wählen Sie „Löschen“.
Durch Drücken des Blocks mit dem Namen einer Stufe im Diagramm werden ihre Eigenschaften im Seitenfeld hervorgehoben.
Farbkennzeichnung für das Diagramm
In der Version 2023.0.0 wurde die Funktion zur Unterscheidung der Farbgebung von Phasen eingeführt, abhängig von der Verbindung einer bestimmten Phase mit einer per Mausklick durch den Benutzer ausgewählten Phase.
Durch diese Änderung wird das Prozessdiagramm übersichtlicher, die Verbindungen zwischen den Phasen sind besser sichtbar und der Start- und Endpunkt der Phasen lassen sich einfacher identifizieren.
Standardmäßig:
- Alle Phasen haben die Farbe Blau (wie zuvor)
- Die Startphase ist von einem dunklen Rahmen umgeben
- Die Endphase ist von einem dunklen Rahmen umgeben.
Die Phase, auf die der Benutzer in einem bestimmten Moment klickt, ist die Ausgangsphase. Eine solche Phase wird in Blau angezeigt.
Klicken Sie auf das Video unten, um ein Beispiel anzusehen:
Andere Phasen werden wie folgt gekennzeichnet:
- Phasen, von denen ein Pfeil zur Ausgangsphase führt, haben eine violette Farbe
Klicken Sie auf das Video unten, um ein Beispiel anzusehen:
- Phasen, zu denen Pfeile von der Ausgangsphase führen, haben eine grüne Farbe
Klicken Sie auf das Video unten, um ein Beispiel anzusehen:
- Phasen, die keine direkte Verbindung zur Ausgangsphase haben, haben eine graue Farbe
Klicken Sie auf das Video unten, um ein Beispiel anzusehen:
Die Pfeile im Diagramm haben folgende Farben:
- Violett – wenn sie zur Ausgangsphase führen
- Grün – wenn sie zu einer Phase führen, die von der Ausgangsphase ausgeht, oder wenn der Pfeil beidseitig ist und die Phase direkt mit der Ausgangsphase verbunden ist.
- Grau – wenn sie keine direkte Verbindung zur Ausgangsphase haben.
Einstellung, Vorschau und Bearbeitung von Phasenbedingungen im Prozessschema
Wie bisher kann der Bediener die Bedingungen für die Weitergabe von Dokumenten an eine bestimmte Phase im Rahmen der Prozessdefinition festlegen, indem er zur Registerkarte „Workflow-Diagramm” wechselt, die gewünschte Phase auswählt, zur Registerkarte „Übertragung” navigiert und auf den Link „Bedingungen definieren” klickt (siehe Registerkarte Übertragung).
In der Version 2023.0 wurde das Symbol 
hinzugefügt. Es wird im Rahmen des Workflow-Schemas auf dem Diagramm in der oberen rechten Ecke der Phase angezeigt, für die eine Übertragungsbedingung festgelegt wurde. Das Symbol befindet sich sowohl in der Standardansicht der Phasen als auch während der Funktion zur Farbkennzeichnung der Phasen.
Wenn der Benutzer den Cursor über das Symbol 
, bewegt, werden die Bedingungen angezeigt, die für die Übertragung des Dokuments an diese Phase festgelegt wurden.
Wenn der Benutzer die Übertragungsbedingungen ändern möchte, sollte er auf das Symbol 
klicken. Dadurch wird das Fenster zur Bearbeitung der Übertragungsbedingungen für die ausgewählte Phase geöffnet.
Klicken Sie auf das Video unten, um ein Beispiel anzusehen:
Nachdem der Benutzer Änderungen am Inhalt der Übertragungsbedingung vorgenommen hat, sollte er auf die Schaltfläche 
[Speichern] klicken. Dadurch werden die Änderungen gespeichert und das Fenster wird geschlossen.
Abschnitt „Phasen“ und Eigenschaften der Stufen
Der Abschnitt „Phasen“ und der Abschnitt mit den Eigenschaften der Stufen sind verknüpft. Im oberen Teil des Fensters werden Stufen definiert und im unteren Teil ihre Eigenschaften.
Die gespeicherten Stufen bilden eine Liste, die zum Erstellen eines Dokumenten-Workflow-Diagramms verwendet werden kann.
Die Stufen werden über die Schaltfläche 
[Hinzufügen] hinzugefügt und über das Symbol 
[Löschen] aus der Liste entfernt. Die Reihenfolge der Stufen in der Liste kann vom Betreiber durch Symbole mit Pfeilen 
beliebig geändert werden.
In Version 2022.0.1 der Desktop-Anwendung Comarch DMS wurde der Workflow-Definition eine Suchmaschine der Stufen im Konfigurationsfeld der Stufen hinzugefügt.
Stufen können nach Namen gesucht werden.
