Das Modul Comarch DMS Archiv dient der Aufbewahrung von Dokumenten in Form von Dateien in einer beliebig aufgebauten Katalogstruktur. Da jeder Katalog und jede einzelne Datei mit eigenen Berechtigungen ausgestattet ist, kann genau definiert werden, welche Dokumente und Ordner im Comarch DMS Archiv-Modul bestimmten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden dürfen.
Dem Comarch DMS Archiv hinzugefügte Dokumente werden mit einem definierten Dokumenttyp und Attributen beschrieben, in die der Benutzer Informationen einfügt, die das eingegebene Dokument charakterisieren. Das Beschreiben von Dokumenten ist möglich, bis der Status Archiviert zugewiesen wird. Archiviert bedeutet, dass das Dokument nicht zur Bearbeitung zur Verfügung steht und dass es nicht möglich ist, ein solches Dokument aus dem System zu löschen (es sei denn, es unterliegt der Aufbewahrungsregel).
Im Rahmen des Archiv-Moduls ist es möglich, mehrere Elemente gleichzeitig zu verwalten. Folgende Funktionalitäten stehen zur Verfügung:
- Mehrere Dokumente auf einmal in der Dokumentenliste löschen
- Mehrere Dokumente gleichzeitig in der Dokumentenliste archivieren und ungültig machen
- Nachfolgende Versionen eines Dokuments hinzufügen und verwalten
- Massenübertragung von Dateien in das Archiv
- Hochladen von Dokumenten in das Archiv durch Ziehen von Elementen (mit der Drag & Drop-Methode), in beliebiger Anzahl
- Durchführen von Aktionen wie endgültiges Löschen und Wiederherstellen an einem Speicherort innerhalb des Papierkorbs für viele Elemente gleichzeitig und auch mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen
- mehrere Dateien gleichzeitig aus der Dokumentenliste herunterladen
- Im Rahmen der Liste der nach der Aufbewahrung gelöschten Dateien mehrere Dateien gleichzeitig endgültig löschen, mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen
Die Möglichkeit, Serienaktionen durchzuführen, steht überall dort zur Verfügung, wo die Liste der Dokumente im Archiv angezeigt wird.