Der nächste Schritt bei der Definition des Dokumenttyps besteht darin, die zusätzliche Funktion der Aufbewahrung zu spezifizieren, d. h. die Speicherung von Dokumenten für einen bestimmten Zeitraum, ohne die Möglichkeit, das Dokument zu einem früheren Zeitpunkt zu löschen.
Das Dokument kann nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, während dieser Frist gibt es jedoch folgende Möglichkeiten:
- Dokument ungültig machen
- Dokumentenberechtigungen verwalten
- Dokumenten auf die lokale Festplatte herunterladen
Im Fenster Dokumenttyp hinzufügen auf das Lesezeichen Aufbewahrung von Dokumenten wechseln. Im Lesezeichen wird eine Dateiaufbewahrungsregel für den angegebenen Dokumenttyp definiert.
Die Aufbewahrungsregel definiert den Zeitraum, in dem Dokumente nicht aus dem System gelöscht werden können.
Die Aufbewahrung kann beim Definieren eines neuen Dokumenttyps und bei der Bearbeitung eines bestehenden Dokumenttyps aktiviert werden. Die Aufbewahrungsregeln gelten für jedes Dokument, dem ein bestimmtes Dokumenttyp zugeordnet ist. Wenn man den Cursor über das Symbol 
neben der Phrase Aufbewahrungsregel bewegt, werden Informationen über die Funktionsweise des Aufbewahrens angezeigt:
Standardmäßig ist der Parameter Keine Aufbewahrungsfrist angeben (deaktiviert) markiert, was bedeutet, dass die Aufbewahrung deaktiviert ist. Um die Aufbewahrung für einen bestimmten Dokumententyp zu aktivieren, wählen Sie den Parameter Aufbewahrung aktiviert. In Version 2022.0.1 wurde der Text der Meldung, die nach der Aktivierung der Aufbewahrung angezeigt wird, geändert:
Nachdem auf „Ich bin einverstanden“ geklickt wird, kann die Aufbewahrungsregel festgelegt werden.
In Version 2022.0.1 gibt es eine Reihe von Änderungen, die auf der Registerkarte Aufbewahrung von Dokumenten sichtbar werden, wenn die Aufbewahrung aktiviert ist:
- Die Reihenfolge der Felder zur Anzahl der Zeiträume und Aufbewahrungsfristen hat sich geändert: Im ersten Feld von links die Anzahl der Zeiträume (min. 1, max. 150) eingeben, im nächsten Feld – die Art des Zeitraums auswählen – Monate oder Jahre (min. 1, max. 150).
- Unten wurde ein Etikett hinzugefügt, vom Enddatum des Zeitraums gerechnet, in dem das Datum liegt und das Feld Kriterium auswählen.
- Parameter „Sperren der Möglichkeit, den Dokumenttyp während der Aufbewahrungsfrist zu ändern“ wurde aus der Definition der Aufbewahrung entfernt und die Information, die nach Auswahl des Symbols
neben dem Parameter Automatisches Löschen von Dateien am Ende der Aufbewahrungsfrist angezeigt wird, geändert.
Nachdem die Aufbewahrung für ein Dokumenttyp aktiviert wurde, können folgende Parameter bestimmt werden:
- Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren – Parameter, der die Zeit angibt, für die archivierten Dokumente mit einem bestimmten Dokumenttyp im System aufbewahrt werden sollen. Während dieser Zeit können die Dokumente nicht aus dem System gelöscht werden. Der Standardwert beträgt 24 Monate.
Die Zeit kann in Monaten oder in Jahren angegeben werden, jeweils in ganzen Zahlen. Die Mindestdauer beträgt 1 Monat.
- Kriterium auswählen – in diesem Feld kann der Benutzer das Datum auswählen, ab dem die Aufbewahrungsfrist für Dokumente berechnet werden soll. Das Datum wird aus der Dropdown-Liste ausgewählt, die alle Attribute des Typs Datum enthält, der einem bestimmten Dokumententyp zugeordnet ist, für den die Aufbewahrung aktiviert ist.
Die Auswahl einer Option im Feld Kriterium auswählen ist nicht obligatorisch. Wenn kein Attribut des Typs Datum ausgewählt wird, muss das Datum der Aufbewahrung für ein bestimmtes Dokument manuell ausgefüllt werden.
Wenn dem Dokumenttyp kein Attribut des Typs Datum zugeordnet wurde, wird nur der Feldname in der Liste angezeigt. Neben dem Feld Kriterium auswählen befindet sich das Symbol 
, in dem Informationen zur Erläuterung der Funktion des Felds angezeigt werden.
Für das im Feld Kriterium auswählen ausgewählte Attribut ist es möglich, die Erforderlichkeit/Nichterforderlichkeit einzustellen
Wenn der Benutzer ein Attribut des Typs Datum im Feld Kriterium auswählen auswählt, dann wird das Feld Kriterium der Aufbewahrungsfrist auf dem Dokument nach dem Datum im Steuerelement aktualisiert, das in der Definition des Dokumenttyps angegeben wurde.
ausgewählte Attribut des Typs Data, darf nicht:- deaktiviert werden
- von der Definition des Dokumenttyps gelöst werden, solange es sich auf die Definition der Aufbewahrungsregel bezieht
Wenn der Benutzer versucht, die Option Inaktiv für ein Attribut auszuwählen, das im Feld Kriterium auswählen angegeben wurde und die Änderungen zu speichern, wird eine Meldung angezeigt, dass das Attribut nicht deaktiviert werden kann.
Wenn der Benutzer versucht, ein Attribut aus einem bestimmten Dokumenttyp zu löschen, das im Feld Kriterium auswählen angegeben wurde, dann wird eine Meldung angezeigt, die darüber informiert, dass das Attribut nicht gelöst werden kann.
Wenn dieser Parameter markiert ist, wird jedes Dokument nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in die Liste der nach der Aufbewahrung gelöschten Dokumente verschoben, wo es noch 30 Tage lang für den Systemadministrator verfügbar ist. Nach 30 Tagen wird das Dokument endgültig aus dem System gelöscht. Wenn dieser Parameter nicht markiert ist, bleibt das Dokument nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in der Liste der Dokumente. Symbol
– wenn man den Cursor über das Symbol bewegt, werden folgende Informationen angezeigt:
Wenn die Aufbewahrungsregel gespeichert wird, wird zur Liste der Attribute auf der Registerkarte Attribute das Attribut Kriterium der Aufbewahrungsfrist hinzugefügt, auch wenn bei der Definition der Aufbewahrung kein Attribut des Typs Datum ausgewählt wurde.
Attribut Kriterium der Aufbewahrungsfrist:
- Nimmt den Wert des Typs Datum an
- Kann Werte annehmen, die sich aus dem Attribut ergeben, das als Teil der Definition der Aufbewahrungsregel angegeben wurde
- Kann einen Wert haben, der manuell eingegeben wurde
- Wird nicht in der Liste aller verfügbaren Attribute im Rahmen der Registerkarte Verwaltung der Anwendungen in der Sektion Attribute angezeigt – nicht möglich, als inaktiv zu markieren
- Ist nicht in der Liste aller Attribute im Rahmen des Steuerelements Attribute auswählen oder hinzufügen verfügbar, wenn der Dokumenttyp definiert wird
- Ist in der Liste der Dokumenttypen im Rahmen der Registerkarte Verwaltung der Anwendungen in der Sektion Dokumenttypen nicht sichtbar, obwohl er immer auf dem Dokument erscheint, wenn die Aufbewahrung aktiviert ist
- Ist nicht in der Anzahl der Attribute enthalten, die dem Dokumenttyp und dem Dokument hinzugefügt werden können – daher können bei aktivierter Aufbewahrungsregel 50 Attribute hinzugefügt werden, das Attribut Kriterium der Aufbewahrungsfrist wird dabei nicht einbezogen
- Kann in Bezug zu anderen dem Dokumententyp zugeordneten Attributen veränderte Reihenfolge haben – ähnlich wie andere Attribute kann er innerhalb der Definition des Dokumententyps z. B. von der sechsten auf die zweite Position gezogen werden
- Kann als erforderlich gekennzeichnet werden – dann muss es ausgefüllt werden, um den Typ und die Attribute zu speichern, die dem Dokument zugewiesen werden
- Ist nur dann in der Definition der Dokumenttyp sichtbar, wenn die Aufbewahrungsregel für diesen Typ aktiviert wurde
- Standardmäßig ist es das letzte Attribut in der Liste der Attribute auf der Registerkarte Attribute im Rahmen des Fensters zur Definierung des Dokumententyps (nach Aktivierung der Aufbewahrung)
[Speichern] im Fenster zur Definierung des Dokumententyps ausgegraut, bis mindestens ein Attribut hinzugefügt wurde.
Das im Attribut eingestellte Datum kann bis zur Archivierung des Dokuments manuell geändert werden, später kann es über die neu eingeführte Funktion Ende der Aufbewahrungsfrist bearbeiten geändert werden.
Bearbeitung der Aufbewahrungsregel
Die Änderung einer Aufbewahrungsregel wirkt sich auf alle aktiven Dokumente eines bestimmten Typs aus.
Die Bearbeitung einer Aufbewahrungsregel ist auf der Ebene des Fensters zur Bearbeitung des Dokumenttyps möglich, wenn im Lesezeichen Aufbewahrung von Dokumenten, die Option 
gewählt wird. In Version 2022.0.1 wurde die Meldung, die nach Auswahl der Option 
[Aufbewahrungsbedingungen bearbeiten] angezeigt wird, geändert.
Im Fenster Aufbewahrungsbedingungen bearbeiten, das sich daraufhin öffnet, die Option 
wählen, um zum Bearbeiten zu gelangen.
Es ist möglich, die Aufbewahrung auszuschalten, dazu den Parameter Keine Aufbewahrungsfrist angeben (deaktiviert) wählen, im Fenster Ausschalten der Aufbewahrungsregel zustimmen, indem man auf die Schaltfläche 
klickt, den Grund für die Bearbeitung begründen , und auf 
drücken. In Version 2022.0.1 wurde die Meldung, die nach Auswahl des Parameters Aufbewahrungsfrist nicht angeben (deaktiviert) angezeigt wird, geändert.
Es ist auch möglich, die Parameter der Dokumentenaufbewahrungsregel zu bearbeiten, z. B. die Aufbewahrungsfrist.
Den Bearbeitungsmodus aktivieren, indem man auf den Link 
und dann auf 
klickt.
Nach der Bestätigung der Zustimmung können die folgenden Parameter bearbeitet werden:
- Aufbewahrungsfrist
- Automatisches Löschen von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
- Kriterium der Aufbewahrungsfrist
Jede Änderung einer Aufbewahrungsregel muss mit einem Kommentar zum Grund der Änderung versehen sein. Ohne den Kommentar ist es nicht möglich, die Änderungen zu speichern.
Wenn der Benutzer die Aufbewahrungsregel für einen bestimmten Dokumenttyp bearbeitet hat:
- Änderungen, die an den Einstellungen der Aufbewahrungsregel vorgenommen und gespeichert wurden, gelten nur für Dokumente, denen nach diesen Änderungen ein bestimmter Dokumenttyp zugewiesen wurde
- Änderungen an der Aufbewahrungsregel für einen bestimmten Dokumententyp wirken sich nicht auf die Dokumente aus, die vor ihrer Einführung im Archiv vorhanden waren
Berechnung der Aufbewahrungsfrist
In Version 2022.0.1 hat sich die Berechnung der Aufbewahrungsfrist geändert:
- Die Aufbewahrungsfrist wird ab dem im Attribut Kriterium der Aufbewahrungsfrist angegebenen Datum gezählt
- Das Ende der Aufbewahrungsfrist hängt vom ausgewählten Typ des Zeitraums ab – wenn im Feld Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren:
„Monate“ ausgewählt wurden: Der letzte Tag des Monats wird ermittelt und dann die Anzahl der Zeiträume zum Monatsende addiert, die sich aus der Definition der Aufbewahrungsregel ergibt
Beispiel: Im Attribut Kriterium der Aufbewahrungsfrist wurde 13.07.2022 und im Feld Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren 2 Monate ausgewählt.
Dann ist das Enddatum der Aufbewahrungsfrist 31.07.2022 + 2 Monate, wobei das Enddatum der Aufbewahrungsfrist ist der letzte Kalendertag des Monats, der die letzte Aufbewahrungsfrist ist – also in diesem Fall der 30.09.2022
In diesem Fall kann das Dokument (manuell oder automatisch) am ersten Tag nach dem letzten Tag der letzten Aufbewahrungsfrist, also in diesem Fall am 01.10.2022, gelöscht werden
„Jahre“ ausgewählt wurden: Der letzte Tag des Jahres wird ermittelt und dann die Anzahl der Aufbewahrungsfristen zum Jahresende addiert, die sich aus der Definition der Aufbewahrungsregel ergibt.
Beispiel: Im Attribut Kriterium der Aufbewahrungsfrist wurde 13.07.2022 und im Feld Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren 2 Jahre ausgewählt.
Dann ist das Enddatum der Aufbewahrungsfrist 31.12.2022 + 2 Jahre, also 31.12.2024
In diesem Fall kann das Dokument (manuell oder automatisch) am ersten Tag nach dem letzten Tag der letzten Aufbewahrungsfrist, also in diesem Fall am 01.01.2025, gelöscht werden
Dateiversionierung und die Aufbewahrungsregel
Für archivierte Dokumente, die der Aufbewahrungsregel unterliegen, kann keine neue aktuelle Version hinzugefügt werden, und die Verwaltung früherer Versionen ist nicht verfügbar – Löschen, Ändern der aktuellen Version.
Für aktive Dokumente, die einem Dokumenttyp mit aktivierter Aufbewahrungsregel zugewiesen wurden, können neue Versionen von Dokumenten hinzugefügt und frühere Versionen gelöscht werden, bis die Dokumente archiviert sind.
Historie der Änderungen der Aufbewahrungsregel
Im Kontextmenü 
des Dokumenttyps steht die Option „Historie der Änderungen der Aufbewahrungsregel“ zur Verfügung, die ein Fenster öffnet, in dem folgende Informationen angegeben sind:
- Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Bearbeitung vorgenommen wurde
- Der Betreiber, der die Bearbeitung durchgeführt hat
- Grund für die Bearbeitung
- Details der Aufbewahrungsregel (die Werte der Parameter der Regel, wenn die Bearbeitung aktiviert ist) – sichtbar nach dem Drücken von
auf einer bestimmten Position
In Version 2022.0.1 wurden Änderungen im Fenster Änderungsverlauf nach Auswahl der Schaltfläche 
, im Fenster Details zur Änderung eingeführt – die Felder werden in einem neuen Layout dargestellt: Das Kontrollkästchen Sperren der Möglichkeit, den Dokumenttyp während der Aufbewahrungsfrist zu ändern wurde entfernt und das Aussehen der Sektion Geändert von und Geändert auf so modifiziert, damit sie ähnlich aussehen wie die Einstellungen der Aufbewahrungsregel bei der Definition des Dokumenttyp.
Oberhalb der Liste der Änderungen steht eine Suchmaschine 
zur Verfügung, mit der man nach einem bestimmten Vorgang (Aktivierung/Bearbeitung/Deaktivierung der Aufbewahrung) suchen kann, indem man einen Buchstaben oder eine Phrase aus der Begründung für die Aktivierung/Bearbeitung/Deaktivierung der Aufbewahrung eingibt. Im nebenstehenden Feld 
kann man den Datumsbereich auswählen, ab dem Änderungen der Aufbewahrung in der Liste angezeigt werden sollen. Die Auswahl des Bereichs wird mit der Schaltfläche 
bestätigt.
