Das Fenster des Dokumentenmanagers besteht aus zwei Teilen, der linke zeigt die Verzeichnisstruktur des Managers, der rechte zeigt den Inhalt des im Verzeichnisbaum markierten Verzeichnisses.
Der rechte Teil des Fensters hat zwei Anzeigemodi:
- Modus, der eine Liste von Dokumenten mit Details anzeigt, d. h. Änderungsdatum und Vor- und Nachname des ändernden Betreibers. Bei Dokumenten werden zusätzlich Informationen zu Anzahl der Versionen des Dokuments, Dokumentstatus (bei archivierten Dokumenten wird der Status „Archiviert“ angezeigt), Erweiterung und Dokumentgröße angezeigt.
- Modus, der große Symbole für Dokumente und Ordner anzeigt
Im Fenster sind folgende Schaltflächen vorhanden:
– ermöglicht es, ein neues Dokument hinzufügen
– ermöglicht es, ein neues Verzeichnis hinzufügen
– ermöglicht es, nach Dokumenten und Katalogen anhand eines bestimmten Suchbegriffs zu suchen
– zeigt ein Menü mit Parametern an:
- Zeige Archive – durch Auswahl werden Archivdokumente in der Liste angezeigt
- Kataloge ausblenden – durch Auswahl werden nur Dokumente im Verzeichnisinhalt angezeigt.
– deaktiviert die Filterparameter und den Suchbegriff
– Änderung der Ansicht des Verzeichnisinhalts, durch Klicken auf die Schaltfläche wird der Inhalt in Form großer Symbole angezeigt
– Änderung der Ansicht des Verzeichnisinhalts, durch Klicken auf die Schaltfläche wird der Inhalt in Form einer Liste mit Dokumenten- und Verzeichnisdetails angezeigt
[Chat ERP] – Schaltfläche hinzugefügt in Version 2024.3.0; öffnet das ChatERP-Fenster (siehe Integration mit Chat ERP).
– die im rechten Teil des Dokumentmanager-Fensters neben dem Verzeichnisnamen angezeigte Schaltfläche ermöglicht es, zum übergeordneten Verzeichnis zu wechseln
– mit den Schaltflächen über dem Verzeichnisbaum kann die Reihenfolge der im übergeordneten Verzeichnis angezeigten Verzeichnisse geändert werden.
Für Verzeichnisse und Dokumente steht ein Kontextmenü zur Verfügung.
Im Kontextmenü des Verzeichnisses sind folgende Optionen verfügbar:
- Öffnen – durch Auswahl dieser Option wird das Verzeichnis, in dessen Kontext das Menü angezeigt wurde, im Baum hervorgehoben und angezeigt.
- Umbenennen – durch Auswahl dieser Option öffnet sich ein Fenster, in dem der Name des Verzeichnisses geändert werden kann
- Löschen – entfernt das Verzeichnis aus dem Dokumentenmanager
- Dokument hinzufügen – fügt dem Verzeichnis ein Dokument hinzu, in dessen Kontext das Menü angezeigt wird
- Verzeichnis hinzufügen – öffnet das Fenster zum Hinzufügen eines neuen Verzeichnisses, nach dem Speichern des Fensters wird das Verzeichnis als Unterverzeichnis hinzugefügt, aus dem das Menü aufgerufen wurde
- Eigenschaften – öffnet das Fenster, in dem die Verzeichniseigenschaften angezeigt werden
- Berechtigungen – öffnet ein Fenster, in dem der Administrator Mitarbeiter angibt, die berechtigt sind, mit dem Inhalt von Verzeichnissen zu arbeiten.
Im Kontextmenü des Dokuments sind folgende Optionen verfügbar:
- Öffnen – öffnet das Dokument im Standardprogramm für den angegebenen Dateityp.
- Umbenennen – durch Auswahl dieser Option öffnet sich ein Fenster, in dem der Name des Dokuments geändert werden kann
- Herunterladen – ermöglicht das Herunterladen des Dokuments auf das Laufwerk
- Fügen Sie eine Version hinzu – ermöglicht das Hinzufügen einer neuen Version des Dokuments
- Liste der Versionen – zeigt die Versionen des Dokuments an
- Archivieren – wählt das Dokument als archiviert aus
- Löschen – löscht das Dokument
- Eigenschaften – öffnet das Fenster, in dem die Dokumenteigenschaften angezeigt werden
- Berechtigungen – öffnet ein Fenster, in dem Mitarbeiter festgelegt werden, die berechtigt sind, mit dem Dokument zu arbeiten.
