Ungültigmachen des Dokuments

Inhaltsverzeichnis

Ungültigmachen des Dokuments
Herunterladen ungültig gemachter Dokumente auf die Festplatte
Änderungen beim Löschen ungültig gemachter Dokumente

In Version 2022.0.1 hat sich die Funktionalität zum Ungültigmachen des Dokuments im Archiv geändert, nämlich:

Das Ungültigmachen funktioniert nur für archivierte Dokumente, unabhängig davon, ob sich das Dokument in der Aufbewahrung befindet oder nicht
Das Ungültigmachen gilt für Dateien, die dem Archiv fälschlicherweise hinzugefügt wurden, Duplikate und Dokumente mit einem falsch angegebenen Aufbewahrungsdatum
Das Ungültigmachen des Dokuments erfordert eine Begründung durch den Benutzer – Angabe des Grundes für das Ungültigmachen (aus dem Wörterbuch)
Es ist erforderlich, dass der Systemadministrator analog zu den Attributen ein Wörterbuch der Gründe für das Ungültigmachen unabhängig vom Dokumententyp einführt – d. h.:

der Systemadministrator definiert die Liste der Gründe für das Ungültigmachen
der Grund für das Ungültigmachen kann gelöscht werden, wenn er keinem Dokument zugeordnet wurde
wurde einem Dokument der Grund für das Ungültigmachen bereits zugeordnet, kann er nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden
dem System wurde ein standardmäßiger Grund Duplikat hinzugefügt, der nicht bearbeitet werden kann – daher ist es immer möglich, den Grund für das Ungültigmachen anzugeben

der gewählte Grund für das Ungültigmachen ist auf dem Dokument zur Einsicht zu sehen
wenn während des Massen-Downloads von Dokumenten mindestens eines der vom Benutzer ausgewählten Dokumente ungültig gemacht wurde, wird vor der Durchführung der Aktion eine Meldung angezeigt, die darüber informiert, dass das ungültig gemachte Dokument ausgewählt wurde, mit der Option, die Aktion zu bestätigen oder abzubrechen

In Version 2022.0.1 wurde das Problem der Verfügbarkeit der Option [Dokument ungültig machen] im Kontextmenü geändert – sie ist nur für archivierte Dokumente aktiv.

Die Option [Dokument ungültig machen] kann ausgewählt werden:

Aus dem Kontextmenü eines einzelnen archivierten Dokuments
Aus dem Kontextmenü in der Leiste über der Liste der Dokumente, nachdem Sie das Kontrollkästchen für mindestens 1 Dokument ausgewählt haben
Nachdem Sie in der Dokumentvorschau auf die Schaltfläche [Weitere Aktionen] geklickt haben

Nach Auswahl der Option [Dokument ungültig machen] wird das Fenster für das Ungültigmachen des Dokuments angezeigt, in dem Sie innerhalb des Felds einen aus allen aktiven Gründen für das Ungültigmachen auswählen müssen, die in der angezeigten Liste verfügbar sind (siehe: Verwaltung der Anwendungen). Der Benutzer kann das Ungültigmachen des Dokuments durch Drücken der Schaltfläche [Abbrechen] oder des Zeichens abbrechen (unabhängig davon, ob der Grund für das Ungültigmachen ausgewählt wurde oder nicht) – dann wird das Fenster geschlossen und das Dokument wird nicht ungültig gemacht. Möchte der Benutzer das Dokument hingegen dennoch ungültig machen, so sollte er nach Auswahl des Grundes für das Ungültigmachen die Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche [Ungültig machen] bestätigen – dann wird das Fenster geschlossen und das Dokument wird ungültig gemacht, was im Fenster der durchgeführten Aktionen sichtbar ist. Die Schaltfläche bleibt bis zur Auswahl des Grundes für das Ungültigmachen ausgegraut.

Wurden viele Dokumente zum Ungültigmachen ausgewählt, dann ist der Vorgang ähnlich wie bei dem Ungültigmachen eines einzelnen Dokuments, außer dass im Fenster zum Ungültigmachen des Dokuments ihre Nummer in Klammern angegeben ist und der ausgewählte Grund für das Ungültigmachen des Dokuments gilt für alle im Rahmen dieser Aktion ungültig gemachten Dokumente.

Wenn mehrere Dokumente ausgewählt wurden, einschließlich nicht archivierter Dokumente, und im gemeinsamen Kontextmenü die Option [Dokument ungültig machen] und dann den Grund für das Ungültigmachen ausgewählt wurde, wird das Ungültigmachen nur für archivierte Dokumente durchgeführt und es wird ein Fehler angezeigt für die restlichen Dokumente im Fenster der durchgeführten Aktionen.

Nach dem Klicken auf [Nein storniert], wird ein Fenster mit Informationen zum Grund des Fehlers angezeigt.

Fenster mit Informationen zu Fehlern, die beim Versuch, nicht archivierte Dokumente ungültig zu machen, aufgetreten sind

Wenn für viele Dokumente die Option [Dokument ungültig machen] ausgewählt wurde und sich darunter ungültig gemachte Dokumente befinden, wird die Aktion für sie nicht ausgeführt und nach dem Klicken auf die Informationen im Fenster der durchgeführten Aktionen wird das Fenster mit Informationen zu den Fehlerursachen angezeigt.

Fenster mit Informationen zur Ursache von Fehlern, die beim Versuch, ungültig gemachte Dokumente ungültig zu machen, auftreten

Das ungültig gemachte Dokument wird in der Liste der Dokumente markiert, und nach dem Anzeigen des rechten Panels auf der Registerkarte Details wird die Information [Datei ungültig gemacht] angezeigt, und der Grund für das Ungültigmachen wird unten angegeben.

Herunterladen ungültig gemachter Dokumente auf die Festplatte

In Version 2022.0.1. wurden Änderungen beim Herunterladen ungültig gemachter Dateien vorgenommen – wenn der Benutzer die Option Abrufen für das ungültig gemachte Dokument auswählt, wird folgende Meldung angezeigt:

Innerhalb der Meldung ist die Auswahl möglich:

[Abrufen] – nach dem Klicken auf die Schaltfläche wird das Dokument auf die Festplatte heruntergeladen
[Abbrechen] oder das Zeichen – nach dem Klicken wird das Meldungsfenster geschlossen, ohne das Dokument herunterzuladen

Wenn der Benutzer die Schaltfläche [Abrufen] in der Leiste über der Dokumentenliste auswählt, um mehrere ausgewählte ungültige Dokumente herunterzuladen, wird folgende Meldung angezeigt:

Innerhalb der Meldung ist die Auswahl möglich:

[Abrufen] – nach dem Klicken auf die Schaltfläche werden die Dokumente im ZIP-Format auf die Festplatte heruntergeladen
[Abbrechen] oder Zeichen – nach dem Klicken wird das Meldungsfenster geschlossen, ohne dass ein Dokument heruntergeladen wird

Änderungen beim Löschen ungültig gemachter Dokumente

In Version 2022.0.1 wurden Änderungen vorgenommen, um ungültig gemachte Dokumente zu löschen:

Ungültig gemachte Dokumente, die der Aufbewahrungsregel unterliegen, werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht, genau wie archivierte Dokumente – d. h. Dokumente, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht werden, landen im Aufbewahrungskorb, aber Dokumente, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht der automatischen Löschung unterliegen, können manuell in den Papierkorb verschoben werden. Es ist möglich, Dokumente sowohl aus dem Aufbewahrungskorb als auch aus dem Papierkorb wiederherzustellen oder manuell zu löschen
Das ungültig gemachte Dokument, das nicht der Aufbewahrungsregel unterliegt, wird nicht gelöscht – es gibt auch keine Option [Löschen] im Kontextmenü für ein einzelnes Dokument

Wenn der Benutzer viele Dokumente auswählt, einschließlich des ungültig gemachten Dokuments, und die Option [Löschen] aus dem Kontextmenü in der Leiste über der Liste der Dokumente wählt, wird die Aktion für ungültig gemachte Dokumente nicht durchgeführt und nach dem Klicken auf die Information im Fenster der durchgeführten Aktionen wird ein Fenster mit Informationen zu den Fehlerursachen angezeigt.