Attribute
Im Lesezeichen Attribute definiert und bearbeitet der Systemadministrator die Liste der Attribute, die den Dokumenten im Comarch DMS Archiv zugewiesen werden. Die erstellten Attribute können bestimmten Dokumenttypen zugewiesen werden, die dem Dokument automatisch hinzugefügt werden, nachdem der Dokumenttyp ausgewählt wurde, oder sie können dem Dokument direkt hinzugefügt werden, wenn ein anderer Dokumenttyp als „Unbestimmt“ ausgewählt wurde.
Die folgenden Elemente sind im Lesezeichen Attribute verfügbar:
– Attributsuchmaschine, nach Eingabe eine Suchphrase wird die Liste der Attribute auf diejenigen eingegrenzt, die die festgelegte Bedingung erfüllen;
Attributliste bestehend aus drei Spalten:
- Name – der Name des vom Betreiber angegebenen Attributs,
- Attributtyp – die verfügbaren Typen werden im Teil Hinzufügen eines neuen Attributs beschrieben,
- Status – jedes hinzugefügte Attribut hat automatisch den Status Aktiv, es ist möglich, den Status des Attributs in Inaktiv zu ändern,
- Für jedes Attribut steht nach dem Bewegen des Cursors auf die jeweilige Position ein Kontextmenü
zur Verfügung. - Im Kontextmenü des Attributs sind folgende Aktionen verfügbar:
- Bearbeiten – öffnet das Fenster zum Bearbeiten von Attributen,
- Löschen – ermöglicht das Löschen eines Attributs, wenn es mit keinem Dokument im Comarch DMS Archiv verknüpft ist.
– Schaltfläche zum Aufrufen des Fensters für die Definition eines neuen Attributs
Hinzufügen eines neuen Attributs
Nachdem Drücken 
, öffnet sich das Fenster Attribut hinzufügen, in dem man den Attributnamen eingeben und den entsprechenden Attributtyp auswählen muss. Attributnamen müssen sowohl in aktiven als auch in inaktiven Attributgruppen eindeutig sein.
Attribute, die dem Comarch DMS Archiv hinzugefügt werden, haben immer einen aktiven Status.
In der Dropdown-Liste muss ein Attributtyp ausgewählt werden.
- Kurzer Text
Parameter Hinweisliste (standardmäßig nicht aktiviert) – wenn dieser Parameter aktiviert ist, kann eine Hinweisliste für ein Kurztextattribut definiert werden. Wenn eine Hinweisliste definiert ist, kann beim Ausfüllen eines Attributs in einem Dokument ein Wert aus der angezeigten Liste ausgewählt werden. Die eingegebenen Werte werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.
- Langer Text
- Nummer
Parameter Dezimalteil (standardmäßig markiert) – ermöglicht die Eingabe von Zahlen mit bis zu zwei Dezimalstellen in das Attribut.
- Datum
- Logischer Wert – mögliche Werte: „Ja“, „Nein“.
Nachdem Änderungen vorgenommen wurden, die Schaltfläche 
drücken, um das neue Attribut zu speichern.
Attribut bearbeiten
Ein Attribut kann bearbeitet werden, indem der Cursor auf die bestimmte Position bewegt wird und im Kontextmenü 
die Option Bearbeiten gewählt wird.
Der Attributbearbeitung unterliegen:
- Name des Attributs
Bei aktiven Dokumenten wird der Name geändert, bei archivierten Dokumenten bleibt der vorherige Name erhalten.
- Hinweisliste für ein Kurztextattribut. Es ist möglich, den Parameter Hinweisliste zu aktivieren oder zu deaktivieren, den Wert einer Hinweislistenposition zu ändern und die Anzahl der Positionen zu ändern.
- Status
Die Änderung des Status eines Attributs auf inaktiv führt dazu, dass:
- Das Attribut aus der Dokumenttypdefinition entfernt wird,
- Der Dokumenttypdefinition kein solches Attribut hinzugefügt werden kann,
- Das Attribut dem Dokument nicht im Dokumentbearbeitungsfenster hinzugefügt werden kann,
- Das Attribut in den Dokumenten verfügbar ist, in denen es sich befand, bevor es als inaktiv markiert wurde,
- Ein inaktives Attribut im Dokumentbearbeitungsfenster nicht bearbeitet werden kann,
- Ein inaktives Attribut aus einem Dokument mit aktivem Status entfernt werden kann und dem Dokument nicht wieder hinzugefügt werden kann,
- Das Attribut in der Liste der Attribute im Fenster Andere Filter verfügbar ist,
- Im Bearbeitungsfenster eines als inaktiv gekennzeichneten Attributs es nur möglich ist, den Status des Attributs auf aktiv zu ändern.
Die Änderung des Status eines Attributs von inaktiv auf aktiv hat folgende Auswirkungen:
- Das Attribut wird nicht in den Dokumenttypdefinitionen wiederhergestellt, zu denen es hinzugefügt wurde, bevor der Status auf inaktiv geändert wurde,
- Das Attribut kann zu Dokumenttypdefinitionen hinzugefügt werden,
- Das Attribut kann im Attributbearbeitungsfenster zu Dokumenten hinzugefügt werden.
Löschen von Attributen
Ein Attribut kann nur gelöscht werden, wenn es mit keinem Dokument verbunden ist. Wenn eine solche Verbindung vorhanden ist, wird beim Versuch, ihn zu löschen, eine entsprechende Meldung angezeigt.
