Dokumente im Archiv

Dokumente

Zum Archiv können Dateien mit beliebigen Erweiterungen hinzugefügt werden. Für jede hinzuzufügende Datei ist der Typ Unbestimmt (Nieokreślony) voreingestellt. Erst beim Bearbeiten des Dokuments , kann der Betreiber dann den Dokumenttyp zuweisen und damit der zugehörige Attributsatz dem bearbeiteten Dokument zugeordnet.

Die Liste der Dokumente zeigt standardmäßig immer die neueste Version des Dokuments – die vorherigen sind verfügbar, nachdem Sie die Option „Versionen verwalten“ aus dem Kontextmenü oder aus dem rechten Panel ausgewählt haben.

Hinzufügen von Dokumenten und weiterer Versionen von Dokumenten

Das Hinzufügen eines Dokuments erfolgt durch Klicken auf die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des Archiv-Fensters. Daraufhin wird das Dokument-Explorer-Fenster angezeigt, in dem Sie das Dokument/die Dokumente auswählen müssen, die dem Comarch DMS-Archiv hinzugefügt werden. Es ist auch möglich, Dokumente durch Ziehen von Elementen in das Archiv hochzuladen (per Drag & Drop-Methode). Nach dem Start der Hochladung wird das Dateiübertragungsfenster angezeigt, anschließend wird die Liste der Dokumente aktualisiert und das Dokument/die Dokumente werden in dem Katalog angezeigt, in dessen Rahmen die Hochladung von einem Dokument/von Dokumenten gestartet wurde.

Innerhalb des Archivs ist es möglich, nachfolgende Versionen eines bestimmten Dokuments hinzuzufügen und zu verwalten.

Um eine neue Version einer Datei hinzuzufügen, gehen Sie zu dem Speicherort im Archiv, an dem sich die Datei befindet, drücken Sie die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des Archivs und wählen Sie eine Datei mit demselben Namen und derselben Erweiterung im Datei-Explorer aus und dann mit der Schaltfläche bestätigen.

Dann wird das Fenster Senden von gleichnamigen Elementen angezeigt, in dem Sie eine der drei Optionen auswählen können:

Wenn der Betreiber im Fenster das Kontrollkästchen Für andere Elemente bei diesem Transfer verwenden (nur verfügbar, wenn mehrere Dokumente gleichzeitig übertragen werden) auswählt, dann gilt die Auswahl der Option auch für andere aktuell übertrage Dokumente, die denselben Namen und dieselbe Erweiterung haben wie die Dokumente, die sich bereits an einem bestimmten Speicherort im Archiv befinden.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche [Vorhandene aktualisieren] geklickt haben, wird das Dokument am selben Speicherort, wie die weitere Version des vorhandenen Dokuments, gespeichert.

Wenn der Betreiber ein Dokument an einen bestimmten Speicherort im Archiv hochlädt und es dort bereits ein Dokument mit demselben Namen und derselben Erweiterung gibt, das jedoch archiviert wurde, dann wird die Meldung Senden von gleichnamigen Elementen mit nur zwei Optionen angezeigt:

Wenn das Dokument vor der Archivierung versioniert wurde, können nur frühere Versionen heruntergeladen werden. Folgende Aktionen sind dann jedoch nicht möglich:

Wenn Betreiber 1 die Option Versionen verwalten ( oder ) für ein bestimmtes Dokument ausgewählt hat, und gleichzeitig Betreiber 2 es archiviert, wird beim Versuch, eine Aktion auszuführen folgende Meldung angezeigt:

Jede der neu hinzugefügten Dateiversionen behält in Bezug auf die vorherige Version:

Das Hinzufügen einer weiteren Dateiversion ist auch im Fenster der Versionsverwaltung nach Auswahl des Links [Neue Version senden] möglich (siehe Verwaltung der Dokumentenversion).

Vorschau

Um ein Dokument im Vorschaumodus zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des gewünschten Dokuments in der Dokumentliste. Darauf wird die Vorschau des Dokuments geöffnet und eine Information über den zugewiesenen Dokumenttyp, zugehörigen Attributen und deren Werten angezeigt, sofern das Dokument einen anderen Typ als ‘Unbestimmt’ (‚Nieokreślony‘) hat.

Der Vorschaumodus für Archiv-Dokumente unterstützt das PDF-Format und Bildformate (JPG, PNG).

Das Vorschaufenster des Dokuments enthält folgende Elemente:

Bearbeiten und Löschen von Dateien

Die Bearbeitung der zum Archiv hinzugefügten Dateien (Dokumente) ist nur das Umbenennen der Datei eingeschränkt. Die Option zum Umbenennen steht im Kontextmenü neben einem bestimmten Dokument, im Kontextmenü in der Leiste (nur wenn ein einzelnes Element ausgewählt ist) oder im Menü in der Dokumentvorschau zur Verfügung.

Im Fenster zum Umbenennen wird der aktuelle Dateiname angezeigt. Solange kein neuer eindeutiger Name eingegeben wird, ist die Schaltfläche Speichern nicht aktiv.

Sie können Dateien aus dem Archiv jederzeit entfernen, vorausgesetzt, die zu löschenden Dokumente haben den Status Aktiv. Archivierte Dokumente können aus dem Archiv nicht entfernt werden. Nach dem Klicken auf die Option im Kontextmenü wird die Datei in den Papierkorb verschoben und nach Auswahl des Symbols wird das Fenster der ausgeführten Aktionen mit Informationen zum Löschen angezeigt.

Beschreiben des Dokuments mit Attributen

Die Kennzeichnung des Dokuments mit Attributen erfolgt im Bearbeitungsfenster. Um das Vorschaufenster zu aktivieren, auf den Namen des Dokuments klicken. Nach dem Anklicken der Schaltfläche öffnet sich das Fenster zum Bearbeiten des Dokumenttyps und zum Beschreiben mit Attributen. Diese Option ist für Betreiber mit Editor- und Administratorberechtigungen verfügbar.

Das Fenster zur Bearbeitung von Attributen enthält folgende Elemente:

Fenster zur Bearbeitung des Dokuments, Liste der verfügbaren Dokumenttypen

Jedes Dokument, das zum Archiv hinzugefügt wird, hat standardmäßig einen unbestimmten Dokumenttyp und keine Attribute.

Um ein Dokument mit Attributen zu kennzeichnen, ist zuerst ein Dokumenttyp auszuwählen.

Nach der Auswahl eines Dokumenttyps wird der zugehörige Satz von Attributen angezeigt. Zu den Attributen, die sich aus der Definition des Dokumenttyps ergeben, können weitere hinzugefügt werden. Die Liste der auswählbaren Attribute enthält alle Attribute abzüglich dieser, die dem Dokument bereits zugewiesenen wurden.

Jedes Attribut kann nur einmal einem Dokument hinzugefügt werden. Einem Dokument dürfen maximal 50 Attribute zugewiesen werden – darunter Attribute, die sich aus dem Dokumenttyp ergeben, und solche, die direkt im Dokument hinzugefügt werden.

Um ein zusätzliches Attribut hinzuzufügen, klappen Sie die Liste Attribute auswählen auf und markieren Sie diese, die dem Dokument zugewiesen werden sollen. Darauf klicken Sie auf . Die ausgewählten Attribute werden auf dem Dokument im Bereich ‘Weitere Attribute‘ angezeigt.

Wenn ein Dokumenttyp einem Dokument mit aktivierter Aufbewahrungsregel zugewiesen wird, dann gibt es im rechten Panel auf der Registerkarte Attribute ein zusätzliches Attribut Kriterium der Aufbewahrungsfrist. Dieses Attribut wird an die letzte Position in der Liste der dem Dokumenttyp zugewiesenen Attribute platziert, aber wenn nach der Aktivierung der Aufbewahrung und dem Hinzufügen dieses Attributs zusätzliche Attribute hinzugefügt werden, werden sie unter dem Attribut Kriterium der Aufbewahrungsfrist angezeigt.

Wenn der Parameter auf der Definition des Dokumenttyps gewählt ist, muss das Attribut ausgefüllt werden, um die Änderungen zu speichern. Die Vervollständigung des Attributs Kriterium der Aufbewahrungsfrist wird auch immer geprüft, wenn der Benutzer versucht, das Dokument zu archivieren – die Archivierung wird nicht durchgeführt, wenn der Wert des Attributs nicht vervollständigt wurde und im Fenster der durchgeführten Aktionen nach dem Klicken auf die Information [Nein archiviert] folgende Meldung angezeigt wird:

 

 

Die Modifikation des Werts des Attributs Kriterium der Aufbewahrungsfrist ist unabhängig davon möglich, ob er manuell hinzugefügt oder automatisch eingegeben wurde.

 

Achtung

Wenn beispielsweise dem Dokument Delegationen der Dokumenttyp Von Mitarbeitern zugewiesen wurde, der der Aufbewahrungsregel unterliegt, aber im Feld Kriterium auswählen kein Steuerelement dafür angegeben wurde, und dann im Rahmen der Bearbeitung dieser Art von Dokument, eine solches Steuerelement angegeben wurde, dann wird das Datum im Attribut Kriterium der Aufbewahrungsfrist auf dem Dokument Delegationen nicht aktualisiert. Es ist dann aber möglich, den Dokumenttyp für das Dokument Delegationen auf einen anderen zu ändern und dann auf den Dokumenttyp Von Mitarbeitern zu wechseln – dann gilt die Änderung des Typs auch für dieses Dokument.

 

Nach der Eingabe der Attributwerte können Sie die Änderungen über die Schaltfläche speichern oder durch Klicken auf die Schaltfläche oder rückgängig gemacht werden. Nach dem Speichern oder Abbrechen wird das Bearbeitungsfenster des Dokuments geschlossen, und das Dokument wird im Vorschaumodus angezeigt.

 

 

Archivierung

Die Archivierung des Dokuments führt zur Änderung des Dokumentstatus auf Archiviert. Dokumente mit diesem Status können weder bearbeitet noch aus dem Archiv entfernt werden.

 

Achtung

In Version 2022.0.1 gibt es eine Änderung bezüglich der Berechtigungen zum Archivieren eines Dokuments – derzeit kann ein Dokument von einem Betreiber archiviert werden, der mindestens die Berechtigung eines Editors hat (und nicht nur eines Administrators).

 

Die Option ist im Kontextmenü für ein bestimmtes Dokument, im Kontextmenü und im Menü des Dokuments verfügbar.

In Version 2022.0.1 hat sich der Inhalt der Meldungen zur Archivierung geändert. Wenn für ein oder mehrere Dokumente die Option [Archivieren] ausgewählt ist, wird eine der folgenden Meldungen angezeigt:

 

 

Wählt der Benutzer die Schaltfläche [Abbrechen] oder das Zeichen , wird das Fenster geschlossen und die Dokumente werden nicht archiviert. Wenn er dennoch die Archivierung durchführen möchte, sollte er die Schaltfläche auswählen – dann werden die Dateien archiviert und die Aktion wird im Fenster der durchgeführten Aktionen sichtbar, das nach dem Klicken auf das Symbol verfügbar ist (siehe Fenster „Laufende Aktionen“).

 

 

Für archivierte Dokumente sind folgende Aktionen möglich:

• Vorschau des Dokuments, Dokumenttyps und der zugehörigen Attribute – für alle Mitarbeiter, die mindestens über die Berechtigungen des anzeigenden Benutzers verfügen
• Herunterladen des Dokuments auf die Festplatte (auch frühere Versionen des Dokuments – wenn es vor der Archivierung versioniert wurde) – für alle Mitarbeiter, die mindestens über die Berechtigungen des anzeigenden Benutzers verfügen
• Verwaltung der Berechtigungen für Dokumente – für alle Mitarbeiter mit Administratorrechten
• Verschieben eines Dokuments an einen anderen Speicherort – für alle Mitarbeiter mit mindestens Editorberechtigungen
• Anzeige von Dokumentendetails – für alle Mitarbeiter mit mindestens Anzeigender Benutzerberechtigungen
• Ungültigmachen des Dokuments
• Bearbeitung des Endes der Aufbewahrungsfrist (wenn das Dokument der Aufbewahrungsregel unterliegt)

Für archivierte Dokumente können folgende Aktionen nicht ausgeführt werden:

• Löschen des Dokuments
• Änderung der Attributwerte
• Hinzufügen neuer Attribute
• Änderung des Dokumenttyps
• Umbenennen des Dokuments
• Hinzufügen neuer Versionen des Dokuments
• Bearbeiten der Version des Dokuments
• Frühere Versionen des Dokuments löschen

 

 

Dokumente mit dem Status Archiviert werden in einem blasseren Farbton auf der Dokumentliste angezeigt. Die Information, dass ein Dokument archiviert ist, wird auch im Bereich mit Dokumentdetails angezeigt.