In Abwesenheit eines bestimmten Mitarbeiters, dem das Dokument zugeordnet ist, ist es nicht möglich, das Dokument einer anderen Person weiterzuleiten. Um eine solche Situation zu bewältigen, wurde die Möglichkeit geschaffen, einen vorübergehenden (oder ständigen) Ersatz für einen mit der Aufgabe betrauten Mitarbeiter zu definieren.
Der als Vertreter gekennzeichnete Betreiber kann alle dem vertretenen Betreiber zugeordneten Dokumente einsehen. Die Zeit der Dokumentensichtbarkeit hängt von den Konfigurationseinstellungen in den Eigenschaften des vertretenen Betreibers ab:
- wenn die Vertretung unbegrenzt ist, sieht der vertretende Benutzer immer die Dokumente,
- wenn bei der Vertretung Daten angegeben wurden, sieht er die Dokumente nur in der Vertretungszeit.
Der vertretende Betreiber kann alle Vorgänge an Dokumenten übertragen und ausführen, die der von ihm zu vertretenden Person zugewiesen sind. Ausnahmen sind Vorgänge, die aus Berechtigungen resultieren, die den Eigenschaften des Mitarbeiters zugeordnet sind.
Für den Fall, dass der Betreiber, z. B. Ope1, zwei Benutzer ersetzt, z. B. Ope2 und Ope3 (die derzeit abwesend sind) und Ope2 und Ope3 Berechtigung zu derselben Stufe haben:
- erscheint bei der Initialisierung des Dokuments von der vertretenden Person ein Formular mit einer Frage nach Auswahl des Betreibers, in dessen Namen das Dokument initialisiert wird,
- erscheint bei der Weiterleitung des Dokuments von der vertretenden Person ein Formular mit einer Frage nach Auswahl des Betreibers, in dessen Namen das Dokument zur nächsten Stufe weitergeleitet wird.
Die gleiche Situation tritt auf, wenn der vertretene und der vertretende Betreiber derselben Stufe zugewiesen werden.
Für den Fall, dass der vertretende Betreiber ein neues Dokument initialisiert oder ein bereits vorhandenes Dokument zur nächsten Stufe weiterleitet (und zu der vertretenen Person zugewiesen wird), werden im Laufe der Stufen die folgenden Informationen angezeigt: „im Aufrag von gegeben“ und den Vor- und Nachnamen der vertretenen und vertretenden Person.
