E-Mail

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Inhaltsverzeichnis

 

Allgemeine Information

Die Registerkarte bietet die Möglichkeit, eine E-Mail-Vorlage zu definieren. Die E-Mail-Muster werden in der Funktionalität zum Senden von Benachrichtigungen verwendet, die vom Bediener in den Einstellungen des jeweiligen Umlaufs in der ausgewählten Phase in Registerkarte „Mail“ eingestellt werden können (siehe Registerkarte E-Mail).

 

Achtung

Um E-Mails an Benutzer senden zu können, muss der Administrator nicht nur die Funktionalität zum Senden von Benachrichtigungen aktivieren, sondern auch die Felder in der Registerkarte „Postserver“ korrekt ausfüllen und speichern (siehe Postserver).

 

Entsprechend den Arten der verfügbaren E-Mail-Benachrichtigungen besteht die Registerkarte „E-Mail“ aus 6 vordefinierten E-Mail-Vorlagen:

  • Empfangenes Dokument
  • Empfangenes Dokumente (Zusammengebunden)
  • Veraltetes Dokument
  • Erinnerung
  • Für den Beobachter
  • Für den Beobachter (zusammengebunden)

 

zapisz32 [Speichern] – Schaltfläche zum Speichern der eingegebenen oder geänderten Daten.

  • URL Prefix – URL-Definition (http://<Servername>/<Server- oder Webanwendungsname>/dokuments/) für die Maske {WebDocumentUrl},

 

Achtung

Die korrekte Eingabe der URL-Adresse im Feld „URL-Prefix“ ist notwendig, damit der E-Mail-Empfänger nach dem Anklicken der Dokumentnummer in der E-Mail-Nachricht korrekt auf das Dokument in der Serveranwendung (ehemals Web) oder in der Comarch DMS Webanwendung übertragen werden kann.

 

In jeder Vorlage sind zwei Felder verfügbar:

  • Mail Betreff – der Betreff der an den Betreiber gesendeten E-Mail,
  • Mail-Inhalt – der Text der an den Betreiber gesendeten E-Mail.

 

Der Name des Absenders der E-Mail-Nachricht hängt von dem Inhalt des Feldes „Anzeigename“ in der Registerkarte „Postserver“ ab (siehe Postserver).

 

Fenster der E-Mail-Vorlage.

 

 

Muster „Empfangenes Dokument

Ein Muster, das in einer E-Mail-Nachricht verwendet wird, wenn bei der Definition eines bestimmten Workflow-Typs in der Registerkarte „Workflow-Diagramm“ nach Anklicken der Registerkarte „Mail“ in der jeweiligen Phase im Abschnitt „E-Mail an Bearbeiter“ die folgenden Parameter angekreuzt wurden: „Eine E-Mail an Personen senden, die mit der Phase verbunden sind“ und „Jedes Mal nach dem Weiterleiten des Dokuments“

 

Die Parameter werden angekreuzt, wenn bei jeder Übergabe von Dokumenten eine E-Mail an den autorisierten Bediener gesendet werden soll.

 

Die Vorlage verwendet Masken, dank denen es möglich ist, bestimmte Daten in den Text der E-Mail einzufügen:

  • {Origin} – der Grund, warum das Dokument an den jeweiligen Bediener (Quelle) gegangen ist – hier enthält die E-Mail-Nachricht den Text, der im Rahmen der Definition des Schemas des jeweiligen Umlaufs in einer bestimmten Phase in der Registerkarte „Allgemein“ im Feld „Quelle“ eingegeben wurde (siehe Registerkarte Allgemein),
  • {Proceeding} – Richtlinien für den Bediener in Bezug auf die Umsetzung der Phase – hier enthält die E-Mail-Nachricht den Text, der im Rahmen der Definition des Schemas des jeweiligen Umlaufs in einer bestimmten Phase in der Registerkarte „Allgemein“ im Feld „Verhalten“ eingegeben wurde (siehe Registerkarte Allgemein),
  • {WebDocumentUrl} – URL-Link zu Details eines bestimmten Dokuments in einem Server oder einer Webanwendung;
  • {DocumentNumber} – Nummer des jeweiligen Dokuments,
  • {WorkflowName} – Name des jeweiligen Workflow-Typs,
  • {StageName} – Name der jeweiligen Phase, in der sich das jeweilige Dokument befindet

 

E-Mail-Muster „Empfangenes Dokument“ – Masken wurden angekreuzt.

 

Felder „Quelle“ und „Verhalten“ im Rahmen des Umlaufschemas – Beispiel.

 

E-Mail-Nachricht – mit Informationen aus dem beispielhaften Ausfüllen der Felder: „Quelle“ und „Verhalten“ in der vorherigen Abbildung

 

Es ist möglich, den Inhalt der E-Mail im Verhältnis zu dem ursprünglichen Muster zu ändern – unten ist dargestellt, welcher Teil des Textes in dem Muster mit welchem Teil des Textes in der E-Mail-Nachricht übereinstimmt. Die vorgenommenen Änderungen sollten durch Drücken der Schaltfläche zapisz32 [Speichern] gespeichert werden.

 

E-Mail-Muster „Empfangenes Dokument“ mit markierten Textfragmenten, die geändert werden können.

 

Mail an den Bediener – die Nummern über den markierten Textfragmenten entsprechen denselben markierten Textfragmenten aus dem Muster in der vorherigen Abbildung

 

Vornahme von Änderungen im E-Mail-Muster „Empfangenes Dokument“ und Speichern von Änderungen.

 

Mail an den Bediener nach Vornahme der oben genannten Änderungen

 

 

Muster „Empfangene Dokumente (Zusammengebunden)“

Ein Muster, das in einer E-Mail-Nachricht verwendet wird, wenn bei der Definition eines bestimmten Umlauf-Typs in der Registerkarte „Workflow-Diagramm“ nach Anklicken der Registerkarte „Mail“ in der jeweiligen Phase im Abschnitt „E-Mail an Bearbeiter“ die folgenden Parameter angekreuzt wurden: „Eine E-Mail an Personen senden, die mit der Phase verbunden sind“ und „Alle [Zahl] Tag“ oder „in [Wochentag] um [Uhrzeit]“.

 

Die Parameter werden angekreuzt, wenn eine E-Mail an den autorisierten Bediener nach einer bestimmten Anzahl von Tagen kollektiv gesendet werden soll.

 

Die Parameter werden angekreuzt, wenn eine E-Mail an den autorisierten Bediener an einem bestimmten Wochentag kollektiv gesendet werden soll.

 

Die Vorlage verwendet Masken, dank denen es möglich ist, bestimmte Daten in den Text der E-Mail einzufügen:

  • {WorkflowName} – Name des jeweiligen Workflow-Typs
  • {StageName} – Name der jeweiligen Phase, in der sich das jeweilige Dokument befindet
  • {Origin} – der Grund, warum die Dokumente an den jeweiligen Bediener (Quelle) gegangen sind – hier enthält die E-Mail-Nachricht den Text, der im Rahmen der Definition des Schemas des jeweiligen Umlaufs in einer bestimmten Phase in der Registerkarte „Allgemein” im Feld „Quelle“ eingegeben wurde (siehe Registerkarte Allgemein und oben im Unterpunkt Muster „Empfangenes Dokument“),
  • {Proceeding} – Richtlinien für den Bediener in Bezug auf die Umsetzung der Phase – hier enthält die E-Mail-Nachricht den Text, der im Rahmen der Definition des Schemas des jeweiligen Umlaufs in einer bestimmten Phase in der Registerkarte „Allgemein“ im Feld „Verhalten“ eingegeben wurde (siehe Registerkarte Allgemein) und oben im Unterpunkt Muster „Empfangenes Dokument“)
  • {WebDocumentUrl} – URL-Link zu Details eines bestimmten Dokuments in einem Server oder einer Webanwendung;
  • {DocumentNumber} – Nummer des jeweiligen Dokuments
  • {PropagationDate} – Datum der Übergabe des jeweiligen Dokuments

 

E-Mail-Muster „Empfangene Dokumente (Zusammengebunden)“ – Masken wurden angekreuzt.

 

Es ist möglich, den Text der E-Mail im Vergleich zum ursprünglichen Muster zu ändern – unten wurde markiert, welche Teile des Textes im Muster geändert werden können. Die vorgenommenen Änderungen sollten durch Drücken der Schaltfläche zapisz32 [Speichern] gespeichert werden.

 

Textelemente, die im Muster „Empfangene Dokumente (Zusammengebunden)“ geändert werden können.

 

Muster „Veraltetes Dokument“

Ein Muster, das in einer E-Mail-Nachricht verwendet wird, wenn bei der Definition eines bestimmten Umlauf-Typs in der Registerkarte „Workflow-Diagramm“ nach Anklicken der Registerkarte „Mail“ in der jeweiligen Phase im Abschnitt „E-Mail über abgelaufene Dokumente“ die folgenden Parameter angekreuzt wurden: „Eine E-Mail über abgelaufene Dokumente senden“ und „Alle [Zahl] Tage“ oder „in [Wochentag] um Uhr [Uhrzeit]“.

 

Die Parameter werden angekreuzt, wenn eine E-Mail an den autorisierten Bediener nach einer bestimmten Anzahl von Tagen gesendet werden soll.

 

Die Parameter werden angekreuzt, wenn eine E-Mail an den autorisierten Bediener an einem bestimmten Wochentag gesendet werden soll.

 

Die Vorlage verwendet Masken, dank denen es möglich ist, bestimmte Daten in den Text der E-Mail einzufügen:

  • {ExpiredDocumentsBegin} – Datum der Übergabe des Dokuments/der Dokumente in die Phase,
  • {WebDocumentUrl} – URL-Link zu Details eines bestimmten Dokuments in einem Server oder einer Webanwendung;
  • {DocumentNumber} – Nummer des jeweiligen Dokuments
  • {ExpirationTime} – Zeitpunkt des Ablaufs der Phase,
  • {ExpiredDocumentsEnd} – Datum des Ausgangs aus der Phase

 

E-Mail-Muster „Veraltetes Dokument“ – Masken wurden angekreuzt.

 

Es ist möglich, den Text der E-Mail im Vergleich zum ursprünglichen Muster zu ändern – unten wurde markiert, welche Teile des Textes im Muster geändert werden können. Die vorgenommenen Änderungen sollten durch Drücken der Schaltfläche zapisz32 [Speichern] gespeichert werden.

 

Textelemente, die im Muster „Veraltetes Dokument“ geändert werden können.

 

Muster „Erinnerung“

Ein Muster, das in einer E-Mail-Nachricht verwendet wird, wenn bei der Definition eines bestimmten Umlauf-Typs in der Registerkarte „Workflow-Diagramm“ nach Anklicken der Registerkarte „Mail“ in der jeweiligen Phase im Abschnitt „Erinnerungsmail“ die folgenden Parameter angekreuzt wurden: „Eine Erinnerungsmail senden“ und „Alle [Zahl] Tag“ oder „in [Wochentag] um Uhr [Uhrzeit]“.

 

Die Parameter werden angekreuzt, wenn eine E-Mail an den autorisierten Bediener nach einer bestimmten Anzahl von Tagen gesendet werden soll.

 

Die Parameter werden angekreuzt, wenn eine E-Mail an den autorisierten Bediener an einem bestimmten Wochentag gesendet werden soll.

 

Die Vorlage verwendet Masken, dank denen es möglich ist, bestimmte Daten in den Text der E-Mail einzufügen:

  • {ExpiredDocumentsBegin} – Datum der Übergabe des Dokuments/der Dokumente in die Phase,
  • {WebDocumentUrl} – URL-Link zu Details eines bestimmten Dokuments in einem Server oder einer Webanwendung,
  • {DocumentNumber} – Nummer des jeweiligen Dokuments
  • {ExpirationTime} – Zeitpunkt des Ablaufs der Phase,
  • {ExpiredDocumentsEnd} – Datum des Ausgangs aus der Phase

 

Muster der „Erinnerung“-E-Mail – Masken wurden angekreuzt.

 

Es ist möglich, den Text der E-Mail im Vergleich zum ursprünglichen Muster zu ändern – unten wurde markiert, welche Teile des Textes im Muster geändert werden können. Die vorgenommenen Änderungen sollten durch Drücken der Schaltfläche zapisz32 [Speichern] gespeichert werden.

 

 

Muster „Für den Beobachter“

Ein Muster, das in einer E-Mail-Nachricht verwendet wird, wenn bei der Definition eines bestimmten Umlauf-Typs in der Registerkarte „Workflow-Diagramm“ nach Anklicken der Registerkarte „Mail“ in der jeweiligen Phase im Abschnitt „E-Mail an Beobachter“ die folgenden Parameter angekreuzt wurden: „Eine E-Mail an den Beobachter senden“ und „Jedes Mal nach dem Weiterleiten eines Dokuments“

 

Die Parameter werden angekreuzt, wenn bei jeder Übergabe von Dokumenten eine E-Mail an den autorisierten Beobachter gesendet werden sol

 

Die Vorlage verwendet Masken, dank denen es möglich ist, bestimmte Daten in den Text der E-Mail einzufügen:

  • {Origin} – der Grund, warum das Dokument an den jeweiligen Bediener (Quelle) gegangen ist – hier enthält die E-Mail-Nachricht den Text, der im Rahmen der Definition des Schemas des jeweiligen Umlaufs in einer bestimmten Phase in der Registerkarte „Allgemein“ im Feld „Quelle“ eingegeben wurde (siehe Registerkarte Allgemein),
  • {Proceeding} – Richtlinien für den Bediener in Bezug auf die Umsetzung der Phase – hier enthält die E-Mail-Nachricht den Text, der im Rahmen der Definition des Schemas des jeweiligen Umlaufs in einer bestimmten Phase in der Registerkarte „Allgemein“ im Feld „Verhalten“ eingegeben wurde (siehe Registerkarte Allgemein),
  • {WebDocumentUrl} – URL-Link zu Details eines bestimmten Dokuments in einem Server oder einer Webanwendung,
  • {DocumentNumber} – Nummer des jeweiligen Dokuments,
  • {WorkflowName} – Name des jeweiligen Workflow-Typs,
  • {StageName} – Name der jeweiligen Phase, in der sich das jeweilige Dokument befindet

 

E-Mail-Muster „Für den Beobachter“ – ausgewählte.

 

Es ist möglich, den Text der E-Mail im Vergleich zum ursprünglichen Muster zu ändern – unten wurde markiert, welche Teile des Textes im Muster geändert werden können. Die vorgenommenen Änderungen sollten durch Drücken der Schaltfläche zapisz32 [Speichern] gespeichert werden.

 

Textelemente, die im Muster „Für den Beobachter“ geändert werden können.

 

Beispiel für eine E-Mail an den Beobachter – die erste Textzeile wurde im Muster geändert

 

Muster „Für den Beobachter (zusammengebunden)“

Ein Muster, das in einer E-Mail-Nachricht verwendet wird, wenn bei der Definition eines bestimmten Umlauf-Typs in der Registerkarte „Workflow-Diagramm“ nach Anklicken der Registerkarte „Mail“ in der jeweiligen Phase im Abschnitt „E-Mail an Beobachter“ die folgenden Parameter angekreuzt wurden: „Eine E-Mail an den Beobachter senden“ und „Alle [Zahl] Tag“ oder „in [Wochentag] um Uhr [Uhrzeit]“.

 

Die Parameter werden angekreuzt, wenn eine E-Mail an den autorisierten Beobachter nach einer bestimmten Anzahl von Tagen gesendet werden soll

 

Die Parameter werden angekreuzt, wenn eine E-Mail an den autorisierten Beobachter an einem bestimmten Wochentag kollektiv gesendet werden soll

 

Die Vorlage verwendet Masken, dank denen es möglich ist, bestimmte Daten in den Text der E-Mail einzufügen:

  • {WorkflowName} – Name des jeweiligen Workflow-Typs
  • {StageName} – Name der jeweiligen Phase, in der sich das jeweilige Dokument befindet
  • {Origin} – der Grund, warum die Dokumente an den jeweiligen Bediener (Quelle) gegangen sind – hier enthält die E-Mail-Nachricht den Text, der im Rahmen der Definition des Schemas des jeweiligen Umlaufs in einer bestimmten Phase in der Registerkarte „Allgemein” im Feld „Quelle“ eingegeben wurde (siehe Registerkarte Allgemein und oben im Unterpunkt Muster „Empfangenes Dokument“),
  • {Proceeding} – Richtlinien für den Bediener in Bezug auf die Umsetzung der Phase – hier enthält die E-Mail-Nachricht den Text, der im Rahmen der Definition des Schemas des jeweiligen Umlaufs in einer bestimmten Phase in der Registerkarte „Allgemein“ im Feld „Verhalten“ eingegeben wurde (siehe Registerkarte Allgemein und oben im Unterpunkt Muster „Empfangenes Dokument“)
  • {WebDocumentUrl} – URL-Link zu Details eines bestimmten Dokuments in einem Server oder einer Webanwendung,
  • {DocumentNumber} – Nummer des jeweiligen Dokuments
  • {PropagationDate} – Datum der Übergabe des jeweiligen Dokuments

 

E-Mail-Muster „Für den Beobachter (zusammengebunden)“ – Masken wurden angekreuzt..

 

Es ist möglich, den Text der E-Mail im Vergleich zum ursprünglichen Muster zu ändern – unten wurde markiert, welche Teile des Textes im Muster geändert werden können. Die vorgenommenen Änderungen sollten durch Drücken der Schaltfläche zapisz32 [Speichern] gespeichert werden.

 

Textelemente, die im Muster „Für den Beobachter (zusammengebunden)“ geändert werden können.

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