Stornierungsgründe

In Version 2022.0.1 wurde im Rahmen der Registerkarte [Einstellungen], in der Sektion Verwaltung der Anwendungen eine neue Registerkarte Stornierungsgründe mit einer Liste der Gründe für das Ungültigmachen hinzugefügt. Standardmäßig gibt es einen vordefinierten Grund Duplikat in der Liste. Der Systemadministrator hat das Recht, die Gründe für das Ungültigmachen des Dokuments zu verwalten. Folgende Gründe für das Ungültigmachen sind möglich:

Hinzufügung von einem Grund für das Ungültigmachen des Dokuments

Um einen neuen Grund für das Ungültigmachen des Dokuments hinzuzufügen, sollte der Systemadministrator seinen Namen in das Feld Neuen Grund angeben eingeben und dann auf die Schaltfläche [Hinzufügen] klicken. Die Schaltfläche ist inaktiv, wenn kein Zeichen in das Feld eingegeben wurde – sie wird nach Eingabe von mindestens 1 Zeichen aktiv. Der Name des Grundes kann mindestens 1 und höchstens 50 Zeichen lang sein. Wenn man auf die Schaltfläche [Hinzufügen] klickt, wird der neue Grund in alphabetischer Reihenfolge unter dem vordefinierten Grund Duplikat aufgelistet und standardmäßig auf aktiv gesetzt. Mit den Pfeilen neben dem Spaltennamen können die vom Systemadministrator hinzugefügten Gründe für das Ungültigmachen neu angeordnet werden.

Der Benutzer kann keinen Grund für das Ungültigmachen hinzufügen, der denselben Namen wie ein bereits in der Liste enthaltener Grund hat. Wenn ein solcher Versuch unter dem Feld Neuen Grund angeben unternommen wird, wird die Meldung Dieser Grund existiert bereits angezeigt und die Schaltfläche [Hinzufügen] ist ausgegraut.

Wenn zwei Benutzer gleichzeitig versuchen, einen neuen Grund für das Ungültigmachen des Dokuments mit demselben Namen einzugeben, und der erste Benutzer auf die Schaltfläche [Hinzufügen] klickt, dann wird für den zweiten Benutzer nach ebenfalls Drücken der Schaltfläche [Hinzufügen] folgende Meldung angezeigt:

Nachdem der zweite Benutzer [Hinzufügen] oder die Schaltfläche „Enter“ auf der Tastatur auswählt, wird zusätzlich zur Anzeige der obigen Meldungen auch die Liste der Gründe für das Ungültigmachen neu geladen.

Kontextmenü auf der Liste der Gründe für das Ungültigmachen

Das Kontextmenü steht für alle vom Systemadministrator hinzugefügten Gründe für das Ungültigmachen zur Verfügung.

Das Kontextmenü für die Gründe für das Ungültigmachen wird angezeigt, wenn der Cursor über die Position bewegt wird. Zwei Optionen stehen zur Verfügung:

Löschen des Grundes für das Ungültigmachen

Das Löschen des Grundes für das Ungültigmachen ist auf der Ebene seines Kontextmenüs möglich , das sichtbar ist, nachdem der Cursor auf eine bestimmte Position bewegt wurde. Nach Auswahl der Option Löschen wird der Grund für das Ungültigmachen aus der Liste gelöscht.

Wenn der Benutzer versucht, den dem Dokument bereits zugeordneten Grund für das Ungültigmachen zu löschen, wird die Aktion nicht ausgeführt und es wird eine Meldung angezeigt, dass der Grund nicht gelöscht werden kann.

Wenn zwei Betreiber versuchen, denselben Grund für das Ungültigmachen zu löschen, dann wird für den Betreiber, der die Option Löschen als Zweiter klickt, folgende Meldung angezeigt:

Kennzeichnung des Grundes für das Ungültigmachen als aktiv oder inaktiv

Der Grund für das Ungültigmachen kann als inaktiv gekennzeichnet werden. In diesem Fall wird der Grund für das Ungültigmachen:

Beispiel: Der Grund für das Ungültigmachen des Dokuments Keine Aufbewahrung erforderlich wurde als inaktiv gekennzeichnet.

Der Grund für das Ungültigmachen Keine Aufbewahrung erforderlich wird jedoch weiterhin auf dem rechten Panel des Dokuments angezeigt, dem es zuvor zugewiesen wurde.

Deaktivierter Grund für das Ungültigmachen Keine Aufbewahrung erforderlich, steht im Fenster des Ungültigmachen des Dokuments FZ_4_2021 jedoch nicht mehr zur Auswahl.

Um den Grund für das Ungültigmachen zu deaktivieren, den Cursor auf die jeweilige Position bewegen und auf der Ebene des daraufhin angezeigten Kontextmenüs die Option Auf inaktiv setzen wählen. Der Grund für das Ungültigmachen wird dann in der Liste mit der Kennzeichnung angezeigt.

Wenn zwei Benutzer gleichzeitig an der Liste der Gründe für das Ungültigmachen arbeiten, Benutzer 1 den Grund für das Ungültigmachen aus der Liste entfernt und Benutzer 2 versucht, ihn als inaktiv zu markieren, wird Benutzer 2 folgende Meldung angezeigt:

Es ist möglich den Status für den Grund für das Ungültigmachen wieder auf aktiv zu ändern. In diesem Fall wird der Grund für das Ungültigmachen wieder in der Liste der Gründe für das Ungültigmachen zur Auswahl stehen, die im Fenster für das Ungültigmachen des Dokuments ausgewählt werden kann.

Um den Grund für das Ungültigmachen zu aktivieren, den Cursor auf die jeweilige Position bewegen und auf der Ebene des daraufhin angezeigten Kontextmenüs die Option Auf aktiv setzen wählen. Der Grund für das Ungültigmachen wird dann in der Liste mit der Kennzeichnung angezeigt.